Quem trabalha no ramo já sabe: uma série de problemas na produção de eventos pode acontecer. Afinal, são muitos detalhes que precisam de atenção por parte da organização.
Ainda assim, o setor é bastante atrativo: segundo dados da Associação Brasileira de Eventos (Abrafesta), os eventos movimentaram R$ 17 bilhões no Brasil só em 2017.
Por isso, quem sabe contornar os problemas que aparecem na fase de produção consegue obter bons resultados.
É para te ajudar nessa tarefa que produzimos esse conteúdo completo, falando dos 5 principais problemas na produção de eventos e apresentando ações para resolvê-los. Acompanhe!
5 problemas na produção de eventos e suas soluções
1. Espaço inadequado
São muitos os casos em que o evento é realizado onde a equipe de organização conseguiu baratear o valor de aluguel, ou até em um local que foi cedido para isso, e não no espaço dos sonhos com toda a capacidade necessária para realização do evento.
Por isso, é preciso que os profissionais se adaptem ao espaço. Mas na prática, todo o planejamento só deve ser feito depois da escolha do local do evento.
No entanto, nem sempre essa adaptação é simples. Pode acontecer de a infraestrutura ser deficiente, por exemplo. Ou, então, de a segurança contratada ser insuficiente.
Para evitar incômodos assim, é essencial visitar o local várias e várias vezes antes do evento. Tenha a certeza de conhecer toda a sua estrutura e visualizar cada uma das suas necessidades de adaptação. Assim, os imprevistos no dia do evento não vão acontecer.
2. Alterações climáticas
Quem pode lutar contra o clima? Quando o evento é realizado em um espaço aberto, o produtor corre o risco de deixar o público de baixo de chuva, ou mesmo com o sol escaldante sobre sua cabeça.
Em casos assim, a solução é ter sempre um “plano B”. Deixe na reserva coberturas para os espaços abertos. Assim, seus convidados não precisarão enfrentar momentos incômodos.
Também vale a pena acompanhar a previsão do tempo de perto, inclusive avaliando o que costuma acontecer nessa época do ano. Dessa forma, você consegue já preparar seu staff para atender o público da melhor forma possível e antecipar essa informação na comunicação pré-evento.
3. Defeitos nos equipamentos de áudio e vídeo
É importante testar equipamentos audiovisuais à exaustão, e sempre ter alguns de reserva. Esse tipo de dispositivo pode apresentar defeitos mesmo que estivesse funcionamento perfeitamente no dia anterior.
Situações deste tipo podem atrasar os eventos e prejudicar toda a experiência dos convidados. Então não se esqueça de fazer simulações em todos eles, para evitar frustrações ao longo do evento.
4. Ingressos não vendidos
Outro item que integra a lista de problemas na produção de eventos é a venda de ingressos. A dificuldade para vender todos os lotes pode provocar prejuízos, e os cancelamentos também são um problema quando você já conta com um orçamento reduzido.
Por isso, lembre de realizar a venda dos ingressos em uma plataforma online, que chame a atenção dos interessados e já ajude a aumentar o número de pessoas presentes.
Conheça os detalhes: Register – A plataforma ideal para venda de ingressos para eventos
5. Falhas dos fornecedores ou veículos
Por último, não são incomuns problemas com os fornecedores. Aqui, são duas dicas importantes que podemos dar:
- Primeiro: trabalhe com empresas que você já conhece e confia. Ou, ao menos, que tenham boas impressões do mercado;
- Segundo: tenha certeza de que seu fornecedor se preocupa realmente em entregar o que foi contratado.
Depois, caso trabalhe com algum veículo, lembre-se que é importante ter um seguro auto. Assim, caso qualquer problema ocorra com ele, o seguro poderá cobrir o prejuízo imediatamente.
Pronto! Agora você já sabe quais são as os problemas na produção de eventos que os profissionais mais enfrentam e precisam resolver. Então previna-se contra eles e comece a agir o quanto antes para corrigi-los. Dessa forma, as chances de sucesso do seu evento serão bem maiores!
Por Jeniffer Elaina, do SeguroAuto.org
