imagem de um expositor coletando contatos em eventos
Organização de eventos, Tecnologia em eventos | 8 minutos de leitura

Coletor de dados: como gerar mais valor para os expositores de um evento

Saiba tudo sobre o coletor de dados e gere ainda mais contatos em eventos!


Eu me arrisco a dizer que sua feira ou evento tenha expositores interessados em demonstrar e vender seus produtos, certo? Essas ocasiões são muito valiosas para essas empresas, pois permitem um contato próximo com um público qualificado e interessado pelo seu produto.

As chances de conseguir contatos quentes e até fechar possíveis vendas, muitas vezes durante o próprio evento, são muito altas.

Conseguir captar o máximo de contatos possíveis no evento e manter um relacionamento com os leads gerados é, com certeza, o que irá gerar mais valor para seus expositores. No fundo, o investimento para atrair 10 ou 100 contatos durante uma feira é praticamente o mesmo pois todos já estão circulando pelos corredores, porém o quanto mais fácil e eficiente for isso, melhor será o evento para o expositor.

Assumindo que seus expositores gastam bastante tempo e dinheiro para participar de um evento e conseguir novas vendas, as expectativas de retorno do investimento deles é alta e um coletor de dados de leads é a melhor forma que você como organizador tem de ajudar esses seus parceiros a alcançar o que é esperado.

A melhor parte de tudo é que, como provavelmente no crachá do seu evento você terá uma identificação por código de barras ou QR Code de cada participante, adicionar uma solução de leitura de contatos será muito rápido e fácil.

Mas afinal, o que é um coletor de dados em eventos?

Também conhecido como leitor de contatos ou pelo termo em inglês lead retrieval, o coletor de dados é uma solução que permite que os expositores e/ou vendedores da sua própria empresa (no caso de eventos organizados por empresas), façam a captura de contatos em eventos.

Algumas dessas soluções, como o Collect por exemplo, vão alguns passos a frente, gerando entre outras coisas, métricas de desempenho em tempo real.

Em suma, um coletor de dados facilita a captura de contatos, ajudando a gerar mais receita para o seu evento (calma, exploraremos esse tópico mais a frente) e entregando mais oportunidades aos expositores.

E como a coleta de dados funciona

Existem algumas formas de coletar contatos em eventos. A mais simples e clássica é o papel e caneta, listando suas informações como: nome, telefone, email, etc. Mas vamos ser sinceros, a chance dessa lista acabar se perdendo e não sendo usada e/ou você gastar um tempo enorme tentando decifrar as letras e números que colocou no papel são enormes…

Dando um passo a frente e trazendo mais valor para os expositores, existem dois tipos de soluções que podem te ajudar: a coleta por máquinas alugadas e por aplicativos de celular. Vou me aprofundar um pouco mais em cada uma delas a seguir:

Coleta de dados por máquinas alugadas

imagem de um coletor de dados por máquinas alugadas

A solução mais comum de leitura de contatos em feiras é utilizando um aparelho que funciona como scanner de crachás. Por provavelmente estar integrado ao sistema de inscrições utilizado no evento, ele consegue através do código de barras ou QR Code do crachá, acessar as informações e enviá-las para o expositor que o estiver usando.

Quando um crachá é escaneado, a informação é coletada digitalmente e ajuda os expositores a montar uma lista com contatos qualificados que podem, assim que a empresa que alugou as máquinas para os expositores tiver os dados prontos, enviar para o seu time de vendas.

Os dados que serão enviados para o expositor variam, sendo escolhidos pelo organizador do evento do que ele tem acesso, desde no mínimo nome e informações de contato até outros dados que podem ser interessantes e estarem em algum banco de dados que o organizador tenha acesso.

Se por um lado, o uso desse tipo de solução com certeza reduz trabalho manual, por outro, não permite que anotações sejam associadas aos contatos capturados, dificultando a vida do expositor na hora em que tenta lembrar quem é quem.

Além disso, também é comum que os fornecedores dos dispositivos de captura demorem pelo menos uma semana para processar e enviar os contatos de cada um.

Coleta de dados por aplicativos para celular

imagem da coleta de dados por aplicativos para celular

Cada vez mais comuns são leitores de contato que funcionam a partir de apps. Isso elimina a necessidade de alugar um equipamento de terceiro, já que cada expositor poderá usar os celulares que tem em mãos. Também ajuda a diminuir a distância entre os dados que marketing captura e o que vendas precisa, dando espaço para captura de mais dados e o recebimento desses dados pelo time de vendas em tempo real.

Ei, você é um organizador, certo?

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Todos os dados, na hora que você precisa

Por funcionarem direto de celulares, assim que esses tiverem acesso à internet, seja wi-fi ou na internet oferecida pela operadora, os dados já podem ser enviados para o time de vendas.

O aplicativo garantiu mais agilidade para a equipe durante os eventos, já que traz todas as informações de contato dos leads rapidamente, sem a necessidade de planilhas ou formulários.

