A organização de um evento engloba diversas etapas. O primeiro brainstorming, a meta de venda de ingressos e a avaliação das métricas no pós-evento são alguns detalhes importantes que já devem estar orientados no projeto. Mas os desafios de eventos vão muito além disso.
Muitos organizadores já sabem dessa informação de cor e salteado: o planejamento é a base do evento. O trabalho começa vários meses antes do grande dia e sempre traz aquele friozinho na barriga.
Seja corporativo, congresso ou um encontro, a organização do evento conta com prazos, metas e objetivos claros para que ele seja um sucesso.
Veja também: Timeline da organização de eventos: chega de enlouquecer com prazos!
É por isso que durante o planejamento, devemos elencar os desafios e entender qual a grande motivação do evento que estamos organizando. Você sabe qual é o seu maior desafio?
Nesse artigo, vamos conversar sobre os 3 desafios de eventos que todo organizador enfrenta durante o planejamento.
3 desafios de eventos enfrentados pelos organizadores
1. Aumentar a receita
A grande expectativa para algumas empresas é que, ao realizar um evento, ele traga lucros – durante e pós-evento. Por isso o alinhamento com a equipe financeira é de suma importância nesse momento.
Para tentar superar esse desafio, muitos organizadores contam com:
- A busca por um número maior de patrocinadores;
- Mais espaços de publicidade no pré, durante e pós-evento;
- Aumento no valor dos ingressos.
Além disso, eles ainda utilizam de várias outras estratégias para trazer um repasse financeiro melhor que nas edições passadas.
Cabe a você entender qual modelo pode ser melhor trabalhado para superar esse desafio e cumprir com o objetivo de aumentar a receita de forma efetiva.
2. Diminuir as despesas
Ninguém gosta de passar pela situação de preparar um evento para 200 pessoas e aparecer somente a metade desse público, não é verdade? Afinal, sua despesa programada foi para o público maior.
Também não podemos esquecer do material gráfico quase sempre é deixado de lado pelos participantes do evento ou jogado fora por conta dos atrasos e mudanças na programação. Ou seja, essa é mais uma despesa.
Para entender o que pode fazer para reduzir esse volume de despesas, você sabe qual a taxa de no show no seu evento? Como você tem calculado os coffee breaks e happy hours para o grande dia? O local do seu evento é apropriado para o tamanho do seu público?
Esses são pontos que requerem cuidado e atenção durante o planejamento da próxima edição, relacionando às métricas e resultados da última edição. Responder essas perguntas antes de começar de fato a colocar em prática as ações para o evento é essencial para investir da maneira certa.
3. Melhorar a experiência dos participantes
Essa é uma grande, se não a principal, preocupação daqueles que estão a frente de algum evento. Conteúdo, networking, espaços, programação… tudo está relacionado à experiência dos participantes.
A memória de todos nós guarda aquilo que valeu a pena participar, e é isso que queremos oferecer, essa lembrança inesquecível para o participante! Utilizar a tecnologia para proporcionar a melhor experiência é uma grande tendência e necessidade do mercado.
Tudo que o participante possa ver, tocar e experimentar contribui para uma melhor experiência. Então vale a pena conhecer melhor o comportamento do seu público para que no fim do evento tenha a certeza de que sim, conseguiu superar mais esse desafio.
Depois de passar por todos esses pontos, o que fica de aprendizado é: não se esqueça de analisar e avaliar cada um dos principais desafios de eventos e se o que você está planejando condiz com a proposta de valor para superá-los.
Se você estiver planejando o primeiro evento e não sabe quais são os melhores prazos e o que precisa para organizar um evento do zero, checklists são uma boa ferramenta para te ajudar a não perder nada de vista para que o seu evento seja um sucesso. Confira aqui o levantamento completo de tudo que você precisa!
Como Implementation Success, me relaciono com os cliente, ajudando na implementação dos produtos e garantindo o sucesso do projeto, além de propor melhorias nas diversas etapas do evento e seus resultados.