O mercado de eventos está mudando, e nós, da mobLee, queremos não só contar essa história, mas também ajudar a construir a nova geração de eventos. Nada melhor do que realizar o nosso próprio evento para colocar isso em prática. Foi assim que surgiu o Inception 2019, a 2ª edição do evento sobre eventos.
Com o Inception Podcast, nossa iniciativa de conteúdo para levar aos profissionais do mercado de eventos os desafios e soluções que fazem parte da rotina dessa nova geração, demos um passo importante rumo a esse objetivo. Mas o Inception 2019 permitiu reunir profissionais e referências da área para falar diretamente sobre esse assunto. E é claro, grande parte do sucesso e das ações realizadas no evento foram graças à utilização de todas as soluções da plataforma mobLee:
- Promote: solução para criação do site e divulgação do evento na web;
- Register: solução para venda de ingressos online;
- Engage: aplicativo do evento para otimizar a comunicação, promover o networking e engajar os participantes;
- Collect: solução para captura de contatos através da leitura das credenciais.
Confira os detalhes de como foi o Inception 2019 e como o uso de todas essas soluções impactou no sucesso em todas as fases do evento!
Características do Inception 2019
O Inception 2019 foi um evento pensado para organizadores de eventos com o objetivo principal de mostrar que é possível criar um evento focado na experiência do participante e em conexões humanas.
Ele aconteceu nos dias 5, 6 e 7 de dezembro, no Jurerê Beach Village, hotel que fica na praia de Jurerê Internacional, a mais conhecida de Florianópolis/SC.
Com o tema Is your event future-proof?, tivemos várias discussões sobre o futuro dos eventos, a participação da tecnologia nesse processo e o entendimento sobre como outros organizadores de evento pensam e participam desse movimento.
Pré-evento: divulgação e venda dos ingressos
A fase de pré-evento é uma das mais importantes para qualquer evento. É preciso fazer um bom trabalho de divulgação e de venda de ingressos.
Para isso, foi utilizado o Promote no desenvolvimento de toda a página de divulgação. Com ele, foi possível personalizar cada área de acordo com a prioridade das informações.
Data, local e objetivo
Para os interessados em participar de um evento, alguns itens devem ficar claros de imediato ao acessar um site de divulgação:
- Quando ele acontece?
- Onde vai acontecer?
- Tem um tema principal?
- Por que eu deveria ir?
E foram essas dúvidas que o site do Inception 2019 resolveu de imediato.
Página do Inception 2019
Conteúdo
A alma dos eventos é o conteúdo. É através dele que a equipe de organização deve entregar aquilo que prometeu na divulgação do tema e do seu objetivo.
Por isso, o Inception 2019 trouxe para a 2ª edição grandes nomes do mercado para compartilhar suas experiências e visões para o futuro dos eventos.
O site do Inception 2019 contava com uma área especial destinada aos principais palestrantes
Todos os demais palestrantes estavam disponíveis no site do Inception 2019
Divulgação dos parceiros
Boa parte dos eventos não acontecem sem o apoio dos patrocinadores e parceiros. Por isso, o Inception 2019 também contou com uma série de apoiadores que juntos estão ajudando a acelerar a nova geração de eventos.
A lista de parceiros do Inception 2019
Dados e Métricas do Promote
Um dos pilares do Promote é o fornecimento de métricas e dados que auxiliam na definição de estratégias de divulgação e entender quais canais davam o melhor retorno. Esse acompanhamento foi muito importante no momento de decidir onde investir verba de divulgação.
Além do painel de acompanhamento de acessos, o Promote também fornece a taxa de conversão de visitante para inscritos por origem. Ou seja: é possível ver a origem do maior maior canal de tráfego mas também do canal mais eficiente em número de inscritos.
Afinal, o que buscamos como produtores de evento são inscrições, não apenas acessos, certo? ;)
Venda de ingressos
Para facilitar a vida dos participantes, o Inception 2019 contou com o Register, solução para realizar a venda de ingressos online, direto no site de divulgação.
O Register facilitou a vida da equipe de organização por permitir de maneira simples a criação dos diversos tipos de ingressos que estavam disponíveis para o evento, com alguns incluindo a hospedagem no Jurerê Beach Village:
- Ingresso individual
- Ingresso individual + hospedagem em quarto duplo
- Ingresso individual + hospedagem em quarto individual
Com o Register, também foi possível criar e gerenciar facilmente cupons de desconto para toda a equipe e parceiros, criar ingressos invisíveis (como a venda de almoço realizada pela plataforma) e manter um controle, de forma fácil, do número de inscritos. Como?
O Register permite a configuração de um painel de meta (número de ingressos vendido até a data do evento) e mostra como está o desempenho da estratégia “month-to-date”.
Como o aplicativo do Inception foi utilizado durante o evento?
Uma das soluções mais completas do mercado, o aplicativo do evento foi utilizado desde o pré-evento, para começar a passar as principais informações do evento, e durante os 3 dias, diversas finalidades e funcionalidades diferentes.
