Infraestrutura de eventos, Organização de eventos | 5 minutos de leitura

Como organizar o coffee break perfeito para o seu evento

Saiba como oferecer o melhor coffee break aos participantes do seu evento


Está procurando dicas de como fazer o coffee break perfeito para poder fazer a diferença nos seus eventos? Calma! Eu sei como oferecer um buffet que agrade a maioria dos participantes é uma tarefa difícil, por isso, resolvi pesquisar bastante e escrever esse texto para te ajudar.

E vou começar com um dado importante: de acordo com uma pesquisa do IBGE, quase 80% dos brasileiros consomem café. 

Por isso, o momento do coffee break é muito importante para melhorar ainda mais a experiência dos participantes.

Afinal, de que adianta oferecer a programação perfeita, no melhor local, se os participantes não encontram um momento de pausa para que possam descansar, interagir e alimentar-se.

Mas como organizar um coffee break de excelente qualidade, com um ótimo serviço e com a quantidade suficiente para atender a todos os participantes do evento? Confira agora mesmo abaixo!

É importante mesmo oferecer um bom coffee break?

Pergunte a si mesmo!

Quando você vai a um evento, seja workshop, palestra ou uma feira de negócios, muitas vezes você sai com a cabeça explodindo com tantas informações. Para isso, nada melhor do que um ambiente leve e luminoso, onde as pessoas possam caminhar, esticar as pernas e ter uma conversa agradável. Para completar esse cenário, nada melhor do que um bom café. Mas quais os principais benefícios?

Ainda mais interação e engajamento

Até pouco tempo atrás, vivíamos em um mundo onde a informação estava confinada em mídias e o acesso poderia ser restrito a um número limitado de pessoas. Assim, eventos cuja proposta de valor era apoiada em um formato expositivo, ou seja, onde os participantes eram apenas espectadores e assimilavam o conteúdo que era proposto, ainda faziam sentido.

Desde então, muita coisa mudou. Informações cobrindo os mais diversos temas são produzidas e disponibilizadas livremente na web. Hoje não somos apenas espectadores e, por conta disso, os eventos foram convertidos em espaços onde os participantes possam assumir um papel de protagonismo.

Hoje, com tanto tempo gasto em interações on-line, a interação humana real, cara a cara, é ainda mais importante. O networking pode, no entanto, ser uma causa de grande ansiedade para muitos participantes introvertidos. Por isso, romper o gelo em um evento ajuda a relaxar e pode incentivar que os participantes tenham uma experiência positiva.

Por isso, o networking é uma parte importante dos eventos e permite aos participantes conhecerem novos potenciais clientes, fornecedores ou contatos úteis para futuras trocas de conhecimento. E o que isso tudo tem haver com coffee break? Bem, ele facilita tudo!

Os seus participantes são mais propensos a fazer amigos, construir uma comunidade e retornar a eventos futuros.

Saber mais sobre networking em eventos

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Quais os tipos mais comuns de eventos que oferecem coffee break

Sabemos que eventos levam muito tempo para serem planejados. Ainda mais quando você quer que tudo saia conforme o esperado, é tanto detalhe que até chegamos a nos perder.

Ao organizar um evento, os objetivos que devemos considerar incluem inúmeras tarefas, mas você não pode deixar de lado o bem estar dos seus participantes. Isso deve ser prioridade para você.

Por isso, abaixo citamos alguns tipos de eventos onde o coffee break é indispensável:

Eventos corporativos, conferências, palestras, workshops e reuniões

Os organizadores de um evento corporativo ou um workshop não podem esperar que seus participantes se desloquem procurando um bom café ou na pior das hipóteses: esperem em longas filas durante os intervalos entre uma palestra e outra. Da mesma forma, os participantes não aceitam café sem qualidade.

Como, na maioria das vezes, o principal objetivo de um evento corporativo é gerar interação entre diferentes áreas da empresa, os organizadores têm investido cada vez mais nesses intervalos para oferecer o melhor coffee break possível aos participantes e colaboradores.

Mas quais os benefícios que o coffee break poderia trazer a esse tipo de evento?

  • Manter as pessoas focadas: um estudo de 2011 na revista Cognition descobriu que os desvios breves de uma tarefa podem melhorar drasticamente a capacidade de se concentrar;
  • Aliviar o estresse: um estudo na Symbolic Reaction descobriu que ter coffee breaks com colegas de trabalho ajudou um grupo de funcionários da Dinamarca a lidar com uma fusão em grande escala;
  • Aumentar a produtividade: o MIT realizou um estudo nos trabalhadores do call center no Bank of America. Depois de um mês, os pesquisadores descobriram que os trabalhadores que conversavam mais com colegas de trabalho passaram por chamadas mais rápidas e sentiram-se menos estressados. O Bank of America mudou os coffee breaks para permitir mais interações e, dentro de alguns meses, apresentou ganhos de produtividade de cerca de US$ 15 milhões por ano;
  • Recarregar as energias: o Energy Project, uma empresa de consultoria de produtividade de Nova York, descobriu que, sem qualquer tempo de inatividade, as pessoas são menos eficientes, cometem mais erros e estão menos envolvidas no que estão fazendo.

Sabendo disso, o coffee break tornou-se essencial nesse tipo de evento. Afinal, fazer uma pausa para o café é parte da cultura da empresa, proporcionando oportunidades para que os colegas de trabalho iniciem uma conversa e compartilhem experiências.

Feiras e exposições

É sempre uma ótima idéia oferecer um bom coffee break em feiras de negócios e exposições. Esses eventos, tradicionalmente, deixam seus participantes em pé por longos períodos de tempo. Por isso, ter uma boa pausa ajudará a melhorar a experiência dos seus participantes e talvez ajude-os a ficar um pouco mais tempo.

Se você está pensando em oferecer coffee break em seu estande, por exemplo, deve levar em conta que isso pode gerar ainda mais tráfego. Os expositores que instalam uma estação de café privada ou adicionam um barista ao seu estande sempre irão atrair uma multidão. Esta é uma ótima maneira para interagirem com as pessoas e permitir uma boa conversa com potenciais clientes enquanto eles esperam pelo café.

Como saber a quantidade ideal de coffee break

Agora que você já sabe os tipos de eventos mais comuns de utilizar o coffee break… Evite que os participantes do seu evento passem fome ou que comida seja desperdiçada, calculando as quantidades de comes e bebes de maneira muito mais assertiva.

Você pode conhecer a nossa ferramenta gratuita no botão abaixo e usá-la sempre que precisar!

Calculadora de coffee break e happy hours

Conclusão

Uma das coisas mais comuns que os brasileiros afirmam perder, quando vivem ou viajam para o exterior, é um bom café. Portanto, a qualidade é importante, mas também o serviço e a quantidade. Não é conveniente organizar o melhor café da cidade se o serviço for lento ou não tiver a quantidade suficiente para que o participante possa repetir a dose.

Gostaríamos de ouvir você: o quão importante é vivenciar um bom coffee break quando você participa de eventos? Deixe seu comentário e compartilhe em suas redes sociais!


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