Engajamento em eventos online e híbridos: 4 passos para melhorá-lo

A indústria de eventos já mudou. Isso é certo. E esta crise mudará o status do mercado de eventos mundial de forma definitiva após o fim da quarentena. 

Enquanto o presencial não pode acontecer, os eventos online continuarão dominando a cena. Após o fim da quarentena, toda a experiência com o digital, estimulará fortemente os evento híbridos e virtuais que passarão a ser recursos usados como nunca. Se você ainda não sabe o que é e como fazer, a saída é a capacitação imediata. E de qualidade. Ganhará maior espaço aquele profissional e empresa que tiver o conhecimento necessário para operacionalizar essas modalidades digitais.

Mas quais serão essas mudanças? 

Nas estratégias? No formato? Na quantidade de pessoas por ambiente? No perfil e necessidades dos participantes? No tipo de patrocínio? Nas opções de networking? No engajamento pré, antes e pós? A resposta é sim para todas essas perguntas. Os eventos online têm características diferentes do presencial, a começar pelo ambiente virtual onde é realizado. Isso promove impactos significativos em todos os componentes, mas aqui vamos falar sobre engajamento em eventos online.

 A atenção no evento digital é muito fugaz, ou seja, é muito fácil se distrair,  afinal, por mais que o evento seja interessante, ficar sentado sozinho em frente à  tela do computador por horas a fio apenas escutando alguém falar, demanda esforço hercúleo para manter-se atento. 

Se no evento presencial já é difícil essa tarefa, no digital ela é impensável. Isso faz com que, depois do conteúdo excepcional, a tarefa mais relevante do profissional de eventos é conseguir o engajamento dos participantes durante todas as fases do evento digital. 

Os quatro passos do engajamento 

Precisa ficar claro que o engajamento é parte integrante do seu evento digital e deve ser considerado uma amálgama que está por toda parte do seu evento. Portanto, o seu direcionador está nos objetivos pré-definidos no projeto. Partindo  desses objetivos é que se iniciam as etapas do engajamento, que terá um plano de comunicação especificamente elaborado a partir desta referência e deverá ser o mais amplo possível.

A finalidade do engajamento em eventos online está concentrada em envolver o público com o evento e oferecer networking relevante.

Entenda os seus públicos

Existem 3 públicos que precisam da sua dedicação para que possam se integrar nas suas esferas de envolvimento. Cada um deles demanda atitudes diferenciadas e elaboradas especificamente para estimular as ações:

• Entre os participantes;
• Deles para com os palestrantes;
• Deles para com os patrocinadores.

Defina os seus canais de engajamento

O próximo passo está em definir quais os canais que podem ser utilizados para o engajamento:

• Redes sociais;
• Event app;
• Recursos da plataforma de streaming e;
• Recursos da plataforma de engajamento.

Meios utilizados

A seguir, defina quais os meios que serão utilizados. Eles  podem ser agrupados em:

• Ferramentas interativas – aquelas que estimulam a ação. Agrupa soluções como Q&A, polling, pesquisas e outros;
• Conversas – favorecem a troca de mensagens como chats e bate-papos;
• Ferramentas imersivas – aquelas que favorecem a imersão, Inclui opções como soluções de RA – Realidade Aumentada, RV – Realidade Virtual e RX – Realidade Mista.

Atividades e formas de engajamento

Em seguida, defina as atividades que serão escolhidas para todos os momentos necessários:

• Desafios;
• Pesquisas e enquetes;
• Postagens;
• Games, etc.

NETWORKING E MATCHMAKING

É usado para criar vínculos corporativos de grande valor e assim conectar oportunidades de negócios e facilitar o encontro de profissionais e experts que tenham os interesses similares. Quanto maior o público, mais relevante será o uso da tecnologia e dos algoritmos para ajudar as pessoas a encontrarem aqueles que têm os mesmos interesse ou necessidades. Mudar as pessoas a encontrarem aqueles que têm os mesmos interesse ou necessidades.

No evento híbrido ou virtual, o planejamento deve considerar o tamanho do público online e presencial desejados, além da análise do perfil e outras informações, para criar tags que facilitam a escolha das características que comporão o perfil do público-alvo.

O matchmaking é o cruzamento de interesses pessoais para identificação de afinidades entre as pessoas. Também é muito importante, tanto para o networking, quanto para o engajamento do público presencial com o público remoto.

BREAK OUT ROOMS

São salas de apoio ou salas de bate-papo virtuais onde os participantes podem interagir entre si. Eles podem ser selecionados aleatoriamente ou pré selecionados para conversar, trocar ideias e aprofundar o conteúdo do palestrante.

GAMIFICAÇÃO OU DESAFIO AMIGÁVEL

Gamificação é a atividade competitiva que estimula a participação em ações direcionadas à uma finalidade específica. Pode ser realizada através da conquista, acúmulo e resgate de pontos por ações ou tarefas rastreáveis e mensuráveis.

VOTAÇÃO, QUIZ, Q&A E PESQUISAS

Visam estimular o participante a interagir através de respostas pontuais e de perguntas ao palestrante.

OUTROS

Há ainda vários pontos de engajamento, tais como:

• Conversas – chats, comentários.
• Postagens – postagem de comentários, fotos e vídeos, que podem ser projetadas em media wall em uma área central do evento presencial ou transmitidas  no evento digital.
• Prêmios aleatórios – além dos desafios, distribua prêmios diversos aleatoriamente.

Não limite a sua criatividade apenas aos exemplos acima. O engajamento no evento digital pode e deve ser muito maior do que eles. O tipo de conteúdo, a duração com que é entregue e até mesmo a quantidade de câmeras que estão sendo utilizadas na captação das imagens podem influenciar na percepção de valor e no grau de atenção dedicada pelos participantes ao evento.

O público-alvo dos eventos virtuais fica mais sofisticado a cada dia que passa e a cada evento online que participa. Faça você também benchmarking e capacite-se profissionalmente  para aprender rápido e atender à demanda crescente por este formato.