LGPD e Fornecedores
Gestão de eventos | 4 minutos de leitura

LGPD e fornecedores: quais cuidados devo tomar em eventos


A LGPD e o que ela protege

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/18) é um dos assuntos mais comentados ultimamente. Ela foi sancionada no ano de 2018, com o objetivo de regulamentar o tratamento de dados pessoais.  São considerados dados pessoais todas aquelas informações que permitem identificar um indivíduo, por exemplo, nome, CPF, e-mail, imagem.

Nesse contexto, essa nova legislação requer das empresas que realizam o tratamento de dados pessoais, ou seja, qualquer operação que utilize tais dados, como a coleta e o armazenamento, que se adequem, tratando os dados pessoais de forma ética.

As empresas do setor de eventos não são diferentes. Por isso, hoje vamos te dar algumas dicas sobre como estar em conformidade com a LGPD, principalmente em relação aos fornecedores.

Como a LGPD se aplica aos eventos?

A realidade de quem trabalha com eventos é estar constantemente firmando contratos com fornecedores. Se pensarmos, por exemplo, em um congresso, temos a contratação de uma equipe de iluminação, som, buffet, equipe de segurança, local, ou mesmo, como ocorre em alguns casos, parceria com um hotel no qual os participantes se hospedam.

Leia também:
Evento online: o que é e por que veio pra ficar
LGPD: o que é e como impacta seus eventos?

Em todas essas relações haverá um fluxo de dados pessoais envolvido, sejam de participantes, membros da empresa que organizará o evento, ou até mesmo dos palestrantes.

Nesse sentido, em primeiro lugar a empresa deve se preocupar com a sua própria adequação à LGPD, construindo todas as políticas necessárias, que lhe resguarde tanto juridicamente quanto no panorama tecnológico. Por isso, a utilização de softwares seguros é essencial quando pensamos na LGPD.

Dentro desse processo de adequação, chegará um momento em que as empresas terão que rever seus contratos e políticas de compartilhamento de dados com fornecedores ou parceiros, bem como as soluções tecnológicas utilizadas. Lembra do exemplo do hotel? Pois é, para que os dados fossem compartilhados entre a empresa e o hotel, o dono desses dados, que a lei denomina como titular, deve consentir de forma expressa, clara, livre e inequívoca.

Por isso deve-se dar uma especial atenção a essa nova lei. A grande maioria das empresas necessitam de dados para desempenharem suas atividades e esses devem ser protegidos, respeitando os princípios da LGPD.

Mas por que devo ter tanto cuidado com o compartilhamento de dados?

Responsabilidade solidária

Para aqueles que não são familiarizados com esse conceito jurídico, ele prevê que havendo algum dano relativo ao tratamento de dados, o fornecedor responde solidariamente com o contratante. Portanto, na hora de contratar, para que a empresa não seja responsabilizada, é ideal que se busquem fornecedores preocupados com a LGPD.

Isto também porque, em eventual condenação, a escolha de um fornecedor preocupado com esse tema pode ser um fator diminutivo da condenação! Ao passo que a contratação de um fornecedor displicente pode ser um fator aumentativo desse valor condenatório!

O que você deve cobrar do seu fornecedor?

Esclarecidos todos esses pontos, vamos abordar de forma prática quais são os principais cuidados que você deve ter para com seus fornecedores. Para facilitar a compreensão, decidimos esquematizar entre as precauções jurídicas e as tecnológicas.

Leia também:
LGPD e patrocinadores: o que organizadores de eventos precisam saber?

Panorama Jurídico

O primeiro ponto que deve ser observado é o contrato. Caso exista um tratamento de dados na relação entre a empresa e o fornecedor, essa deve ser prevista, especificando quais dados são tratados e a finalidade. Além disso, a especificação da base jurídica, que seria a justificativa que permitiria o tratamento de determinado dado. 

Todos esses passos prescindem da verificação de conformidade do fornecedor com a LGPD, devendo também ser uma exigência contratual, para melhor resguardar a empresa.

Além disso, devem ser produzidos documentos específicos para cada relação. Naquele caso do hotel, uma política de privacidade que informasse os inscritos quais dados estão sendo compartilhados, para qual finalidade, com qual respaldo, como e quando serão descartados, etc.

Para os dados dos titulares que são compartilhados, quando a base legal que respalda a coleta for consentimento, é necessária a realização de um termo de consentimento. Políticas de retenção, que prevejam por quanto tempo os dados serão armazenados, e de descarte também são instrumentos necessários aos dados compartilhados.

Panorama tecnológico

A tecnologia deve ser vista como uma aliada na proteção de dados. Para isso, geralmente são feitos mapeamentos tecnológicos para levantar os riscos e mitigá-los. Podemos pensar, por exemplo, naquelas empresas especializadas em realizar inscrições em eventos. Por elas passam todos os dados coletados no momento da inscrição. Assim, para se proteger, é necessário solicitar que essa empresa especifique o software utilizado, além das medidas de segurança da informação adotadas para proteger os dados ali armazenados.

Políticas de privacidade, retenção e descarte também seriam necessárias nesse contexto. Portanto, a adequação à LGPD relativa a relação com seus fornecedores vai variar de empresa para empresa, considerando o tratamento de dados específico que ocorre.

Conclusão

Em síntese, com a vigência da LGPD, as empresas, inclusive as que atuam na área de eventos, devem se preocupar com as relações com seus fornecedores. Isso pois, podem ser responsabilizadas em casos de danos causados no contexto da proteção de dados. Portanto, exija e incentive a adequação a essa nova legislação no momento da contratação e para os fornecedores já contratados. 

Quanto mais medidas de prevenção e segurança forem tomadas, menor o risco de infrações à LGPD. 

Autores: Igor Pacheco Pinzegher e Júlia Zanetti Barbosa


Compartilhe esse conteúdo!

Uma caixa de correio representando a caixa de entrada de email

Ei, quer nossos conteúdos direto na sua caixa de entrada?

Mais de 25.000 empresas já recebem os nossos conteúdos gratuitos sobre produção e organização de eventos. Cadastre-se agora, receba também!