Checklist para eventos: como organizar um congresso de sucesso

Organizar um congresso pode ser um trabalho complexo. Desde a definição da data até a escolha dos palestrantes, muitos detalhes precisam ser considerados. É necessário que o time de organização esteja atento ao planejamento e acompanhe de perto todas as atividades.

Por isso, uma ferramenta que facilita muito o trabalho de organizar é o checklist para eventos.

Com ele, é possível coordenar as tarefas e os seus prazos, conseguindo uma organização mais eficiente. Veja agora nossas dicas para fazer um checklist para organizar um congresso!

O que é um congresso?

O congresso é um evento que reúne profissionais para trocar conhecimentos e experiências sobre determinada área, discutindo um tema específico e as novidades existentes no mercado sobre ele.

Por isso, os objetivos de organizar um congresso são: aprofundar discussões sobre temas específicos, apresentar tendências e compartilhar estudos.

O congresso também é uma oportunidade para os profissionais construírem e fortalecerem seu networking. Além do contato com palestrantes e conferencistas, os participantes também podem conhecer diversas pessoas que pesquisam e atuam na sua área profissional.

Como planejar um congresso?

Pelo seu alcance e importância, o congresso costuma acontecer em uma determinada frequência de tempo — por exemplo, uma vez a cada dois anos. Geralmente, esses eventos duram mais de um dia, o que pode variar de acordo com o seu porte: há desde congressos regionais até encontros internacionais.

Uma das maiores particularidades do congresso é a complexidade do seu planejamento. Além da apresentação dos palestrantes são organizados minicursos, mesas-redondas, workshops e trabalhos dos participantes. Por seu tamanho considerável, a realização de um congresso requer uma equipe alinhada e eficiente.

A organização de um congresso

Para entender como montar um congresso, é importante ter equipe organizadora. Uma vantagem é que, como se trata de um acontecimento periódico, há tempo para realizar uma organização eficiente e viabilizar uma programação satisfatória.

Para coordenar tantas opções em um mesmo evento, o planejamento é essencial. Ferramentas como calendários e planilhas são muito úteis durante toda a organização. Além disso, atualmente existem novidades tecnológicas que podem auxiliar bastante o trabalho de gerenciamento de eventos.

Como fazer um congresso: o papel do organizador no evento

O profissional que atua na organização de eventos precisa estar preparado para lidar com as particularidades do congresso. Para isso, é importante contratar uma equipe de confiança.

Pelo porte do congresso, os colaboradores devem ser divididos em comissões para lidar com tarefas específicas, como coordenar o credenciamento ou dar apoio aos conferencistas.

Um ponto muito relevante para o trabalho do organizador em um congresso é entender as necessidades do público e responder satisfatoriamente a elas. Realidades atuais, como a fluidez da informação e a hiperconectividade, precisam ser consideradas quando pensamos em atender a geração millennials na indústria de eventos.

Por isso, esse checklist para eventos pode fazer a diferença nos seus resultados e transformar o seu congresso em um sucesso!

Checklist para eventos: 6 passos para organizar um congresso

Depois de ter esse panorama completo, é o momento de se perguntar: como organizar um congresso? O checklist para eventos é um recurso indispensável para planejar esse grande dia.

Quando falamos em congressos, ele tem ainda mais importância. Para organizar e executar os diversos itens e seus prazos é necessário ter um planejamento eficiente.

Veja qual o passo a passo de como organizar um congresso:

1. Defina o perfil de público ideal/persona que vai participar do seu evento;
2. Determine o orçamento disponível para a realização do seu evento;
3. Crie um cronograma com todas as ações que precisa fazer até o dia do evento;
4. Escolha o local de realização do seu evento;
5. Elabore a programação completa com as atividades que vão acontecer no evento;
6. Comece a divulgar o seu evento para atrair mais participantes.

São todas essas etapas que você deve incluir em um checklist para organizar um congresso. Conheça agora os detalhes de cada um desse pontos:

1. Definição do público

Grande parte das decisões relacionadas ao congresso tem como base o perfil dos participantes esperados. Assim, o primeiro ponto do cheklist deve ser a definição do público. É preciso dedicar tempo para conhecê-lo profundamente, identificando suas necessidades e planejando soluções para elas.

