Se você já esteve em uma feira de negócios deve ter visto a loucura que acontece entre os participantes. O RD Summit, maior evento de marketing digital da América Latina, teve palestrantes renomados e conteúdo riquíssimo, público qualificado e feira de negócios em três dias de evento. Com a mobLee sendo expositora da feira, trabalhei especificamente com a prospecção e tive oportunidade de participar dessa dinâmica em um evento de grande sucesso.
De forma geral, os objetivos das feiras estão na geração de negócios e no networking entre público que tem interesses comuns. Para os expositores, a preparação inicia meses antes. É selecionada a equipe que estará no estande, a identidade visual com a mensagem que deseja ser transmitida ao público, e as ações a serem tomadas antes, durante e no pós-evento.
No caso da mobLee, fomos com objetivo e foco claros:
- Lançamento de novos produtos, como o Promote para a conversão de venda de ingresso de eventos e o Gamification para promover maior interação e engajamento dos participantes;
- Prospecção ativa;
- Equipe comercial afiada para geração de negócios.
Estrutura e convocação
No estande, a nossa equipe de pré-vendas era de 4 pessoas, pois não era possível que a equipe inteira de pré-vendedores fosse. Afinal, a nossa cota de patrocínio permitia que apenas 15 pessoas pudessem frequentar o estande e esse número precisava ser dividido entre outras áreas da empresa, como marketing, vendas, CS e Produto. Além disso, parte da equipe precisava estar no escritório para seguir o trabalho frequente.
Todos estavam ansiosos por ir, então nossa gestora lançou o seguinte desafio:
Algum dia, não sei quando, vão me perguntar quem da equipe vai. Nesse dia, os que estiverem mais perto de chegar na meta, irão no Summit.
Esse dia chegou e nossa equipe de pré-vendas contou com 4 pessoas nos 3 dias de evento.
Como fizemos nosso planejamento pré-evento
Antes de irmos, já tivemos um plano para que mais pessoas visitassem nosso estande. Usamos o aplicativo do evento para encontrar perfis interessantes que se encaixassem com o perfil da nossa persona e mandar mensagens a eles. Tivemos um total de 541 mensagens enviadas e mais da metade da taxa de respostas.
Antes de irmos, tivemos reunião com o time todo que participaria, determinando regras e objetivos claros e os mais experientes nos dando dicas preciosas para usarmos durante o evento.
Lembro de que uma das dicas era irmos com calçados confortáveis, tomar bastante água, comer frutas, ter alimentação saudável… Parecia mais que estávamos nos preparando para uma trilha.
Eles estavam certíssimos.
Ações durante o evento
Com as mensagens que enviamos antes do evento começar, várias pessoas pararam em nosso estande, perguntando diretamente pelos nossos nomes. Então, vimos que estávamos no caminho certo. Como pré-vendas, sabíamos que havia uma expectativa grande em quantas conversas qualificadas nossa equipe teria e qual seria nosso resultado com o evento.
Particularmente, eu nunca tinha ido em um evento como o RD Summit e nunca havia trabalhado como pré-vendas em eventos antes. Como nossas soluções são diretamente voltadas para eventos, participar de um desse porte, fez com que eu aprendesse muito rápido. Após três meses trabalhando em pré-vendas e falando apenas ao telefone com possíveis clientes, ir no RD Summit e conversar pessoalmente foi enriquecedor.
Algumas pessoas chegavam ao estande já expondo sua necessidade ao organizar um evento e perguntando se tínhamos a solução. Já estavam bem a frente na jornada do comprador e rapidamente já eram direcionados a vendedores.
Mas com as que eu abordava ativamente, eu tive dificuldades em aplicar técnicas como o SPIN, e conversando com um dos gestores, ele me aconselhou a simplesmente conversar com as pessoas:
O público está aberto para falar contigo, então só converse. Troque uma ideia sobre o evento, o que levou ele até ali e entenda os objetivos dele com o evento.
E funcionou.
As pessoas realmente estavam abertas a conversar, a contar o que estavam aprendendo, as palestras que foram e com o que trabalhavam com eventos. Claro que na conversa acabava surgindo a pergunta chave para mim: e você, o que faz? Com isso, eu tinha a oportunidade de falar sobre a mobLee e de nossas soluções para eventos, como o aplicativo do RD Summit e perguntando se ele organizava algum evento. Aí a conversa se desenrolava.
Dessa forma, conversei com 112 pessoas em 3 dias de evento.
Após cada conversa, eu capturava o contato da pessoa com o Collect da mobLee, qualificava o perfil de acordo com o combinado entre a equipe e escrevia como foi a conversa.
Durante o próprio evento, muitos leads já foram passados para inside sales, os quais em alguns casos, já faziam demonstrações das nossas soluções.
O evento acabou, mas o trabalho não parou por ali.
E o pós-evento?
Após o RD Summit, recebemos um relatório dos leads capturados com a classificação de cada e o que havíamos escrito no perfil. Entrei em contato com todos os qualificados que eu havia conversado e agendei reuniões com vendedores.
Assim, algumas vendas foram fechadas durante o evento, outras após, todas resultado das ações tomadas no Summit.
Conclusão
Além de aprender muito sobre nosso público-alvo e como prospectar em feiras, tive oportunidade de ir em algumas palestras, como a da Martha Gabriel, em que aprendi um pouco sobre neurociência e negócios. Aqui, você pode conferir o artigo da Karoline Torres sobre alguns insights que ela teve nessa palestra.
Participar de um evento e principalmente, de uma feira de negócios, foi uma loucura! Conversei com outros expositores, conheci empresas com ótimos produtos, vi palestras excelentes, conversei com muitos prospects, com pessoas curiosas sobre o Gamification que estava rolando no estande, com os que só queriam brindes e com leads qualificados.
Organizar eventos não é fácil, mas quando as expectativas do público, palestrantes e expositores são cumpridos, o sucesso é gratificante. O RD Summit, por exemplo, hoje é 26 vezes maior que a sua primeira edição em 2013 que contava com 300 participantes. Hoje, o evento reúne 8.000 profissionais.
Quer saber como eles sabem que as expectativas do público com palestras, ambiente, expositores e happy hours foram cumpridas? Como eles sabem se os expositores também atingiram as expectativas na geração de negócios? Como eles trabalharam com o engajamento do público já no pré-evento?
Fale com a gente que a gente te conta tudinho! :)
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