Organizar eventos, principalmente de grande porte, não é uma tarefa fácil. É preciso ter um grande trabalho de planejamento para que tudo se realize conforme o esperado. E nada melhor do que aprender os melhores caminhos com pessoas que já sentiram na pele o que é superar esse desafio.
E nesse post você vai conferir a entrevista que realizamos com Alexandre Souza, coordenador do projeto Startup SC, programa de capacitação e desenvolvimento do Sebrae para as startups de Santa Catarina, e grande idealizador e responsável pela organização do evento Startup Summit.
O evento contou com a participação da mobLee como expositora e principal fornecedora de tecnologia. Seu sucesso foi tão grande que na abertura da edição 2018 já foi confirmada a nova edição para 2019.
Então confira agora como foi a trajetória do organizador Alexandre Souza!
Decisões na fase de pré-evento
Como surgiu a ideia de realizar o Startup Summit?
Alexandre – A iniciativa para criar um evento próprio do nosso ecossistema de startups surgiu após a participação do grupo de empreendedores catarinenses no evento CASE (Conferência Anual de Startups e Empreendedorismo) que acontece em São Paulo e é promovido pela ABStartups (Associação Brasileira de Startups).
Na volta para Florianópolis, houve uma conversa entre todos para criar um evento que fosse nos mesmos moldes, mas focado no ecossistema da cidade e de Santa Catarina. Começou assim a ser desenhado o que seria o Startup Summit.
Em novembro de 2017, durante um dos meetups que realizamos, já foi feita a divulgação do evento com uma previsão de ser realizado em julho de 2018.
Em relação à organização de eventos, você já tinha a experiência com algum de grande porte?
Alexandre – Eu já tinha organizado eventos menores, como os meetups e Startup Weekend, então a base para a organização de eventos eu já tinha. Mas não no nível que o Startup Summit se tornou.
Mas para que tudo fosse feito da melhor forma possível para os participantes, contamos com a ajuda de fornecedores que se tornaram grandes parceiros do evento, ajudando em todas as etapas.
Existiam metas que queria atingir com o evento?
Alexandre – Existia sim algumas metas. Entre elas, estava a de conquistar 800 inscritos até a data do evento, em julho. Mas para isso, era preciso atingir antes uma meta de 400 inscritos até o final de janeiro de 2018, que era a data estipulada para encerrar o primeiro lote. A verdade é que o evento precisava também se pagar.
Na prática, alcançamos a primeira meta e depois trabalhamos forte para ampliar o número de participantes. O resultado alcançado no fim foram os mais de 2400 participantes presentes nos dois dias de evento.
Mas uma das metas mais importantes era ter a avaliação positiva do público, algo que conseguimos validar durante o pós-evento.
Captação de público e divulgação do evento
Como conseguiu palestrantes que se tornaram atrativos para o público presente no evento?
Alexandre – Então, antes mesmo de ter uma data exata para o evento, apenas com a ideia de que ele iria acontecer, já comecei de imediato a entrar em contato com uma série de parceiros e empreendedores que poderiam topar fazer uma participação no evento.
E para minha surpresa, comecei a confirmar palestrantes por WhatsApp. No mesmo dia que iniciei esse processo, já tinha mais de 40 palestrantes acertados para o evento. Então o Startup Summit tomou uma proporção muito maior do que esperava já nesse momento.
Todos eram pessoas que estavam dispostas a difundir conteúdo, mas na prática eu tinha várias pessoas na posição de CEO que são referência no mercado para quem está começando a empreender. Foi assim que o público viu no evento a chance de ter o conhecimento de todos eles compartilhado no Startup Summit.
O público presente no evento veio de vários estados e regiões do Brasil. Como a organização conseguiu atrair esse público?
Alexandre – A ideia era trazer o máximo de pessoas possíveis que vinvenciam as dificuldades que é empreender no mercado de tecnologia. E por isso nós convidamos todas as unidades parceiras do Sebrae para trazer grupos de participantes para o evento.
A verdade é que sempre houve o interesse de muitos grupos de empreendedores em conhecer o ecossistema de Florianópolis, e o evento foi o marco para fazer com que todos pudessem vir, conhecer uma série de empresas que abriram as portas para eles e também participar do evento.
