imagem de três telas do aplicativo utilizado pelo evento hoje da o2 multicomunicaçao
Cases de Sucesso de eventos, Organização de eventos | 6 minutos de leitura

Como uma agência otimizou a comunicação do seu evento

Muito mais perguntas aos palestrantes e troca de mensagens de participantes em um único lugar


O evento HOJE! com o foco em empreendedorismo foi criado pela agência de eventos O2 Multicomunicação, com objetivos de mudança cultural e quebra de paradigmas em Concórdia e região. O evento contou com uma agenda lotada de plenárias, palestras sobre inovação, workshops com especialistas, salas de debates, espaço para a práxis inovativa e gastronomia.

Para aumentar o engajamento de participantes e organizar a programação do evento, a agência O2 Multicomunicação utilizou a solução da mobLee obtendo resultados surpreendentes. Quer saber mais? Dá uma olhada em tudo que rolou abaixo!

O aplicativo foi o meio principal de comunicação, ele se destacou mais que as redes sociais do evento!

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Divulgação do aplicativo

Um dos principais objetivos do evento HOJE! com o aplicativo Engage da mobLee era melhorar a interação e a experiência dos participantes antes, durante e pós-evento. Por isso, a divulgação foi muito bem pensada por meio dos organizadores que montaram um cronograma com as ações que deveriam ser feitas e datas pré-definidas.

Antes do evento

Os organizadores começaram pela divulgação do aplicativo aos participantes em newsletter, e-mails, WhatsApp e redes sociais. Ele também foi divulgado em um grupo no WhatsApp de participantes que existe desde 2016 e era o principal canal de comunicação antes do aplicativo.

Além disso, foi possível fazer as inscrições através do app, facilitando esse processo tanto aos participantes quanto aos organizadores.

Assim, antes mesmo do evento começar, muitos participantes já haviam sido informados sobre o aplicativo e seus benefícios. Por isso, grande parte deles já haviam feito o download, chegando ao número expressivo de 1150 usuários.

Durante o evento

Logo no credenciamento do evento, haviam alguns totens com responsáveis para informar a todos os participantes sobre o app e seus recursos. Aqueles que ainda não haviam baixado, faziam na mesma hora.

Assim, todos os participantes que realizavam o download ganhavam um adesivo verde no crachá identificando que baixou o app.

Aqui na agência as pessoas realmente abraçaram a ideia do aplicativo e estavam ansiosos para utilizá-lo a favor do evento.

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Com essa estratégia de controle interno, a organização sabia exatamente quem ainda não havia baixado e como abordar essa pessoa para que ela fizesse o download.

Pós-evento

O aplicativo continuou sendo usado mesmo após o término do evento e possibilitou um melhor controle dos resultados com o relatório gerado por ele. Monalisa Bonassi, Social Media Coordinator do evento, afirma ainda, que foi “possível concluir, inclusive, que com pouco investimento, o resultado foi enorme!”

Adoção do evento HOJE (aplicativo)

Imagem: relatório do aplicativo no sistema da mobLee (Passport)

Resultados

A organização deu destaque à facilidade de notificar os participantes de cada acontecimento importante que estava ocorrendo no evento. Essas notificações eram feitas através da plataforma da mobLee e estimulavam ainda mais os participantes a vivenciarem o evento.

Monalisa conta que todo esse processo foi muito assertivo, principalmente quando as palestras atrasavam, pois era possível avisar a todos os participantes.

Resultados de notificações no evento HOJE

Imagem: relatório do aplicativo no sistema da mobLee (Passport)

Foi possível também disponibilizar o mapa interativo do evento, como food trucks, locais das palestras, etc. Nele, os participantes podiam até mesmo traçar uma rota e facilitar a localização.

Foi ótimo para os participantes terem essa previsibilidade. Sempre que uma palestra atrasava, eles eram avisados e conseguiam alterar sua agenda conforme fosse melhor. Um alívio, porque atrasos em eventos sempre nos dão um frio na barriga!

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Outro recurso muito utilizado pelo evento foi a timeline de notícias com conteúdos gerados pela organização do evento. Foi possível também integrar o aplicativo com as redes sociais dos participantes, podendo fazer login, postando materiais e notícias em ambas plataformas.

