Quem organiza eventos sente na pele uma dificuldade constante: é muito caro trabalhar com materiais impressos para o evento! Além de ser um gasto bem alto, é algo que vai contra às iniciativas de sustentabilidade e principalmente em relação à busca incessante por reduzir custos. Então o foco da economia fica na ideia de reduzir custos com material impresso.
Geralmente acontece assim: depois de você organizar as partes principais do seu evento, desde a escolha do local, decoração, coffee break e happy hour, acabou deixando a parte do material impresso por último.
Afinal de contas, não tinha tempo de preparar tudo com antecipação e achava que isso deveria ser feito praticamente na data em cima do evento. Mas no momento de ir até uma gráfica, percebeu que o valor que teria que investir para ter tudo que planejou no formato impresso seria bem mais alto do que o esperado.
E agora? O que fazer já com o orçamento do evento apertado? A verdade é que essa deve ser uma das primeiras etapas de organização do seu evento. Por isso preparamos uma seleção com 3 alternativas para reduzir custos com material impresso em eventos.
1. Coloque as informações no site do evento
O problema é sempre o mesmo: a organização do evento precisa ter muito material impresso no grande dia porque não passou todas as informações necessárias para os participantes antes do evento acontecer.
Em feiras, por exemplo, existe uma grande preocupação em passar informações importantes sobre o evento. Geralmente é feito um livreto, que funciona como um guia do evento, apresentando desde o mapa dos estandes até a parte de informações de cada um dos expositores.
Em congressos, é fundamental ter a programação e as informações sobre os palestrantes disponíveis a todo momento. Mas tenha a certeza que você pode reduzir muito os custos com material impresso, até porque essa não é a única opção para fazer esse trabalho.
Então a nossa primeira dica é a seguinte: utilize o site do evento para inserir todas essas informações relevantes para os participantes. Todas elas podem ser colocadas na página inicial, com links para os dados dos palestrantes, expositores e tudo mais que precisar.
A grande questão é que muitos organizadores pensam no site do evento apenas como o canal de divulgação e venda de ingressos. Mas na prática, ele pode ser um dos principais meios de passar as informações relevantes que teria que investir para ter na forma impressa.
2. Tenha tudo concentrado no aplicativo do evento
Já não é de agora que a necessidade por implementar tecnologia em eventos existe nesse mercado. Várias ações podem ser feitas para conseguir tirar o máximo de resultados inovando por meio de recursos tecnológicos.
E com o aplicativo próprio do evento, você consegue ter a possibilidade de colocar todas as informações em um só lugar. É muito mais fácil ter desde o mapa do evento até mesmo a programação completa para que cada participante possa montar sua agenda de atividades no dia.
O grande diferencial do app, quando comparamos com o site do evento, é a vantagem de poder funcionar de forma offline uma vez que os participantes já estão com o download feito nos seus smartphones. Assim é possível acessar os conteúdos e tirar todas as dúvidas com o próprio aparelho, de forma mais fácil do que usando o papel.
Essa é uma forma sustentável de substituir de vez todo o uso de papel que teria no seu evento e ainda possibilita que você conquiste outros resultados, como o aumento do engajamento do público com o evento, já que o app traz a possibilidade de acessar as informações em tempo real e saber de tudo que se passa no evento.
Outro ponto de vantagem é o aumento no networking dos participantes, que podem usar o app para se comunicar ao longo do evento, agendados reuniões e bate-papos para trocar a experiência dentro do evento. Assim fica claro que a circulação de informações pelo meio digital é o caminho certo para reduzir custos com material impresso em eventos.
3. Implemente o crachá digital
Outra forma de também reduzir custos com material impresso em eventos é adotar uma solução que substitua as credenciais impressas, que são os famosos crachás do evento.
Um das partes que mais demoram e geram filas nos eventos é a parte de credenciamento. E uma dor que muitos sentem ao implementar essa etapa no evento é a falta de alternativas para otimizar esse processo.
Mas já existe uma forma de solucionar esse problema, que é adotando a solução do crachá digital. Imagina como seria legal se todos os participantes já chegassem no evento com sua credencial também na tela do seu smartphone? Com o aplicativo próprio do evento essa também é uma possibilidade.
Você pode criar uma sessão para que cada participante gere seu próprio código de barras ou QR-Code que representa sua credencial. Assim você economiza muito com material impresso – lembrando que o material das credenciais são muito mais caros – e com problemas que sempre surgem nessa etapa.
4. Caso tenha expositores, aposente a troca de cartão de visitas
Aquele cartão de visitas, que contém todas as suas informações virou figura comum em eventos, principalmente quando temos expositores. Mas hoje a realidade é um bolso cheio de cartões de visitas mas sem lembrar das metades das conversas, o que é preocupante se lembrar que o foco principal da maioria das pessoas que troca contatos são negócios.
Com o aumento de público, e a tendência de termos cada vez mais experiência personalizadas, será que o uso de cartão de visitas ainda é a melhor opção?
Hoje já temos tecnologia que não só coletam os seus dados sem o uso de material físico, mas qualificando eles pro time comercial abordá-los quando quiserem! Com um coletor de dados você não só se torna um evento mais sustentável, como torna mais eficiência a relação participante e expositor produzindo contatos que podem ser qualificados.
Gostou de saber mais sobre as ações que você pode implementar para reduzir custos com material impresso em eventos? Você pode escolher a melhor entre elas para que possa alcançar um alto nível de resultados no grande dia.
E se quer saber mais sobre o funcionamento do aplicativo próprio do evento, confira nosso conteúdo completo que traz todas as informações sobre essa que é uma das principais ferramentas usadas nos eventos atuais.
Quero saber tudo sobre o aplicativo para evento!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
