Como liderar uma equipe em eventos para que tudo seja um sucesso?

Fazer a gestão e liderar uma equipe em eventos é um verdadeiro desafio. Geralmente, a equipe é formada com profissionais que trabalham como freelancer, e o treinamento e informações pertinentes ao evento são passados nas vésperas do acontecimento.

Então, como conseguir gerenciar os profissionais em uma janela de tempo e interação tão limitada?

Posso ajudar a entender como fazer a partir da minha experiência. Faço um evento anual, há 16 anos, onde realizo a contratação de mais de 70 pessoas, que trabalham no evento de 3 a 6 dias.

Meu envolvimento com o cliente e as equipes inicia 12 meses antes da realização. Essas equipes geralmente são de:

• Planejamento;
• Reuniões;
• Atividades paralelas;
• Atividades patrocinadas.

Preciso passar MUITAS informações para a equipe, que irá trabalhar por um período muito curto. Então como envolvê-los e garantir o comprometimento no trabalho? É isso que você vai saber a partir de agora, com base no meu método utilizado para liderar uma equipe em eventos.

Método prático para liderar uma equipe em eventos

Desde que comecei a coordenar essa equipe, adotei um método, que é bastante eficaz.

Dividido esses profissionais em várias áreas diferentes do evento:

• Secretaria: atendimento aos inscritos e a novos inscritos;
• CAEX: atendimento ao expositor e fornecedores oficiais da montagem da exposição;
• Salas: são mais de 15 salas simultâneas de cursos, com mesa-redonda e conferências;
• Sala VIP: atendimento aos convidados internacionais, diretoria, palestrantes e autoridades;
• Mídia Desk: atendimento aos palestrantes para entrega de apresentações;
• Guarda Volumes: espaço para armazenar bagagens dos participantes;
• Painéis: exposição de mais de 1000 posters de trabalho;
• Informações Gerais: aos participantes que estão chegando ao evento, para retirar credenciais, fazer inscrição, descarregar palestras, localização de stands, entre outros;
• Abertura Oficial: montagem, script, decoração, entrega de prêmios, reserva de cadeiras, etc.

A melhor forma que encontrei para ter uma equipe coesa e alinhada foi dar um treinamento na véspera do evento, no período de montagem.

No treinamento, passo todas as informações, pertinentes ao evento e faço um tour com a equipe toda, pelo local, centro de convenções e pavilhão. Apresento a equipe ao nosso staff, indicando quem é a pessoa responsável por cada área.

Depois divido a equipe por área escalada e passo informações detalhadas, material impresso para consulta e alinhamento. Fazemos também simulações nos programas, ensaios e circuitos nas atividades envolvidas.

Além disso, há áreas mais complexas, onde existe uma coordenadora com mais informações para auxiliá-los quando necessário.

Liderar a equipe de eventos é um processo contínuo

Durante todo o dia, e em todos os dias, passo de área em área, dando suporte e esclarecendo dúvidas. É importante dar um feedback para cada área, sempre apontando os pontos positivos.

Com esse método, conseguimos ter um resultado melhor da equipe. Concluindo essa parte, quanto mais o freelancer tem as informações claras das atividades a qual foi escalado, e percebe que não está solto no contexto, mais ele se envolve no trabalho.

Todo esse cuidado e planejamento anterior, deixa claro para cada stakeholder que a organização, métodos, coordenação e participação dele é importante para o desenvolvimento do trabalho.

Uma curiosidade desse processo foi perceber que em situações eventuais nós conseguimos ter agilidade para resolver tudo com a participação ou sugestão da equipe.

É preciso manter o controle no pós-evento

Quando finalizamos o evento, faço a distribuição de uma pequena pesquisa e peço que todos apontem os pontos que podemos melhorar para as próximas edições, além de relatos pertinentes ao trabalho.

Essa é uma forma simples, mas bastante eficaz, de coordenar o trabalho de cada área e fazer a Gestão da Equipe de forma que o evento transcorra com sucesso.

Um evento de Sucesso, precisa ter o engajamento de todas as pontas. Ele não depende apenas da programação, do planejamento, das pesquisas, da promotora e da organização, mas também do trabalho dos bastidores, da equipe de montagem, dos fornecedores alinhados e do atendimento eficaz durante o evento.

Espero ter ajudado a entender qual a sequência de trabalho ideal para liderar uma equipe em eventos!