imagem de documentos relógios dinheiros representando a gestão financeira de um evento
Gestão de eventos | 6 minutos de leitura

5 dicas para fazer a gestão financeira do seu evento na prática

Entenda como a gestão financeira do seu evento é importante para alcançar o sucesso esperado


Quer tornar a sua marca ainda mais conhecida? Então está na hora de começar a investir em eventos corporativos e na gestão financeira deles.

Além de representarem uma ótima forma de divulgar os valores da sua marca, esse tipo de evento é ainda a oportunidade perfeita para levar o seu relacionamento com os clientes e fornecedores para o próximo nível.

A oportunidade de realizar networking, de dialogar cara a cara com clientes e fornecedores em uma situação muito mais próxima do que o usual do dia a dia, e o oferecimento de palestras, degustações ou benefícios que sejam do real interesse do seu público são algumas das razões pelas quais um evento corporativo bem realizado tem muito a contribuir para a imagem da sua empresa.

Quem sabe quais oportunidades de negócio podem surgir a partir desse evento?

É claro que, como em qualquer outro setor do seu negócio, é o planejamento cuidadoso e uma gestão financeira equilibrada que vão permitir que o seu evento alcance os objetivos estabelecidos pela sua equipe.

Quer saber como organizar melhor a gestão financeira do seu evento e maximizar as suas oportunidades de negócio? Confira a seguir nossas dicas:

1. Invista no pré-evento

Não basta decidir que a sua empresa fará um evento e sair por aí metendo os pés pelas mãos para tentar arrumar tudo a tempo. A chave para qualquer evento de sucesso está no planejamento. Em outras palavras, o trabalho precisa começar muito antes da data ou do mês do evento em si.

Um bom primeiro passo é buscar definir com antecedência um calendário de eventos anuais. Isso permitirá que a sua equipe se prepare melhor para enfrentar os desafios da organização de eventos, além de reduzir a sua margem de erros e ajudar a controlar os custos do evento. Quem deixa tudo para a última hora sempre acaba pagando mais caro…

Realize um planejamento geral de cada evento. Lembre-se de incluir detalhes sobre o público que deve ser atingido com essa ação e qual o foco do evento.

Saber exatamente para quem o evento se destina e qual o retorno esperado são os pilares para responder questões de ordem prática como qual a melhor data para o evento, qual o melhor local, qual o melhor modelo de evento, qual palestrante, qual o valor a ser cobrado (ou não) e assim por diante.

2. Estabeleça o Budget

Ao tratarmos do tópico “budget”, sabemos que não é possível estabelecer uma regra única aplicável a todas as empresas e a todos os tipos de eventos, invariavelmente.

Afinal, cada empresa possui um potencial de financiamento de eventos diferente, de acordo com o seu porte e o setor em que atua. Da mesma forma, os interesses na realização de eventos são diversos.

Por isso, na hora de estabelecer o budget do seu evento, o melhor conselho é estabelecer um valor que seja compatível com o retorno em vendas que será gerado por esse investimento. Nem todos os eventos poderão ser cobrados: avalie, de acordo com o que será oferecido no evento e o perfil do seu público-alvo, qual a possibilidade e o interesse em realizar a cobrança.

Entre as vantagens de um evento pago, duas em particular se sobressaem: a primeira é de cunho financeiro, já que dessa forma o evento pode ajudar a se pagar, ainda que parcialmente. A segunda, é de cunho cultural: quantos eventos gratuitos a sua empresa já financiou e que acabaram com um quórum muito abaixo do esperado?

Uma baixa participação, para além de problemas na organização e planejamento do evento, indica um baixo engajamento do seu público. E, muitas vezes, o público só dará valor aquilo que é pago, mesmo que o valor seja simbólico.

3. Contate seus Fornecedores

A partir desse primeiro planejamento, de posse do perfil de público que deverá ser atingido e dos primeiros insights sobre o evento (modelo de evento, palestrante, tipo de sala ideal, precificação e budget), a sua gestão já pode começar a realizar as primeiras cotações junto aos seus fornecedores.

Aqui, antecedência é palavra de ordem: quanto antes a sua empresa se organizar, maior será a sua margem de negociação e mais flexíveis serão os seus parceiros.

Controle os valores encontrados em função do teto de gastos (ou budget) estabelecido. Se for preciso, realize adaptações no planejamento inicial para não ultrapassar o seu budget.

4. Divulgue o seu Evento

Por melhor que seja a proposta do seu evento corporativo, se a notícia não chegar ao seu público, ele será um fracasso. Por isso, inclua em seu planejamento ações de marketing.

Como ocorre no marketing tradicional da sua empresa, também a divulgação do seu evento precisa ser pensada em função do seu público-alvo: adequação de linguagem e de meio são pontos essenciais para garantir que a mensagem chegue às pessoas certas.

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Redes sociais, blogs, e-mail marketing, divulgação em mídia impressa: meios para a realização de um marketing de qualidade não faltam! Na dúvida, não tenha medo de buscar consultoria especializada.

5. Utilize a Tecnologia a seu favor

Mesmo iniciando o planejamento com antecedência, o fato é que organizar um evento não é tarefa fácil. É preciso coordenar equipes diversas, estar atento ao budget, garantir a divulgação e ainda estar preparado para lidar com toda sorte de imprevistos (já que, convenhamos, eles sempre acontecem).

Recorrer às ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado é uma das melhores formas de garantir que toda a parte financeira do evento permaneça sob controle, evitando surpresas desagradáveis no fechamento das contas.

Se a sua empresa já utiliza um software ERP online, o controle das contas fica muito mais simples. Isso porque essa plataforma permite centralizar em um só local todas as informações financeiras da sua empresa, incluindo aí todas as suas entradas e despesas. Dessa forma, você acompanha de perto onde está sendo investido o capital da sua empresa, e qual retorno está sendo obtido a partir desse investimento.

As informações compiladas pelo seu ERP nos relatórios financeiros serão ainda determinantes na hora de estipular o budget do seu evento, além de fornecer a base para um planejamento financeiro de longo prazo muito mais eficiente e confiável.

Além disso, o software ERP fornece um apoio importantíssimo à sua equipe de organização de eventos, oferecendo maior agilidade na hora de realizar cotações online com múltiplos fornecedores e otimizando o seu contato com clientes potencialmente interessados no seu evento corporativo, através de sua ferramenta de gestão de clientes.

Por fim, há ainda que se considerar as plataformas digitais com foco no planejamento de eventos corporativos. Trata-se de uma outra ferramenta de grande valia pois, além de simplificar o seu trabalho, esse tipo de plataforma auxilia na divulgação e no registro de participantes, garantindo resultados ainda melhores para o seu evento.


*Este post foi feito pela equipe da Gestão Click.

Agora que você já sabe como fazer a gestão financeira do seu evento na prática, que tal descobrir como a plataforma digital mobLee pode ajudar a impulsionar o seu evento?

 


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