Um evento é uma das ações mais importantes, seja para uma empresa, uma associação e até mesmo para ONGs. Cada um deles possui objetivos distintos, mas a ideia central é sempre a mesma: fazer o evento perfeito!
Mas na prática, que tipo de resultados vão indicar que realmente teve um evento perfeito? E que tipo de ações precisa fazer para chegar até esse final perfeito para um evento?
Confira aqui a seleção que fizemos com 3 passos que você precisa seguir para alcançar o tão sonhado título de evento perfeito.
1. Garanta os melhores fornecedores para o evento
Para que realmente crie um evento perfeito, a qualidade é fundamental em todas as ações que deseja executar. E para isso, é essencial garantir os melhores fornecedores. Afinal de contas, são eles que conseguem oferecer os produtos e serviços para que tudo saia como o planejado.
Na prática, ter esses fornecedores passa muito por mapear as suas necessidades e demandas para o evento e em seguida conseguir encontrar todos que podem oferecer as soluções que precisa.
Nessa fase de um evento, um ponto que conta muito a favor dos fornecedores é uma indicação de outros organizadores que já contaram com esses serviços. A diferença de um para outro pode ser pequena, mas essa segurança é fundamental se quer ter tudo bem executado no evento.
2. Tenha uma equipe preparada no dia do evento
Você certamente já participou de eventos com problemas na parte de credenciamento, com pessoas tendo dificuldade de entregar credenciais, ou até mesmo de outros eventos onde as pessoas da parte de organização não sabiam informar ao menos onde ficava o banheiro.
Esse é um problema realmente comum, e que pode afetar de forma negativa o seu evento. Ou seja, a preparação do time que vai trabalhar no grande dia é um passo fundamental que precisa ser trabalhado de maneira antecipada.
Ter pessoas preparadas para tirar todas as dúvidas e executar bem as tarefas necessárias no dia do evento é um ponto que não pode ficar de fora da sua lista de ações para criar um evento perfeito. Para isso, programe períodos de treinamento com todos que farão parte da organização do evento.
3. Como avaliar se fiz o evento perfeito?
Apesar de conseguir ajustar todos os pontos essenciais que indicam o caminho para um evento perfeito, o que é importante avaliar para entender se teve realmente sucesso em todas as ações planejadas?
Faz parte do evento perfeito identificar quais são os pontos que você precisa avaliar na fase de pós-evento. Elas passam muito por métricas que comprovem se conseguiu atingir os objetivos iniciais com o evento.
Seu objetivo inicial era conseguir retorno financeiro? Ou era proporcionar networking para geração de novos negócios entre os participantes do evento? As métricas precisam estar muito bem alinhadas com esse pontos. Conheça algumas das principais métricas:
Avaliação dos participantes
Uma das métricas principais de avaliação de eventos vem da própria avaliação que os participantes do evento fazem. Para isso, é essencial que você tenha uma maneira simples e eficiente de captar a avaliação de todos os participantes que estiveram presentes no evento.
Número de inscritos
Para que um evento seja perfeito, é muito importante que o número de participantes previsto seja alcançado ou até mesmo superado. Isso comprova que suas ações de divulgação chamaram atenção do público-alvo e houve um interesse concreto em marcar presença.
Tendo esse número como métrica de sucesso, você pode avaliar se precisa fazer mudança e quais pontos precisa melhorar para a próxima edição.
Gostou de saber mais sobre as ações que precisa fazer para ter realmente um evento de sucesso? Para te ajudar ainda mais nesse trabalho de organização de eventos, baixe agora o Manual do 1º Evento, um material completo que vai te auxiliar a organizar todas as atividades necessárias para criar um evento de sucesso.
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