No total tivemos 15 missões diferentes que trouxeram pessoas de várias partes do país para prestigiar o evento.
Como foi feita a parte de divulgação do evento?
Alexandre – Na minha cabeça eu tinha um pensamento simples: para começar a divulgar o evento, eu precisa ter pelo menos o site do evento. E nesse ponto contei com a ajuda da mobLee para colocar no ar o nosso site usando o Promote, já com a parte de identidade visual e alguns dos palestrantes.
Para conseguir melhores resultados, utilizamos muito as ações de e-mail marketing com várias chamadas para as viradas de lote, tudo para que conseguíssemos o máximo de interesse para o evento.
Mas o grande diferencial foi contar com os próprios palestrantes e com os parceiros do nosso ecossistema de startups para ajudar na divulgação, colocando nas próprias newsletter e nas redes sociais uma séries de chamadas para o evento. E a estratégia deu muito certo. Chegou um momento que na minha timeline do Facebook só tinha divulgação do Startup Summit!
Dificuldades por trás do evento
Quais as principais dificuldades que teve na organização do evento?
Alexandre – Uma dificuldade que sempre surge quando se fala na organização de um evento é em relação à parte financeira. É difícil ter um orçamento livre para conseguir implementar todas as ações que imaginamos para um evento.
Tive a sorte em alguns aspectos que acabaram reduzindo custos que outros eventos teriam normalmente, como a questão dos palestrantes. Não tivemos que fazer nenhum pagamento para eles, mas em contrapartida tiveram os gastos com transporte e hospedagem.
A entrada do Sebrae Nacional, alguns meses antes do evento, foi fundamental para intensificar as estratégias de divulgação e conseguir superar nossas expectativas tanto de público como de resultados finais.
Como foi o trabalho da organização em relação aos fornecedores para o evento?
Alexandre – Para esse evento, não tínhamos uma equipe preparada e disponível para ir em busca das necessidades estruturais para o evento. E sabemos que existem pontos básicos que não podem ser esquecidos para que o evento realmente aconteça.
Por isso optamos por buscar uma empresa que trabalha com organização de eventos para ser a responsável por toda essa parte, desde a busca pelo alvará até disponibilização de ambulâncias no local do evento.
Nós contamos também com a ajuda de empresas parceiras que fazem parte do ecossistema local e que se colocaram à disposição para ajudar no trabalho que envolvia a realização do Startup Summit.
No evento, foi adotado o uso de tecnologia para ajudar nas várias etapas de organização?
Alexandre – O público do Startup Summit era diretamente ligado à tecnologia, então a organização não podia ser diferente com relação ao uso de ações inovadoras e tecnológicas para criar o evento.
Desde o aplicativo, redes sociais, envio de e-mail marketing e venda de ingressos, tudo foi feito através de uma base tecnológica.
Claro que houveram erros ao longo do evento, mas o aplicativo próprio do evento, para dar um exemplo, ajudou a todos que faziam parte da organização a resolver tudo de forma rápida, acompanhando de perto o que os participantes estavam falando na timeline interativa.
Um dos destaques do evento foi o conteúdo trabalhado em cada uma das trilhas de palestras. Como a organização conseguiu tirar o máximo de cada um dos palestrantes?
Alexandre – Em relação à esse ponto, ter uma equipe de curadoria é fundamental. É importante saber o que tirar de cada palestrante e focar em passar conteúdo relevante para todos os participantes.
Nosso time responsável por essa parte fez um mapeamento de aspectos que cada um poderia trazer para suas palestras e ajudou a montar as apresentações. Sem esse controle, talvez o conteúdo não seria tão bom como realmente foi.
Depois tivemos apenas o trabalho de alocar cada palestrante na trilha que tinha maior relação. No evento como um todo, foram 5 trilhas de conteúdo diferentes além da plenária que abriu e encerrou o evento com participação de todos.
Para fechar a nossa entrevista, o Alexandre gravou um vídeo mostrando como o uso da tecnologia foi realmente relevante para o evento. Dá só uma olhada:
E gostou de conhecer mais sobre o trabalho e os desafios que um organizador de eventos tem no dia a dia para realmente criar um evento de sucesso? Então confira também o nosso Manual do 1º Evento, um material completo com todas as etapas que você precisa seguir para desenvolver um evento de sucesso!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
