Infraestrutura de eventos, Organização de eventos | 5 minutos de leitura

Como organizar o coffee break perfeito para o meu evento?

Saiba como oferecer o melhor coffee break aos participantes do seu evento


Está procurando dicas de como fazer o coffee break perfeito, aquele momento que pode ser a diferença para o sucesso dos seus eventos? Calma! Sabemos que fazer um momento que agrade a maioria dos participantes é uma tarefa difícil.

É por isso que resolvemos escrever esse texto para te ajudar. E vou começar com um dado importante: de acordo com uma pesquisa do IBGE, quase 80% dos brasileiros consomem café. 

Por isso, o momento do coffee break é muito importante para melhorar ainda mais a experiência dos participantes, principalmente se contar com aquele cafezinho.

Afinal, de que adianta oferecer a programação perfeita, no melhor espaço para eventos, se os participantes não conseguirem ter um momento de pausa para que possam descansar, interagir e também se alimentar?

Mas como organizar um coffee break de excelente qualidade, com um ótimo serviço e com a quantidade suficiente para atender a todos os participantes do evento?

Confira tudo isso agora!

É mesmo importante oferecer um bom coffee break?

Quando você vai a um evento que não tem nenhum momento de pausa, seja workshop, palestra ou uma feira de negócios, muitas vezes acaba saindo com a cabeça explodindo com tantas informações.

Para isso, nada melhor do que ter no meio da programação um tempo em algum ambiente leve e luminoso, onde as pessoas possam caminhar, esticar as pernas e ter uma conversa agradável.

Para completar esse cenário, nada melhor do que oferecer boas opções de alimentos rápidos. Mas quais os principais benefícios dessa ação?

Ainda mais interação e engajamento

Os eventos onde a proposta de valor era apoiada em um formato expositivo, ou seja, onde os participantes eram apenas espectadores e assimilavam o conteúdo que era proposto, não faz mais sentido.

Hoje em dia, muita coisa mudou. Informações cobrindo os mais diversos temas são produzidas e disponibilizadas livremente na web. E por isso não somos apenas espectadores. Os eventos foram convertidos em espaços onde os participantes podem assumir um papel de protagonismo.

Com tanto tempo gasto em interações on-line, a interação humana real, cara a cara, é ainda mais importante. O networking pode, no entanto, ser uma causa de grande ansiedade para muitos participantes introvertidos.

Por isso, romper o gelo em um evento usando o momento de coffee break ajuda a relaxar e pode incentivar que os participantes tenham uma experiência positiva.

Por isso, o networking é uma parte importante dos eventos e permite que os participantes conheçam novos potenciais clientes, fornecedores ou contatos úteis para futuras trocas de conhecimento. Percebe como o coffee break facilita tudo isso?

Os seus participantes são mais propensos a fazer amigos, construir uma comunidade e retornar a eventos futuros se tiverem uma boa experiência com o momento de coffee break.

Quero saber mais sobre networking em eventos

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Quais os tipos mais comuns de eventos que oferecem coffee break

Sabemos que eventos levam muito tempo para serem planejados. Ainda mais quando você quer que tudo saia conforme o esperado, é tanto detalhe que até chegamos a nos perder.

Ao organizar um evento, os objetivos que devemos considerar incluem inúmeras tarefas, mas você não pode deixar de lado o bem estar dos seus participantes. Isso deve ser prioridade para você.

Por isso, abaixo citamos alguns tipos de eventos onde o coffee break é indispensável!

Eventos corporativos, conferências, palestras, workshops e reuniões

Os organizadores de um evento corporativo ou um workshop não podem esperar que seus participantes se desloquem procurando um bom café ou esperem em longas filas durante os intervalos entre uma palestra e outra. Da mesma forma, os participantes não aceitam comer algo de baixa qualidade.

Como, na maioria das vezes, o principal objetivo de um evento corporativo é gerar interação entre diferentes áreas da empresa, os organizadores têm investido cada vez mais nesses intervalos para oferecer o melhor coffee break possível aos participantes e colaboradores.

Mas quais os benefícios que o coffee break poderia trazer a esse tipo de evento?

  • Manter as pessoas focadas: um estudo de 2011 na revista Cognition descobriu que os desvios breves de uma tarefa podem melhorar drasticamente a capacidade de se concentrar;
  • Assimilar tudo que foi falado na última palestra: ter coffee breaks com os outros participantes ajuda a assimilar tudo que foi falado até então, tanto por ter um tempo para pensar em tudo que foi abordado como para debater com os demais participantes os pontos que chamaram mais atenção;
  • Recarregar as energias: o Energy Project, uma empresa de consultoria de produtividade de Nova York, descobriu que não ter um tempo de inatividade tornam as pessoas menos envolvidas no que estão fazendo de mais importante.

Sabendo disso, o coffee break tornou-se essencial nesses eventos.

Feiras e exposições

É sempre uma ótima idéia oferecer um bom coffee break em feiras de negócios e exposições. Esses eventos, tradicionalmente, deixam seus participantes em pé por longos períodos de tempo. Por isso, ter uma boa pausa ajudará a melhorar a experiência dos seus participantes faz eles ficarem por mais tempo.

Se você está pensando em oferecer coffee break em cada um dos estandes, por exemplo, deve levar em conta que isso pode gerar ainda mais tráfego.

Os expositores que instalam uma estação de café privada ou adicionam um barista ao seu estande sempre irão atrair uma multidão. Esta é uma ótima maneira para interagirem com as pessoas e permitir uma boa conversa com potenciais clientes enquanto eles esperam pelos comes e bebes.

Como saber a quantidade ideal de coffee break

Agora que você já sabe os tipos de eventos mais comuns que utilizam o coffee break, evite que os participantes do seu evento passem fome ou que comida seja desperdiçada, calculando as quantidades de comes e bebes de maneira certa!

Você pode conhecer a nossa ferramenta gratuita no botão abaixo e usá-la sempre que precisar!

Calculadora de comes e bebes e happy hours

Conclusão

Vimos que a qualidade é importante em todos os eventos que contam com o coffee break, mas também o serviço e a quantidade devem ser pontos essenciais. Não é conveniente organizar o melhor café da cidade se o serviço for lento ou não tiver a quantidade suficiente para que os participantes possam repetir a dose.

Mas se quer ter o seu evento como um dos principais destaques do mercado, que tal ir além do coffee break e investir também em tecnologia? A mobLee possui uma série de soluções que vão ajudar o seu evento a ser um sucesso do pré ao pós-evento!


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