Gabriela da Silva

HostGator Brasil

Qualificação em tempo real

imagem da qualificação em tempo real do coletor de dados

Talvez um dos principais diferenciais de alguns coletores de dados por aplicativo seja a possibilidade de ir adiante e já qualificar esses contatos no momento da captura.

A imagem acima é um exemplo de como isso pode funcionar. No caso, o crachá de um contato chamada Isabela acabou de ser capturado. Dentro da interface do aplicativo você já pode qualificar esse contato com uma nota de 1 a 5 e adicionar comentários para ajudar seu time de vendas.

O recomendado aqui é, no pré-evento, ter uma reunião entre o time que irá capturar os contatos no evento e o time de vendas que ficará trabalhando na empresa e definir como a qualificação funcionará, quais os critérios de cada nota e que tipos de comentários fazem sentido.

O mais comum é dar uma nota em relação a possibilidade de compra do contato, ou seja, se ele está no tempo certo de compra, tem dinheiro para comprar o produto do expositor e necessidade de usar a solução, será um contato nota 5, mas essa não é a única forma de utilizar a qualificação.

Porém existem alguns casos de uso diferentes. Digamos nesse exemplo que a empresa de seu expositor tenha um time de vendas específico para agências e outro para vendas diretas, ele poderia utilizar um espaço, digamos 1 a 3 para prospecções de agências e 4 e 5 para vendas diretas.

Em resumo, as possibilidades são muitas e o time de vendas de seus expositores agradecerão a cada lead que chegar quando esses já vierem pré-qualificados.

Integração com CRMs ou Plataformas de Marketing

Mais uma vantagem de utilizar a captura de dados por aplicativo é a possibilidade de integrações. E o que isso quer dizer?

Isso quer dizer que você e/ou seus expositores não precisam ficar dependendo de planilhas infinitas. Caso seus expositores utilizem uma plataforma de marketing digital como o RD Station, por exemplo, ou um CRM como SalesForce ou Pipedrive, é grande a chance que a solução que você escolha ofereça a possibilidade de fazer uma integração e já mandar de forma automática todos os dados capturados para a plataforma escolhida.

Relatórios e inteligência

imagem dos relatórios e inteligência gerados pelo coletor de dados

E qual a cereja do bolo de ter a coleta de dados feita por um aplicativo? Fique por dentro dos resultados dos expositores, conhecendo mais a fundo o potencial de geração de novos negócios no seu evento. Tudo isso compilado na forma de gráficos que servirão como um poderoso argumento de vendas para as edições futuras de seu evento.

Você pode dar aos seus expositores acesso ao desempenho da sua equipe, avaliando as conquistas individuais de cada colaborador que esteve presente no evento e a qualidade dos contatos gerados em cada dia do evento.

Um aplicativo de coleta de dados para o seu evento pode fornecer relatórios inteligentes, com gráficos e informações apresentados de forma clara e compreensível, isso permite uma noção mais clara do seu investimento e do retorno que obteve com o evento, ou seja você vai conseguir provar por A+B o por que ser um expositor no seu evento valeu a pena, ou entender um pouco mais o por que não caso contrário.

Como ganhar dinheiro com o seu sistema de coleta de dados

Ok, dar mais valor para seus expositores é algo que com certeza ajuda a marca de um evento a se tornar cada vez mais valiosa, a médio e longo prazo. Mas como um sistema de coleta de dados pode ajudar um evento no curto prazo?

A resposta é simples. Além de servir como um bom argumento na hora da venda de cotas de patrocínio, ele ainda pode se tornar uma fonte de receita para o evento!

Indiferente do sistema que você contrate, seja ele utilizando um hardware alugado ou através de uma solução por aplicativo, você pode revender cada cota de coletor por um custo para seus expositores.

Assim como um sistema clássico de revenda como o de perfumes através de consultores, você se torna o “homem do meio”, ou seja, quem vai fazer a venda do produto e ganhar uma parte em cima.

Vamos usar o Collect da mobLee de exemplo. Você irá pagar R$500,00 por cada cota, porém pode revender ela pelo preço que achar mais interessante/justo para seus expositores, digamos que esse valor seria de 800 reais. Se o seu evento tem 20 expositores que compraram a solução, com um lucro de 300 reais por expositor, você acaba de gerar R$6.000,00 de receita para o seu evento!

Agora, é hora da revisão

Bom, vamos recapitular… Com um sistema de leitor de contatos você vai:

  • Gerar valor para seus expositores;
  • Conseguir dados precisos e em tempo real sobre os negócios gerados em seu evento;
  • Ter mais um possível canal de geração de receitas;
  • Dar a segurança para seus participantes de que você não dará os dados deles para todos os expositores. (que podem começar a mandar Spam na pior das hipóteses, mas que apenas quem eles aceitaram pegar suas credenciais terá seu contato).

Se interessou por um sistema de coleta de dados? Se quiser conhecer mais sobre o Collect, a solução da mobLee, e entender como a gente pode ajudar seus eventos, peça uma consultoria com um de nossos vendedores!

Qualquer outra dúvida que você tenha ou comentário, estarei feliz em responder na seção de comentários abaixo.

Sucesso e bons eventos!


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