Saber como organizar uma equipe de eventos é essencial para que essas realizações sejam um sucesso e elevem a marca da empresa a outro patamar, conseguindo uma boa repercussão no mercado.
Além do cuidado no planejamento pré-evento e execução, é indispensável contar com uma equipe bem estruturada e experiente, que consiga dar andamento às etapas e seja capaz de resolver problemas.
Neste post, vamos dar algumas dicas para que você consiga montar e administrar essa equipe. Confira!
Qual a importância de ter uma boa equipe para o sucesso do evento?
Organizar eventosnão é uma tarefa fácil. Cuidar de todos os detalhes do planejamento até a execução de fato é extremamente trabalhoso e envolve pontos como:- Controlar a entrega dos fornecedores;
- Gerenciar pagamentos;
- Manter a atenção necessária para que tudo no dia corra bem.
Por isso, é tão importante contar com uma equipe bem estruturada e alinhada. Um grande time é uma forte contribuição para que o evento aconteça de maneira impecável. Mas esse resultado só é possível quando os membros atuam de maneira integrada.
Além disso, um bom time ajuda na solução de problemas. Cada um traz uma perspectiva diferente e pode sugerir saídas criativas para questões mais complexas, ou até mesmo contatos que podem levar o evento ao patamar desejado.
Exemplo: detalhes importantes como a iluminação depende de um staff experiente, que saiba exatamente o que deve fazer. Pessoas que nunca se envolveram com essa parta antes não saberiam como agir caso algum problema acontecesse.
Mas dá para montar um equipe de eventos de uma hora para outra?
A verdade é que grandes equipes não surgem do nada. É necessário esforço e dedicação para montar um time coeso, em que as habilidades e personalidades são combinadas em prol de um resultado excelente.
Vale lembrar que o planejamento de um evento não segue um modelo específico. Cada tipo de cerimônia tem suas particularidades e necessidades, e cabe ao organizador entender essas características e montar uma equipe que atenda às exigências e particularidades de cada um.
6 passos para montar e organizar uma equipe de eventos?
Se montar o time ideal para a realização do seu evento pareceu uma missão impossível, trazemos aqui algumas dicas que vão ajudar nesse trabalho. Acompanhe!
1. Contrate as pessoas certas
Escolher as pessoas certas para contrataré o primeiro passo. Muitas vezes, encontrar os colaboradores ideais pode ser um desafio. No entanto, isso pode ser o fator que vai fazer com que o evento seja um sucesso.
Mesmo que você tenha um assistente ou uma pequena equipe de comunicação na sua empresa, contar com a ajuda de profissionais em eventos eleva o trabalho a um nível muito mais satisfatório e até mesmo surpreendente.
Para construir o time dos sonhos que vai cuidar do seu evento, é necessário foco e experiência. Contar com a ajuda de empresas especializadas é uma excelente estratégia, pois eles já têm todo o know how e experiência necessários.
2. Alinhe os objetivos dos eventos
Tenha uma ideia muito clara do que vai ser o evento e quais são os objetivos do mesmo. Todo evento tem um propósito:
- Facilitar o networking;
- Promover uma confraternização;
- Trabalhar a marca da empresa;
- Atrair mais clientes;
- entre outros.
As decisões relacionadas ao evento devem estar conectadas de alguma forma a esse conceito, desde a escolha do mobiliário até as atrações que serão apresentadas e o tipo de música que vai tocar na festa.
Monte um calendário de tarefas pensando nessas atividades e faça com que toda a equipe esteja focada nesse objetivo. Assim, os membros vão conseguir tomar decisões sabendo o que deve ser priorizado e é possível trabalhar em unidade.
Procure também planejar e listar cada contribuição e montar um planejamento em cima disso.
3. Delegue corretamente as funções
Depois que você determinou os objetivos do evento e fez o planejamento, comece a delegar tarefas. Determinar quem vai fazer o quê ajuda a manter as etapas dentro de um cronograma, diminuindo atrasos.
Essa prática também agiliza a fase de execução do evento e é extremamente útil quando você tem prazos curtos de realização.
Para isso, liste todas as tarefas que deverão ser feitas, indique o responsável e a data limite. Conheça as habilidades de cada um para conseguir identificar o colaborador mais adequado para cada obrigação.
4. Gerencie a equipe
O organizador do evento é responsável pela coordenação de toda a equipe, se responsabilizando não só pela atribuição das tarefas, mas também pela supervisão e acompanhamento.
No andamento do cronograma, procure checar se está tudo indo conforme o planejado, se alguém da equipe precisa de ajuda e se os prazos estão sendo cumpridos. Ao perceber atrasos ou erros, procure identificar a causa do problema e colaborar para que o mesmo seja resolvido.
5. Tenha uma comunicação clara
Você não pode esperar que as pessoas entendam exatamente o que se passa na sua cabeça e façam as atividades como você espera. É importante deixar claro o que deve ser feito e os resultados esperados, para que tudo saia de acordo com o planejado.
Essas informações mais claras podem ser passadas na própria atribuição de tarefas, mas esteja disponível para tirar dúvidas. Paciência e diálogo são fundamentais para que o evento corra bem.
Lembre-se que para organizar uma equipe de eventos ou para qualquer outro trabalho, a comunicação transparente e direta é fundamental.
6. Reconheça um bom trabalho
Dificilmente o sucesso será alcançado por uma pessoa sozinha. É por isso que pequenas atitudes como um agradecimento público, um pequeno cartão ou até mesmo um presente simbólico desperta o sentimento de valorização e engajamento na equipe de eventos.
Isso pode fazer toda a diferença na realização do próximo evento, construindo uma equipe verdadeiramente coesa e motivada a contribuir da melhor forma.
Saber como organizar uma equipe de eventos exige organização e disciplina, mas com um pouco de prática é possível chegar a excelentes resultados e realizar cerimônias e festas na empresa que vão ser um verdadeiro sucesso!
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