Com o aplicativo, conseguimos informar sobre todos os acontecimentos do evento em tempo real, avisar sobre mudanças de sala, realizar enquete durante o evento, receber e projetar perguntas no telão ao final da palestra e, por fim, promover o networking através das funções de engajamento e do coletor de contatos.Marília Quezado
Coordenadora de Marketing da mobLee
Timeline interativa
O recurso queridinho do público do Inception 2019 foi, sem dúvida, a Timeline Interativa do aplicativo. Por lá, todos conseguiram compartilhar fotos e comentar tudo que estava acontecendo durante o evento.
Publicação feita na timeline do aplicativo
Na própria timeline, a equipe de organização também conseguiu enviar informações importantes, como a abertura da pesquisa de satisfação no pós-evento.
Divulgação da pesquisa de satisfação na timeline do app
Programação
Com tantos palestrantes e conteúdos sendo transmitidos simultaneamente, ter a programação na palma da mão para montar a própria agenda através do app do evento foi fundamental para facilitar a vida dos participantes.
Programação disponível no aplicativo do evento
Palestrantes
Para decidir qual conteúdo iria acompanhar, o aplicativo também contava com a área de palestrantes, com toda a descrição de carreira e a indicação de qual seria a palestra que iria participar.
Lista de palestrantes no aplicativo Inception 2019
Gamificação
E para aumentar ainda mais o engajamento com o evento, o Inception 2019 contou com a funcionalidade de Gamificação, direto no aplicativo. De acordo com cada ação feita no app, seja curtidas, comentários, avaliações, coleta de contatos e diversas outras ações, os participantes ganhavam pontos para aparecer no ranking de engajamento.
Descrição de como funciona o gamification no aplicativo do Inception 2019
O participante que ficou na liderança do ranking foi premiado com uma mentoria online com 3 encontros de 1 hora com Renato Chamasquini, com o objetivo de criar um plano tático de vendas e aumentar o potencial de receita do seu evento.
Planta do evento
E como saber onde cada atividade do evento estava acontecendo? No próprio app, os participantes conseguiam visualizar a planta completa do espaço e encontrar cada área do evento.
Planta completa no Inception 2019
Coletor de contatos
Já pensando em facilitar o networking entre os participantes, o Inception 2019 contou com o uso do Collect dentro do app do evento para que todos conseguissem utilizar o coletor de contatos.
Assim, bastava fazer a leitura da credencial com a própria câmera do smartphone para acessar dados dos participantes que está fazendo contato, como telefone e email.
Essa foi uma funcionalidade que todos puderam experimentar uma entrega de valor que poderia oferecer aos expositores nos eventos futuros.
Engajamento no App em números
A plataforma da mobLee também permite o acompanhamento dos números referentes ao aplicativo:
1. Número de downloads
2. Engajamento no App
3. Visualizações do Menu
4. Avaliação da programação
Com todas essas informações, temos métricas de sucesso do evento, registro da satisfação do participante e a certeza de que criamos uma experiência memorável para cada pessoa que fez parte desse movimento conosco.
Quais os resultados alcançados?
Com tudo isso colocado em prática, os resultados alcançados pelo Inception 2019 comprovaram que o evento foi um grande sucesso!
Eficiência na comunicação
É comum surgirem imprevistos ou surpresas durante um evento. Por isso, contar com um canal de comunicação que entregue as informações de mudanças e ajustes é fundamental.
E no caso do Inception 2019, o aplicativo do evento cumpriu com esse papel:
Durante o evento, tivemos um problema com o sol na tenda principal que fez com que precisássemos alterar a programação para o piso superior. O aplicativo foi o canal perfeito para comunicar a todos os participantes da alteração e saber que eles receberiam a informação!Marília Quezado
Coordenadora de Marketing da mobLee
Esse nível de eficiência contribuiu ainda para que todos os participantes participassem das diversas atividades disponíveis durante o evento.
Participação do público nas atividades do Inception 2019
Facilitou o trabalho da equipe de organização
Além disso, o uso de todas essas soluções foi fundamental para que o trabalho da equipe de organização ficasse mais fácil.
Além do alto volume de engajamento com o app durante o evento, tivemos feedbacks positivos em relação ao uso do aplicativo para a função de perguntas e respostas durante as palestras, sobre o coletor de contatos e sobre a funcionalidade de gamificação, que ajudou a impulsionar ainda mais os resultados. O feed social do aplicativo também foi muito utilizado pelos participantes para compartilhar fotos e criou um senso de comunidade muito interessante.Marília Quezado
Coordenadora de Marketing da mobLee
Agora que você já sabe como todas as soluções da mobLee ajudaram o Inception 2019 a ter sucesso em todas as etapas do evento, não perca tempo e peça já uma demonstração para levar esses e outros resultados ainda melhores para o seu!
Formada em Jornalismo e especializada em Marketing Estratégico, é uma apaixonada por Tecnologia e Inbound Marketing.
