A complexidade na organização de eventos, em especial quando consideramos sua logística, é enorme. Diversas empresas ainda que tenham em caixa a quantidade necessária de dinheiro, não possuem profissionais com o expertise necessário. Por isso, contratar uma agência produtora de eventos para terceirizar a organização do seu evento pode ser uma ótima pedida.
Uma agência organizadora de eventos tem colaboradores que sabem um pouco de tudo: administração, vendas, marketing, comunicação, logística, gestão de pessoas… Normalmente eles já tem parceiria ou conhecimento de diversos fornecedores responsáveis pela montagem de estruturas, praças para o evento, dentre outros, e podem te ajudar a desenvolver seu evento em um espaço de tempo menor.
Para a manutenção de um bom relacionamento, tanto para a sua empresa quanto para a agência, algumas questões devem ser sempre levadas em conta. Confira a nossa lista contendo 10 dicas para que o seu evento alcance os melhores resultados com uma agência produtora de eventos:
1. Conheça o portfólio da agência
Diversas agências de eventos mantém um portfólio bem rico e variado. Outras, no entanto, optam pela manutenção do foco em segmentos e formatos específicos. Um pré-requisito é buscar conhecer seu portfólio, entendendo como o evento a ser realizado poderá se beneficiar do histórico da agência a ser contratada.
2. Escolha alguém, em seu time, para ser o ponto de contato
Uma das principais motivações para a contratação de uma agência de eventos é a comodidade. Porém, isso não significa que a sua empresa ou organização deva se abster de qualquer responsabilidade.
É necessário, pelo menos, uma pessoa para acompanhar de perto o andamento de todos os processos, deixando-a a cargo das principais aprovações. Pedir relatórios de desempenho e estar sempre a par de como anda a organização é importante para evitar surpresas.
3. Envolva-se na escolha de fornecedores chave
As agências costumam ter uma lista de fornecedores parceiros dos quais conseguem obter ótimos descontos. Mesmo assim, a depender do seu nível de exigência, talvez nem todos aqueles que estejam nessa lista sejam as melhores opções para o seu tipo de evento.
Certifique-se que você terá um real poder de escolha, analisando as propostas e, eventualmente, sugerindo alternativas.
4. Preze pela transparência
Na organização de eventos, é necessário priorizar os investimentos, especificando claramente cada gasto. Alinhe suas expectativas analisando com cuidado a estrutura de custos do evento.
Uma boa agência deve ser capaz de expor com clareza todos os valores e suas implicações. Mesmo se o seu orçamento estiver reduzido, é possível organizar excelentes eventos!
Dica: Nós preparamos um material com dicas de economia inteligente em eventos, sua leitura vale a pena para te ajudar a enxugar seus gastos e fazer um evento ainda melhor gastando menos!
5. Não subestime as decisões da agência na organização de eventos
Organizar um evento não é das tarefas mais fáceis, e há coisas que só são aprendidas com o tempo e depois de alguns erros e acertos. Se alguma escolha da sua agência parecer questionável, busque compreender as decisões que levaram até a decisão.
Nessas situações, é fundamental que a agência saiba justificar suas escolhas de maneira objetiva, sem que, da mesma forma, subestime os receios da empresa contratante.
6. Estabeleça os parâmetros do relacionamento
Em um cenário ideal, o cliente deverá obter resultados satisfatórios enquanto a agência presta seus serviços sem maiores obstruções. A proximidade entre as partes é desejável, mas para garantir que todos saiam bem e sem atritos, as regras devem ser claras.
Agende conversas periódicas com a sua agência, evitando contatos fora de hora que possam sobrecarregar as equipes e gerar problemas de comunicação.
7. Honestidade é fundamental
Prazo, orçamento e, eventualmente, até fatores climáticos podem fazer com que um evento não contemple a visão do seu organizador. Mesmo assim, preze sempre por aquilo que você julgar excelente.
Por vezes, essa noção não será compartilhada pela empresa contratante e a agência, mas o meio termo pode ser alcançado. Se algo na organização lhe incomodar, ou algum fornecedor estiver abaixo das suas expectativas, seja sempre honesto com a sua agência.
8. Faça sua parte
O acordo entre contratante e agência pode prever diferentes níveis de responsabilidade para as partes envolvidas. Em certos casos, caberá à agência a maior parte das tarefas, no entanto, sempre sobrarão alguns deveres para a contratante, como envio de logotipo e manual de marca, descrições e questões relativas à programação.
Quando solicitado, estabeleça prazos claros para as entregas, e evite atrasos. No caso de atrasos inevitáveis, tente avisar com antecedência que não conseguirá entregar no prazo, peça desculpas e marque um novo prazo que funcione para todos.
9. Lembre-se: a palavra final é sua
A contratação de um bom prestador de serviços deve antes de tudo, pressupor confiança entre as partes, do contrário, o resultado na organização de eventos poderá ser no mínimo problemático.
Ainda assim, jamais se esqueça que a palavra final continua sendo sua. Se qualquer aspecto do evento lhe parecer inadequado, não pense duas vezes em questionar a sua agência, fazendo uso do seu direito legítimo de veto.
10. Jamais esqueça que o objetivo de ambos é compartilhado
No final das contas, tanto você quanto a sua agência compartilham do mesmo objetivo: realizar um evento incrível! Esse, por si só, já é um ótimo motivo para que haja uma grande sinergia entre as partes.
Confiança e honestidade são componentes fundamentais para uma parceria de sucesso, mas é igualmente importante que todos mantenham a cabeça aberta para as críticas e sugestões que surjam ao longo do processo.
Recapitulando
São esses os 10 pontos que levantamos:
- Conheça o portfólio da agência
- Escolha alguém, em seu time, para ser o ponto de contato
- Envolva-se na escolha de fornecedores chave
- Preze pela transparência
- Não subestime as decisões da agência na organização de eventos
- Estabeleça os parâmetros do relacionamento
- Honestidade é fundamental
- Faça sua parte
- Lembre-se: a palavra final é sua
- Jamais esqueça que o objetivo de ambos é compartilhado
Agora que você já sabe como encontrar e transformar os seus fornecedores para eventos em grandes parceiros, não perca mais nenhuma novidade sobre produção e organização de eventos.
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Bons eventos!
Designer, desenvolvedor front-end e Corinthiano, membro do time de marketing da mobLee, responsável pelos sites institucionais e estratégias digitais.