Há algumas semanas, eu estava conversando com um amigo que trabalha organizando eventos e ele me perguntou: “Esta pode ser uma pergunta estúpida, mas por que as pessoas não vão ao meu evento gratuito, quando não cobro pelo ingresso?”
Bem, na hora eu não soube responder. Mas depois fiquei pensando sobre o assunto, afinal, eu amo coisas grátis!
Por mais que eu goste de ira um evento gratuito, quando eu não pago por algo, as chances de ir diminuem consideravelmente. Não porque eu não dou valor para o que é grátis, mas porque o compromisso que eu eu tenho com esse evento é muito menor.
O que eu quero dizer com isso?
O que eu perco não indo ao evento que não paguei? Conteúdo, networking, coffee break, etc… Mas se eu não tive isso ainda, o que eu deixo de ganhar ou perder, é quase nulo.
Ok, mas e pagando? Por que o compromisso é maior? Porque querendo ou não, eu acredito que aquele evento tem valor para mim e já me comprometi, adquirindo seu ingresso. Então, as chances de ir aumentam, pois já me “comprometi” financeiramente. E quando mexe no bolso, já sabe né?
Mas para entender melhor o que são os eventos gratuitos e como organizá-los da melhor maneira, evitando “ficar na mão”, separei algumas dicas de como alcançar o sucesso do seu evento! Confira a seguir:
O que significa “ser grátis”?
No livro Free, o futuro dos preços, Chris Anderson define a gratuidade: “uma das razões pelas quais é tão difícil entender o Grátis é que não se trata de uma coisa, mas sim da ausência de algo. O Grátis é o buraco no qual o preço deveria estar, o espaço vazio na caixa registradora. Tendemos a pensar em termos do concreto e do tangível, mas o Grátis é um conceito, não algo que você consegue contar nos dedos. Foram necessários milhares de anos de civilização só para encontrar um número para descrevê-lo.”
Quando utilizamos a palavra grátis, podemos encontrar inúmeros sentidos e colocações. E muitas dessas vezes, o que se diz gratuito, não é de fato gratuito. Vemos muito disso nos supermercados quando um produto diz “Compre um e ganhe outro”. No mundo dos eventos também podemos utilizar isso como “Compre um ingresso e ganhe outro”.
Mas outras vezes o grátis pode realmente significar ser grátis e pode representar um novo modelo econômico. Como? Uma “amostra grátis” é puro marketing.
Para Chris Anderson, essa técnica visa “apresentar um produto e, ao mesmo tempo, provocar um leve sentimento de dívida moral que pode encorajar as pessoas a comprar o item pelo preço cheio.
Um “período gratuito de experiência” pode ser grátis, mas só por tempo limitado, e talvez seja mudar de ideia uma vez que você comece a pagar pelo produto ou serviço.”
Dicas para organizar eventos gratuitos
Organizar eventos não é tarefa fácil e quando se trata de eventos gratuitos, também temos muitos desafios. Foque, principalmente, no valor agregado do seu evento. O que você tem a oferecer?
Separei três dicas para o seu evento ser um sucesso, dá só uma olhada:
1. É gratuito, mas… Cadê o orçamento? Está apertado?
Quando você está organizando um evento gratuito, é provável que o seu orçamento seja pequeno. Isso não significa que seu evento precisa sofrer, mas significa que você deve ser criativo com o pouco que tem!
E o que fazer quando temos pouco dinheiro para fazer o evento?
Busque patrocinadores
Não tem um orçamento próprio? Encontre parceiros que possam ajudar! Muitas empresas podem fornecer suporte financeiro ou produtos para ajudar no evento.
Quer dicas de como procurar pelo patrocinador ideal? Aqui está um ebook para aproveitar melhor as oportunidades.
Seja econômico na promoção do seu evento
Quanto mais você gastar em promoções e anúncios em redes sociais, menos terá que gastar em seu evento. Mas se você não promover o evento, como alguém saberá disso?
Para resolver este problema, leia as nossas dicas de como usar o Facebook para promover o seu evento de forma econômica.
Economize na decoração
A decoração do evento não precisa ser cara para agradar. Não pode se dar ao luxo de contratar uma cabine de fotos extravagante? O Pinterest e o Tumblr pode ser uma ótima ferramenta para inspirar o seu evento gratuito.
2. Controle de entrada em evento gratuito? Sim!
Eventos gratuitos têm essa dificuldade para incentivar o maior número possível de pessoas aparecer no dia. No entanto, se você não sabe quantas pessoas estão participando do evento, pode ser difícil planejar quantos funcionários ou voluntários serão necessários para ajudar no grande dia.
Isso também dificulta as informações reais sobre quem de fato compareceu ao seu evento, o que pode dificultar possíveis futuras ações de marketing ou até mesmo comprovação do valor do seu evento para patrocinadores.
Se você constantemente imprime longas e confusas planilhas ou fica tentando decifrar rabiscos em uma lista de convidados, essas dicas – definitivamente – são para você.
3. Credenciamento em evento gratuito? Sim!
Você não precisa vender ingressos para emitir bilhetes para o seu evento. Algumas plataformas facilitam a gestão e a entrada de eventos gratuitos.
Embora seja comum usar um processo manual para confirmar os convidados em eventos gratuitos, isso pode ser extremamente demorado e complicado para a equipe e os convidados que estão esperando para entrar.
A utilização de um processo de check-in dos ingressos na porta permite que os participantes evitem filas, além de dar aos organizadores um número exato de quantas pessoas compareceram.
Isso significa que, quando se trata de acompanhar os convidados, é possível personalizar diferentes mensagens para os participantes, dependendo de se vieram ou perderam o grande dia.
E os participantes que não comparecerem? O que eu faço?
Infelizmente, as pessoas podem esquecer ou não dar a devida importância para um evento gratuito. É claro que podem ocorrer imprevistos, mas não há como escapar: algumas pessoas simplesmente não vão aparecer no seu evento.
Esse resultado negativo aumenta consideravelmente quando você oferece um evento gratuito, já que não há consequências financeiras não existem.
A dica principal é: se você tem capacidade para X pessoas em um evento gratuito, sua lista de convidados deve ter aproximadamente X+30 convidados ou mais na espera, prevendo cancelamentos de última hora.
Além disso, você pode usar e abusar da tecnologia para engajar o seu público antes mesmo do evento. Essa interação pré-evento é essencial para gerar expectativa e empolgar ainda mais os participantes a participarem do seu evento! Acha que vai investir muito? Está enganado! Saiba como organizar excelentes eventos mesmo em tempos de crise!
Outra dica é cobrar uma taxa simbólica para o seu evento. Assim, você aumenta aquele “compromisso” que falamos e pode diminuir a taxa de no show (termo usado por eventos para participantes reservados que não vão ao evento).
E então? Quando será o seu próximo evento gratuito? Conta pra gente! Confira também o Manual do primeiro evento que preparamos para você organizar o melhor evento de todos.
Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