Além disso, com a rede social própria do evento, os participantes puderam publicar textos, links e até mesmo fotos. Nela, a interação era constante, pois os participantes podiam comentar, curtir e aumentar a sua rede de networking. Embora a organização tivesse receio de que o público fosse introspectivo, o número de publicações foi surpreendente!

Resultados da interação dos participantes no aplicativo da mobLee no evento hoje

Imagem: relatório do aplicativo no sistema da mobLee (Passport)

Além disso, a organização tinha um cronograma semanal de postagens na timeline do aplicativo que era integrada com as demais mídias sociais (Instagram e Facebook), completando as informações do app.

A partir desse planejamento, conseguiram focar em uma comunicação integrada e totalmente digital, sem impressões e desperdícios.

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Outra mudança visível foi que em outras edições, a organização disponibilizava um papel impresso para fazer a agenda, mas com a programação disponível no app, esse processo foi otimizado.

O participante podia criar a sua própria agenda, a partir dos interesses na programação do evento, marcando reuniões com outros usuários e criando seus compromissos.

Além disso, o aplicativo permitia a troca de mensagens privadas entre participantes através do chat, estimulando ainda mais o networking dentro do seu evento. Confira os resultados abaixo:

Resultados do número de mensagens enviadas pelos participantes

Imagem: relatório do aplicativo no sistema da mobLee (Passport)

Sobretudo, a agência O2 Multicomunicação realizou diversas ações com patrocinadores utilizando o app como principal canal, como postagens de promoções e chamados.

Os participantes não pararam de postar fotos, era muito bom ver todos empolgados com o app!

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Como as palestras tinham pouco tempo de duração, o aplicativo ajudou a otimizar o tempo de perguntas e respostas. Afinal, uma ótima maneira de estimular conversas durante as palestras, sem interrompê-las, é permitir que seus participantes façam perguntas aos palestrantes antes, durante e após a atividade.

Até mesmo quando não era possível responder todos os questionamentos dos participantes, o palestrante podia responder as perguntas feitas no próprio aplicativo.

Perguntas enviadas a palestrantes no app oficial do evento hoje

Imagem: relatório do aplicativo no sistema da mobLee (Passport)

Nas outras edições, nem conseguíamos abrir as palestras para perguntas. O app facilitou todo esse processo e possibilitou isso!

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Métricas

No início da divulgação do aplicativo, a organização testou dias e horários diferentes para encontrar a melhor taxa de abertura das notificações. Esses resultados serviram como termômetro pra saber qual o melhor caminho pra ter mais cliques e participantes ativos!

Assim, as métricas em tempo real possibilitaram o entendimento das ações tomadas e possíveis estratégias eficazes.

A coleta de feedbacks também foi muito mais fácil com o aplicativo e além de coletá-los através dos comentários dos participantes, era possível direcioná-los em atividades específicas, como palestras e palestrantes.

O relatório de métricas também ajudou no controle de interação do público e principalmente, como argumento de venda aos patrocinadores, pois foi possível dar mais visibilidade aos organizadores e do ROI (retorno sobre o investimento) do evento.

Alguns patrocinadores tinham ações somente com o app e acharam gratificante a resposta do público, tanto em likes quanto em cliques.

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

Suporte

Desde a publicação do app, a implementação, até a execução, o suporte da mobLee esteve presente auxiliando em todos os processos. Veja o comentário que Monalisa fez sobre nosso Customer Success:

Foi ótimo! Nunca tinha trabalhado com app e conseguimos ter todo o suporte e treinamentos necessários. No dia do evento, quando bate aquele desespero, o atendimento foi feito da melhor maneira e o mais rápido possível! Graças a ajuda de um suporte sempre presente, criamos estratégias e um cronograma superorganizado para nos programarmos. Assim, conseguimos executar tudo no tempo certo! Com certeza foi essencial.

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator

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E em 2018 tem mais! O nosso CEO, André Rodrigues, vai dar uma passada no evento para palestrar sobre a utilização de tecnologia em eventos. Confira a agenda no link abaixo:

Quero ir ao HOJE! 2018

O aplicativo foi um sucesso no evento! Todos interagiram muito! O recurso de posts, as fotos, as notificações, agendas e avaliações de palestrantes... Tudo isso foi essencial para fazer com que nosso evento fosse incrível!

Monalisa Bonassi

Social Media Coordinator


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