Patrocínio em Eventos: aproveitando melhor as oportunidades

Se tem algo que assusta todo organizador é o patrocínio em eventos. Mas diferente do que muitas pessoas pensam, antes de iniciar a busca por patrocinadores e sofrer por antecipação, é importante fazer a lição de casa.

Uma das piores atitudes que um organizador pode tomar durante o processo de prospecção é enviar propostas irrelevantes e não segmentadas a potenciais patrocinadores. Fazendo isso, você provavelmente não chegará a lugar nenhum e, ao mesmo tempo, desperdiçará o seu tempo e o dos seus prospectados.

Por isso, nesse texto você vai encontrar tópicos abordando temas como:

• Conhecer os seus patrocinadores em potencial;
• Buscar entender bem cada um dos seus possíveis patrocinadores;
• Registrar todas as informações úteis em único local;
• Entender quem está mais propício a aceitar a sua proposta;
• Determinar se o seu evento é compatível com seus objetivos de marketing e sua audiência;
• Entrar em contato com o patrocinador.

Ah! Para facilitar a sua vida, preparamos uma planilha para cadastrar possíveis patrocinadores, além de uma matriz de compatibilidade para descobrir quais deles estão mais propícios a aceitar a sua proposta e a quais os tipos de ações de ativação eles estão mais alinhados.

Espero que goste da leitura! Confira os 5 passos básicos para que você prospectar patrocinadores de maneira mais eficiente e enviar propostas ainda mais assertivas!

5 passos para conquistar mais patrocínio em eventos

1. Crie uma lista de patrocinadores que desejaria atingir

O primeiro passo é reunir em uma lista as empresas e instituições que você gostaria que patrocinassem o seu evento. Enquanto você compõe essa lista, considere o seguinte:

• Quais são as conexões sociais ou de negócios você possui com o patrocinador em potencial?
• Existem eventos similares aos que você organiza? Quais empresas patrocinam esses eventos? Quem são seus competidores?
• Quais produtos ou serviços você indicaria para outras pessoas? Essa resposta tende a lhe garantir alguma noção sobre a sua própria lealdade (e, possivelmente, do seu próprio evento) em relação a certas marcas.

Nesse momento, é interessante que você se atente ao que já tem sido realizado e aos programas de patrocínio em eventos e ações de ativação de eventos similares.

Além disso, revise as principais fontes de informação relacionadas ao tema do seu evento: sites, fóruns, mídias sociais, jornais, revistas, e afins. Continue compondo a sua lista até que você tenha um número robusto de empresas prospectáveis.

Dependendo do tamanho do seu evento, algo entre 25 e 50 empresas pode ser um número interessante para se começar e você sempre pode adicionar novos nomes à lista a medida que novas ideias surjam.

2. Conheça bem cada um dos seus possíveis patrocinadores

Depois de reunir um número considerável de nomes, está na hora de buscar conhecê-los melhor!

Aqui a ideia é adquirir um bom entendimento sobre o que faz das empresas na lista realmente passíveis de se tornarem patrocinadores reais para o seu evento. E como você pode fazer isso? Aqui estão algumas sugestões:

• Site da empresa: esse é, provavelmente, o ponto de partida óbvio nos dias atuais. Observe atentamente o site e busque reunir tudo aquilo que julgar relevante. Dê especial atenção aos produtos e serviços oferecidos, assim como ao histórico da empresa.
• Perfis em mídias sociais: um excelente meio para se conhecer a cultura da empresa a nível de comunicação e relação com os seus clientes e audiência geral são as mídias sociais. Se a empresa possui conta no Facebook, LinkedIn, Twitter e afins (e, provavelmente, terá), é possível que você encontre diversas suposições quanto ao tom adotado pela empresa assim como sobre suas estratégias de marketing.
• Pesquisa no Google: mais uma vez, ainda que pareça que estejamos reiterando o óbvio, a boa e velha busca no Google é sempre digna de destaque. Obviamente, utilize o buscador que julgar mais apropriado. A pergunta que fica é: você está buscando da maneira correta? A partir dos recursos de busca avançada, assegure-se que apenas resultados gerados nos últimos 12 meses sejam exibidos. Isso garantirá que você consiga construir uma imagem mais precisa e corrente sobre a empresa.
• Google Alerts: Você pode já ter levantando todas as informações que julga necessárias sobre o seu possível patrocinador. Ainda assim, é sempre importante ficar atento. Para isso, o Google Alerts pode ser uma excelente ferramenta! Você pode cadastrar o nome da empresa na sua conta e, em seguida, toda vez que o Google encontrar novidades relevantes sobre ela, você será notificado por e-mail.

3. Registre todas as informações úteis em único local

Agora que você reuniu as informações necessárias, é também importante que as mantenha organizadas e facilmente acessíveis para quando iniciar o contato com as empresas prospectadas. Por isso, preparamos uma planilha para que você reúna todos os dados de maneira bastante objetiva. A planilha inclui os seguintes campos para preenchimento:

• Nome da empresa;
• Localização;
• Informações de contato primárias e secundárias;
• Links para website e mídias sociais;
• Listagem dos principais produtos e serviços;
• Audiência da marca;
• Listagem de ações de patrocínio em eventos realizadas recentemente pela empresa;
• Áreas operacionais da empresa que possam ter interesse no patrocínio;
• Anotações gerais;

Você pode fazer o download da planilha clicando aqui ou a partir do link para download no final deste artigo.

