Uma boa gestão de eventos é parte importante de qualquer processo que venha a ser realizado pela sua empresa. É claro que nem sempre é fácil manter tudo fluindo, nos trilhos, conforme o seu planejamento. Entre os principais desafios enfrentados pela gestão, de uma forma geral, estão:
- Falhas de planejamento;
- Ruído organizacional, problemas na comunicação interna;
- Falta de assertividade por parte da gestão;
- Deficiências no gerenciamento de tempo da equipe como um todo;
- Dificuldade ou lentidão no acesso à dados de base para tomada de decisões;
No dia a dia da sua empresa, existe uma série de ferramentas que podem auxiliá-lo a deixar a sua gestão mais ágil e eficiente. A utilização de computação em nuvem (Cloud computing), por exemplo, pode ajudar a tornar mais facilmente acessíveis aqueles dados necessários essenciais para o seu processo de tomada de decisões.
Da mesma forma, um sistema ERP online pode ajudar a facilitar a comunicação entre os diversos departamentos da sua empresa (desde controle de estoque até controle financeiro), garantido que cada um deles tenha acesso aos dados necessários para o seu correto funcionamento.
Como não poderia deixar de ser, já existem igualmente várias ferramentas ou práticas que vão ajudá-lo a lidar com aqueles erros mais comuns na hora de organizar um evento empresarial. A seguir você confere algumas delas:
5 erros mais comuns na gestão de eventos empresariais
1. Planejamento falho ou incompleto
Organizar um evento empresarial de sucesso implica dar conta de uma série de detalhes: é preciso cuidar para que a infraestrutura seja adequada à proposta do evento, que os fornecedores sejam contatados com antecedência, que os custos do evento estejam dentro do seu planejamento, que a divulgação seja feita da forma correta e assim por diante.Justamente por isso, o planejamento do evento é uma parte essencial, que deve começar muitos meses antes do dia D. Querer planejar hoje e já realizar o evento amanhã é receita certa para o fracasso – além de representar um importante desperdício de tempo e capital da sua empresa.
2. Não levar em consideração o seu público
Ao organizar um evento empresarial, você, gestor, precisa ter absoluta clareza do público que pretende atingir.
Essa informação vai permitir que a divulgação do seu evento seja feita nos canais corretos, de forma a realmente conseguir atingir esse seu público-alvo. Além disso, é o perfil do seu público-alvo que vai determinar o modelo do evento que a sua empresa organizará.
É ele que ajudará a definir, por exemplo, quais os melhores momentos para inserção do networking e quais os palestrantes com melhor perfil para integrar a sua programação. Isso para nem mencionar que é a definição do seu público-alvo que vai te dizer qual a melhor localização para sediar o evento e qual a infraestrutura que deverá ser garantida no dia do evento da sua empresa.
Por fim, não esqueça de divulgar com antecedência as informações de acesso, hospedagem e turismo relativas à cidade-sede do seu evento. Esse é o tipo de preocupação facilita a vida do seu público, além de ser sempre um sinal de cuidado e boa organização por parte da sua empresa.
3. Não abrir espaço de qualidade para o networking
A possibilidade de realizar um networking de qualidade é um dos principais atrativos em qualquer evento empresarial: mais até do que os palestrantes convidados, acredite!
Ainda assim, muitas empresas caem no erro de relegar o networking a momentos secundários do evento, como os coffee breaks entre as atividades.
4. Não utilizar a tecnologia a favor do seu evento
A tecnologia está aí para ajudar a sua empresa a simplificar processos e reduzir erros – e isso vale para todas as áreas gerenciais, inclusive na organização de eventos, é claro.
Uma boa plataforma online será de inestimável ajuda na hora de promover o seu evento na web, captar interessados e potencializar o número de participantes.
Uma plataforma online de gestão de eventos empresariais vai ainda deixar a sua venda de ingressos muito mais rápida, ágil e eficiente. E isso graças à integração da venda com a sua estratégia de divulgação do evento.
5. Não dar atenção ao pós-evento
Como a sua empresa realiza o follow up do evento? Que tipo de tratamento de dados é realizado com os formulários preenchidos por seus visitantes?
Abandonar o seu público após o evento é um dos erros mais comuns entre as empresas na hora de organizar eventos empresariais. Afinal, convenhamos: depois de tanto tempo, esforços e recursos investidos na captação do seus visitantes, perder as novas oportunidades de negócio que eles representam por falta de follow up é o fim, não é mesmo?
É por que isso que uma plataforma online de gestão de eventos pode ajudar! Ela vai ajudar a processar esses dados, viabilizando novas oportunidades para a sua empresa.
Mas… Será que vale mesmo a pena investir em eventos empresariais?
Um evento empresarial bem organizado representa uma ótima oportunidade de aumentar a visibilidade da sua marca, captar novos leads e realizar networking.
Além disso, esses eventos tem ainda o objetivo de trabalhar a relação da sua empresa com a sua carteira de clientes atual, favorecendo a identificação destes com a marca e sua consequente fidelização. E é por isso que investir em eventos empresariais vale muito a pena para a sua empresa.
E você? Como a sua empresa faz a gestão de eventos empresariais promovidos? Não deixe de comentar aqui com a gente!!
*Este artigo foi produzido pela GestãoClick.
