Você costuma se planejar e se proteger contra imprevistos em eventos? Se a resposta ainda é não, está na hora de começar a ter esse cuidado! Afinal, várias situações inesperadas podem arruinar toda a sua programação.
A verdade é que existem algumas formas interessantes de se proteger contra imprevistos em eventos. Esse tipo de cuidado, aliás, é fundamental, já que vários fatores diferentes podem surgir. Quando não está prevenido, o organizador do evento costuma lidar com grandes dores de cabeça.
Você não quer passar por situações parecidas, não é mesmo? Nossa dica, então, é redobrar o cuidado com o planejamento. Além dessa, há algumas outras dicas que podem te ajudar a evitar problemas. A seguir, listamos 4 delas.
Antes de tudo, é importante destacar que os cuidados são importantes para qualquer evento. Seja ele uma simples palestra ou um congresso para importantes convidados. Prevenir-se pode evitar um grande prejuízo.
4 dicas para se proteger contra imprevistos em eventos
1. Escolha bem seus fornecedores
Na hora de escolher seus fornecedores, de produtos e serviços, tenha cuidado. Eles são reconhecidos no mercado? Têm boa reputação?
Contratar fornecedores para eventos apenas considerando os preços oferecidos, ou uma indicação vaga, pode ser perigoso. Isso tanto para grandes eventos, quanto para os pequenos. Usar os serviços de busca e as redes sociais pode ser uma ótima opção.
2. Faça um plano de contingência
Fazer um plano de contingência significa considerar tudo que pode dar errado no evento, e então já planejar suas soluções. Por exemplo: se a energia elétrica acabar no dia do evento, os convidados terão que ir embora? Não se você deixar um gerador a postos!
A sua lista de contingência pode contar, ainda, com situações como:
- Problemas de segurança;
- Atrasos dos palestrantes;
- Exigência de documentações pela fiscalização.
Deixe todos os planos de ação disponíveis para a sua equipe do evento, para que todos saibam como resolver esses problemas.
3. Designe um responsável para imprevistos
É sempre interessante que todos saibam agir em casos de imprevistos durante o evento. Ainda assim, toda palestra, reunião ou outro tipo de evento deve contar com um responsável pelas situações de crise.
Essa é a pessoa que vai assumir as rédeas do problema e comandar a sua resolução mais rápida. Centralizar essa atividade também evita desencontros da equipe e atrasos na solução.
4. Contrate um seguro para eventos
Assim como é importante ter um seguro auto para proteger o seu carro, é interessante contar com um seguro para evento.
Com esse tipo de proteção, os organizadores ficam cobertos contra danos materiais e corporais a terceiros, a não utilização do local e o não comparecimento do artista. Assim como contra danos ao conteúdo do local, fornecimento de bebidas, alimentos e mais.
O objetivo do seguro é ajudar na resolução de imprevistos em eventos, e também ressarcir os organizadores de prejuízos provocados pelas situações esperadas.
Agora que você já sabe como se proteger contra imprevistos em eventos, programe-se! Especialmente fazendo a contratação de um seguro. Assim, as chances de qualquer situação arruinarem a programação serão bem menores.
Artigo produzido por Jeniffer Elaina, da Smartia Seguros