4. Descubra quem está mais propício a aceitar a sua proposta

Na hora de entrar em contato com as empresas prospectadas, é importante foco e agilidade e pode ser interessante ordenar a sua lista de acordo com as empresas que tenham mais haver com o seu negócio, ou seja, que estejam mais propícias a aceitar a sua proposta.

Pode parecer difícil, mas com o auxílio da matriz de alinhamento que preparamos, você poderá ordenar o interesse de cada empresa e, além disso, detectar quais os tipos de ações de ativação são mais adequadas para cada uma delas.

A matriz de compatibilidade pode ser encontrada no mesmo arquivo da planilha de registro. Seu funcionamento é bastante simplificado. Basta que você preencha o nome dos patrocinadores na primeira coluna e, em seguida, atribua uma nota de 1 a 10 para cada um dos critérios dispostos nas demais colunas. Os critérios são os seguintes:

• Relacionamento: você já possui algum tipo de conexão social ou de negócios com o patrocinador?
• Objetivos: o seu evento se alinha aos objetivos de marketing do patrocinador?
• Audiência: quão similar é a audiência do seu evento à do seu patrocinador?
• Competição: a concorrência da empresa já patrocina eventos ou iniciativas similares?
• Geografia: o patrocinador atinge o mesmo target geográfico que o seu evento? Ele opera na mesma escala? Diga-se: nacional, regional, estadual, municipal, etc.
• Conforto: o patrocinador se apresenta confortável utilizando patrocínio como ferramenta de marketing? Eles apresentam um histórico consistente de investimento em ações de patrocínio em eventos?
• Dimensão: quão grande é o escopo do patrocinador comparado ao do seu evento? Quanto maior o gap, menor a compatibilidade. Uma empresa multinacional, por exemplo, dificilmente patrocinará um pequeno evento local que sequer tenha alcance municipal.

Após o preenchimento dessa tabela, você obterá o índice de compatibilidade de cada empresa em relação ao seu evento. Empresas que receberem marcação em vermelho apresentam chances mais reduzidas de serem convertidas em patrocinadores. Empresas que receberem marcação em amarelo possuem melhores chances, enquanto empresas que receberem marcação em verde tem grandes chances de serem convertidas em patrocinadores.

A partir dos resultados, você pode melhor direcionar os esforços do seu time de prospecção, privilegiando as empresas que apresentem índice de compatibilidade superior. Além disso, para um contato ainda mais efetivo e alinhado, você pode identificar quais os tipos de ações de ativação são mais apropriados a cada empresa. Para tanto, preencha os demais critérios dispostos ao lado do índice de compatibilidade. Novamente, você deve atribuir uma nota de 1 a 10 para cada critério, de acordo com a empresa avaliada.

• Inovação: quanto o patrocinador demonstra estar comprometido com o tema inovação através de suas ações de publicidade e posicionamento de marca?
• Sustentabilidade: quanto o patrocinador demonstra estar comprometido com o tema sustentabilidade? Ele realiza ações efetivas ou que comunicam seu interesse sobre o tópico?
• Conservadorismo: o patrocinador demonstra apego à escolhas de comunicação e posicionamento de marca que possam ser consideradas convencionais?
• Tradicionalismo: o patrocinador investe de maneira mais consistente em formatos de mídia que possam ser considerados mais tradicionais, como a mídia impressa, televisão, rádio e similares?

Como resultado, você pode verificar quanto cada empresa se alinha à ações de ativação analógicas, ou seja, a partir de papelaria em geral, painéis de divulgação nos eventos e afins; ou a partir de ações de ativação digitais, fazendo uso do website, mídias sociais, aplicativo e similares.

5. Entrando em contato

Agora que você já criou uma lista de possíveis patrocinadores, reuniu suas informações, organizou-as, definiu prioridades e descobriu os tipos de ações de ativação mais apropriados para cada empresa, está na hora de entrar em contato com cada uma delas!

Esse, no entanto, pode ser um tópico completamente à parte, por isso, recomendamos que você baixe o ebook “Patrocínio em eventos: aproveitando melhor as oportunidades“, contendo uma série de dicas quanto à técnicas de abordagens apropriadas nessa fase.

E, claro! Não esqueça de baixar agora a nossa planilha de organização e matriz de compatibilidade para te ajudar a encontrar o patrocinador perfeito para o seu evento!

Para maiores dicas sobre como utilizar a planilha, não deixe de assistir o vídeo de instrução que preparamos!

Quer potencializar as oportunidades de patrocínio em eventos? A mobLee pode te ajudar nas seguintes dúvidas:

• Compreenda melhor as oportunidades e descubra como aproveitar novas oportunidades de patrocínio em eventos;
• Melhore sua proposta para os seus possíveis patrocinadores;
• Prepare o seu time de vendas;
• Construa uma excelente relação com seus patrocinadores.

Se quiser saber mais dicas, temos outro artigo com 12 dicas de como conseguir patrocinadores para o seu evento. Dá uma passada por lá! Falando nisso, se quiser um exemplo prático, conheça o evento RD on the Road: como trazer ainda mais valor aos patrocinadores e expositores.

E se você quer colocar em prática todas as principais de patrocínio em eventos ações que viu aqui, não perca tempo e agende agora mesmo uma conversa com um de nossos consultores para conhecer melhor as soluções da mobLee para te ajudar a fazer um evento de sucesso.