Antes de iniciar, de fato, a organização de um evento corporativo, sua empresa deve pensar sobre quais objetivos deseja atingir com a sua realização e por quais etapas deverá passar para organizar um evento de sucesso.
Ainda não pensou sobre isso?
Então, continue a leitura desse blog post, pois iremos mostrar como a definição de objetivos e etapas será crucial para seguir um plano de ação estratégico para a organização do seu evento corporativo. Afinal, a grande intenção é reverter essa ação em um investimento que traga resultados e não apenas um encontro social.
Definição de objetivo
Aprimorar o relacionamento com clientes, expor novos produtos e serviços, gerar novas oportunidades de negócios, fortalecer a marca da empresa, recrutar novos funcionários são alguns dos objetivos que sua empresa pode utilizar para basear o evento corporativo.
Tal definição de objetivo pautará todas as demais etapas da organização e será fundamental para traçar planos de ação.
Tema e formato
Após ter o objetivo definido, torna-se mais simples definir o tema e o formato do evento.
No entanto, para essa escolha ocorrer de forma assertiva, é importante conhecer bem o público que participará do acontecimento visando atender às suas expectativas.
Comece definindo o dia, horário e local, assim como, um espaço adequado para o número de ingressos disponibilizados à venda. Atente-se a acessibilidade do local para os diferentes tipos de necessidade e a facilidade do translado em relação a estradas, rodoviárias ou aeroportos.
Além disso, referente ao tema, o conteúdo deverá ser atrativo ao seu público, por isso, busque por nomes reconhecidos em seu setor de atuação.
Divulgação
A qualidade da divulgação do seu evento irá impactar diretamente nas métricas esperadas, e consequentemente, no cálculo do retorno sobre o investimento. Primeiramente, invista nas redes sociais da sua empresa. Essa estratégia faz muito sentido, pois grande parte do seu público-alvo está presente nessa mídia social. Utilize facebook e instagram ads para aumentar o alcance de divulgação do evento.
Além disso, e-mails para a base de contato da empresa também são bem-vindos, no entanto, para não gerar spam aos seus contatos, é necessário muita cautela no envio. O ideal é criar um calendário especificando quais e-mails serão enviados com determinado conteúdo. Por exemplo, virada de lote, novos palestrantes, parcerias, entre outros.
Novamente, a aliança entre comunicação e conteúdo é de grande importância para as estratégias de comunicação ao divulgar através de vídeos ou hangouts os palestrantes. Como resultado, o público entende melhor o que será abordado e facilita o processo de compra do ingresso.
Tecnologia
Quem já organizou algum evento sabe claramente a dificuldade de possuir diversos fornecedores e ter que gerenciar a entrega de resultado de todas as partes. Atualmente, é inviável pensar em estratégias de comunicação online sem possuir um site responsivo e mobile friendly estruturado para o evento com uma boa relevância nos mecanismos de pesquisa.
Além disso, o diferencial de possuir inscrições integradas, mostra-se como uma estratégia de resultados muito positivos. Vale destacar que, essas tecnologias permitem um trabalho de inteligência através do estudo das métricas geradas pelo site resultando em informações úteis para estruturar planos de ações assertivos.
Engajamento
As tecnologias citadas acima não se configuram como promotoras de engajamento na organização de eventos. Por isso, a importância e necessidade do uso de aplicativos para esse fim. Eles promovem, de forma simplificada, a interação entre os usuários, troca de experiências, compartilhamento de feedbacks, entre outros benefícios.
Ler sobre aplicativos de eventos
Aliás, não podemos esquecer do engajamento no pré-evento de forma a deixar a informação acessível ao público e tornar os participantes mais envolvidos quando o evento ocorrer. É interessantes destacar que, com a utilização de um aplicativo para eventos, até mesmo aquelas pessoas que não puderam comparecer, poderão desfrutar de parte do conteúdo do seu evento.
Pós-evento
O término do evento não significa seu fim. Isso mesmo! É importante não perder a oportunidade de estabelecer um relacionamento entre empresa e participante no pós-evento, além de coletar os feedbacks.
Assim, garante-se melhor qualidade e assertividade nos próximos eventos organizados e a fidelização desses clientes. Também é necessário realizar uma análise do evento para identificar os problemas que aconteceram e garantir que não irão se repetir nas próximas edições.
E aí, curtiu nosso conteúdo?
Não se esqueça, o planejamento é fundamental para seu evento trazer resultado! As dicas acima são desdobramentos do mesmo, e se seguidas com dedicação, esforço e orientada por profissionais corretos, trará retornos promissores à organização.
É importante também, no início da organização do evento, alinhar a função estratégica da organização do evento à empresa. Assim, deixando claro a importância do seu acontecimento para atingir os objetivos organizacionais, os resultados virão mais facilmente com o auxílio de colaboradores engajados na sua organização.