2. Financeiro

Esse é outro aspecto de extrema importância. Conhecer as possibilidades e os limites do orçamento é essencial para tomar decisões e montar um planejamento eficiente. O ideal é fazer uma pesquisa com diversos fornecedores e montar mais de uma cotação, para ter boas alternativas.

Se a verba do evento vai depender das inscrições dos participantes, é importante estimar os custos com antecedência para definir os valores cobrados. Além do orçamento das inscrições, muitos congressos ampliam suas possibilidades buscando o apoio financeiro de patrocinadores.

3. Cronograma

Além de definir a data em que o congresso será realizado, é importante montar um cronograma com todos os prazos do planejamento até o dia da realização do evento. Você deve pensar em datas para:

• Começo da divulgação;
• Início das inscrições;
• Período para submissão de trabalhos;
• Publicação da programação;
• Início e encerramento do congresso.

Com o calendário definido, a equipe trabalha com mais foco e organização, sabendo as atividades que serão necessárias para cumprir cada prazo.

Veja algumas ações importantes em cada período:

• 6 meses até 1 ano antes do congresso: selecione a comissão organizadora, defina o tema, elabore o orçamento, procure patrocinadores, convoque palestrantes, defina data e local e crie o site do evento;
• 5 a 3 meses antes: intensifique a divulgação, contrate fornecedores, revise a apresentação dos palestrantes e prepare o cronograma;
• Na véspera do congresso: verifique todos os equipamentos e materiais, realize a inspeção no local, sinalize os espaços e gerencie os colaboradores;
• Depois do congresso: organize a entrega dos certificados, prepare a prestação de contas, escreva os relatórios do evento e realize uma pesquisa com os participantes.

4. Local do evento

O local onde o congresso será realizado tem relação direta com diversos aspectos, como o orçamento, o tamanho do evento e as perspectivas para a programação. Essa é uma das decisões mais importantes no checklist para organizar um congresso, afinal, problemas com o local podem prejudicar todo o evento.

Algumas ferramentas, como a calculadora de tamanho de salas, podem ajudar você na escolha do espaço.

O primeiro ponto a considerar é a perspectiva do número de participantes. O local escolhido deve oferecer a estrutura necessária para atender ao porte do evento.

Além do público, é preciso pensar também na programação: se acontecerão várias atividades ao mesmo tempo, por exemplo, é preciso que o local ofereça espaços confortáveis para todas elas.

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5. Programação

Considerando as possibilidades financeiras e o público-alvo, é possível montar a programação do congresso. Esses eventos geralmente não se limitam à programação científica e profissional, mas há também atrações culturais e coffee break.

Algumas apresentações ou exposições podem ser encaixadas no horário do congresso, como nas aberturas ou encerramentos da programação normal. Outras possibilidades, como jantares por adesão ou espetáculos musicais, são programadas para o horário da noite, oferecendo uma experiência diferenciada aos participantes.

6. Divulgação

Para garantir o sucesso de tudo o que foi planejado é preciso engajar o público. Essa é uma parte fundamental do checklist de um evento, então preste atenção!

Por isso, a divulgação é um dos pontos centrais para a equipe organizadora. É interessante criar a identidade visual do evento, pois ela expressa o tema do congresso e facilita a identificação, além de estimular o interesse dos participantes.

É importante que a divulgação do congresso seja a mais variada possível, utilizando materiais impressos e on-line. Todas as informações relevantes sobre o evento devem ser divulgadas, possibilitando que os interessados saibam tudo o que precisam para participar.

Uma forte tendência na área de divulgação é a criação de um site ou de um aplicativo para o congresso. O uso da tecnologia permite o acesso rápido a todas as informações e torna a comunicação mais dinâmica. Os aplicativos para eventos permitem reduzir os custos e otimizar os processos da organização.

Além disso, um site para o seu evento pode ser um ótimo canal para gerar ainda mais inscritos e vender mais ingressos.

Descobrir as melhores tecnologias para eventos

Com esse checklist para eventos é possível organizar um congresso de sucesso. Planejando de forma eficiente, os desafios da organização podem ser superados e você garante um congresso enriquecedor para todos os participantes.

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