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Organização de eventos | 5 minutos de leitura

4 passos para organizar um planejamento financeiro para eventos

Uma das etapas mais temidas pelos organizadores de eventos é o planejamento financeiro. Saiba como otimizar esse processo!


Montar um planejamento financeiro para eventos detalhado não é uma tarefa fácil. Caso você se esqueça de algum detalhe, toda a organização do trabalho pode ser comprometida.

Mas para que tudo aconteça conforme o esperado, é muito importante ter um controle rigoroso da verba disponibilizada em uma planilha financeira de organização de eventos. Essa medida evita apertos durante a etapa final do evento e garante a qualidade dos serviços oferecidos aos participantes.

Lembre-se, no entanto, de que cada ocasião possui gastos diferenciados, precisando ser organizada financeiramente do zero. Por isso, é fundamental estar sempre de olho em questões essenciais, como preços de fornecedores e locação de espaços.

Pensando nisso, para auxiliá-lo a elaborar um planejamento financeiro para eventos eficiente, listamos neste artigo quatro passos decisivos para ter sucesso. Confira:

4 passos para criar um planejamento financeiro para eventos

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1. Estabeleça o custo total do evento

O primeiro item do planejamento financeiro para eventos deve ser o valor total que pode ser gasto com o evento.

Isso porque a definição do orçamento funciona como o ponto de direcionamento das etapas essenciais para a realização do trabalho como:

Assim, você garante que o gasto com cada serviço não ultrapasse os limites estipulados.

Durante a primeira fase da organização, o maior desafio é adequar os objetivos principais do evento com a quantia disponível para promovê-lo. Para facilitar, coloque as etapas no papel e converse com as lideranças da empresa, com o intuito de compreender os retornos desejados com a ação.

Ao realizar os cálculos, também é importante incluir reservas contra imprevistos. Caso algum fornecedor não compareça no dia marcado, por exemplo, você vai precisar contratar profissionais de última hora.

Normalmente, esse tipo de serviço tem um custo mais elevado, já que se torna indispensável para o sucesso do trabalho. Aqui, uma boa forma de evitar problemas relacionados aos serviços é realizar pesquisas — inclusive nas redes sociais — sobre a credibilidade dos fornecedores envolvidos.

No fim, se nenhum gasto de emergência for necessário, a quantia economizada pode ser transferida para a preparação de um próximo evento.

Não se esqueça, também, de colocar na planilha de custos para eventos os valores das empresas que devem ser contatadas nas próximas etapas. Não observe apenas o preço, considere também o estilo que mais se encaixa com a proposta do evento.

2. Crie uma lista de etapas detalhada

A próxima fase do planejamento financeiro para eventos, depois de produzir o orçamento, é fazer uma lista detalhada com todas as etapas da organização. Avalie a possibilidade de dispensar alguns custos, deixando apenas o que é realmente essencial para agradar aos participantes.

Um evento direcionado apenas ao setor interno da empresa, com cerca de 30 pessoas, por exemplo, não precisará de profissionais para servir. Já em ações maiores, para um público mais amplo, é necessário que a comida disponibilizada circule pelo local.

Lembre-se de que existem alguns itens que jamais devem ser cortados do orçamento: segurança e limpeza, por exemplo, são essenciais para garantir a qualidade de qualquer tipo de ação.

Além disso, é sempre a quantidade de pessoas que define os pedidos relacionados à:

  • alimentação;
  • locação do espaço;
  • contratação de equipe auxiliar;
  • brindes oferecidos pela empresa.

A logística calculada corretamente auxilia no direcionamento da infraestrutura necessária para que tudo aconteça sem aglomerações e longas esperas durante a programação.

Dessa maneira, durante a criação do Planejamento Financeiro para eventos, calcular as necessidades dos serviços de acordo com o número de participantes faz toda a diferença no resultado.

Quanto mais disciplinado você for, mais fácil será manter o controle do orçamento de eventos até o final do trabalho.

3. Organize os dados em uma planilha

Com o cronograma completo em mãos, a próxima ação do fase do Planejamento Financeiro para eventos, é organizar mais uma vez todas as informações.

Para ter o controle total dos dados, você precisa montar uma planilha de custos para eventos prática e objetiva. Felizmente, para isso, há uma infinidade de modelos prontos disponíveis na internet.

No entanto, sempre é um diferencial produzir algo que seja exclusivo para o seu evento. Abaixo, confira os itens que devem constar em cada coluna:

  • o valor unitário;
  • a quantidade que você vai precisar;
  • o total estimado;
  • o valor total gasto com o evento.

A planilha também ajuda a estipular o tempo a ser disponibilizado para cada etapa durante os preparativos do evento. Dessa forma, você se comunica coordenadamente com as equipes envolvidas no trabalho.

Não se esqueça de incluir todos os estágios da movimentação financeira para que no final as contas estejam exatas. Além disso, os comprovantes de pagamento são também muito importantes caso aconteça algum problema posterior com os serviços contratados. Por isso, organize tudo cuidadosamente logo após efetuar qualquer movimentação de valores.

Por fim, como dissemos, o cronograma das atividades do evento também deve ser pensando de modo a evitar imprevistos que possam gerar custos inesperados. Calcule tudo que pode dar errado e tenha um eficiente plano B treinado com os colaboradores para manter a programação nos trilhos.

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4. Busque bons fornecedores

Como Planejamento Financeiro para eventos organizado, chegou o momento de colocar a mão na massa. Agora, você deve entrar em contato com as empresas de fornecedores selecionadas durante a etapa inicial do planejamento.

Consulte, pelo menos, três opções de preços antes de efetivar a contratação e aproveite algumas vantagens de negociar produtos e materiais em grandes quantidades.

Muitos serviços oferecem descontos por contratos antecipados.

Dessa forma, faça ajustes de direcionamento no orçamento conforme as prioridades do evento e procure sempre investir mais no que realmente vai trazer retorno.

Assim, você ganha confiança para trabalhar com tranquilidade em outras áreas da produção. Não se esqueça, também, de adicionar possíveis gastos extras com taxas estipuladas em contrato. Se a programação durar mais tempo do que o esperado, por exemplo, o local pode cobrar taxas pelo horário excedido.

Agora que você tem em mãos as principais dicas para criar um planejamento financeiro para eventos, não deixe de colocá-las em prática!

Com uma organização detalhada, você certamente se sentirá mais confiante para tomar decisões importantes e se preparar contra imprevistos que podem colocar tudo a perder.

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