Como conhecer o público do evento pelo formulário de inscrição?

Gostaria de começar esse conteúdo com uma provocação para você que já realizou algum evento: antes do grande dia, você já sabia qual o perfil completo dos participantes? Bem difícil ter uma resposta precisa, não é mesmo? Isso acontece pela dificuldade dos organizadores em conhecer o público do evento.

Por mais que o seu planejamento seja focado em atrair determinado tipo de público, será que suas ações vão dar o resultado que tanto espera?

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A melhor forma de fazer isso na prática é utilizando o seu formulário de inscrição do evento. Com ele, você consegue captar as respostas certas e conhecer o público do evento com precisão.

Mas você sabe como conhecer o público do evento usando essa ferramenta? Não se preocupe! Neste post vamos te mostrar agora o que precisa fazer para conseguir colocar essa estratégia em prática.

Qual a importância de conhecer o público do evento?

Antes de entender como fazer o trabalho de conhecimento do público na prática, precisamos entender os motivos que tornam essa ação um ponto fundamental na organização de eventos.

Na verdade, o perfil de participantes de um evento devem ditar as ações que serão feitas no grande dia. Mas para ter certeza das informações que precisa solicitar, é preciso definir antes os seus objetivos com o evento.

É através dessa informação que você consegue fazer um evento perfeito, com as ações mais assertivas possíveis, desde a comunicação que deve ser feita até o próprio perfil dos palestrantes que precisa colocar no palco.

Mas não é só isso! Conhecer o público do evento vai ajudar em vários outros pontos estratégicos como:

• Definição da estrutura do evento: além da quantidade, o perfil do público pode ser um fator essencial para fazer a montagem da estrutura prevista para o evento;
• Patrocinadores: a captação de patrocinadores é uma das maiores dificuldades para os eventos, mas com o perfil bem mapeado do público presente esse trabalho pode ser bem mais fácil. Um dos diferenciais para atrair mais patrocínio para eventos é comprovar que o público-alvo das empresas estará presente;
• Expectativa do público: ao fechar a compra de um ingresso para se tornar participante do evento, o público sempre cria uma expectativa do que vai encontrar. E conhecendo o perfil, fica mais fácil entender o que estão esperando no grande dia.

Peça as informações que precisa usando o formulário de inscrição

Ao realizar uma inscrição para eventos, nós já preenchemos uma série de informações básicas para conseguir fechar a compra dos ingressos.

Então a saída para conhecer o público do evento é realmente usar esse formulário para fazer as questões certas. É importante planejar o que de fato vai ser relevante para a organização do evento e como as respostas podem influenciar suas ações futuras.

Nesse caso, o armazenamento e análise dos dados gerados através dos formulários vai fazer toda a diferença para adotar novas estratégias antes do dia do evento chegar.

Exagerar nas perguntas é um erro?

Depois de entender que são através das perguntas que usamos no formulário de inscrição que vamos conhecer o público do evento, sempre vai surgir a dúvida: será que colocar muitas perguntas vai interferir na conversão dos interessados em participantes?

A dúvida é comum porque nós mesmos, como usuários, sabemos que o preenchimento de formulários não é algo tão legal de fazer. Muitas vezes nos deparamos com uma certa impaciência no momento de preencher as respostas para baixar algum material ou fazer registrar a participação em algum evento.

Isso pode impactar em alguns pontos como:

• Preenchimento de informações erradas;
• Desistência da compra no meio do caminho;
• Divulgação negativa do seu evento.

Mas para evitar que isso aconteça com seu evento, pode seguir alguns caminhos diferentes:

Faça testes nos formulários

Nesse ponto, é importante trabalhar com testes. Apenas na prática vamos saber como seu público vai lidar com os formulários que forem criados. Então você pode adotar uma sequência de ações como:

• Definir períodos específicos para manter os modelos de formulários;
• Ter uma rotina de análise da conversão com os formulários.

Mas de imediato, não exagere na quantidade de perguntas que são solicitadas de uma única vez. Você pode solicitar as indispensáveis mas também usar uma ou duas a mais para obter as informações que precisa.

Crie outros formulários para o público inscrito

Outra alternativa para captar o máximo de informações dos seus participantes é criar outros formulários e usar canais diferentes para captar os dados.

Você pode criar uma campanha de email marketing, direcionado para seus inscritos, tentando captar novas informações depois de já ter a confirmação de compra. O importante é focar na mensagem certa para conseguir o máximo de adeptos com essa estratégia diferenciada.

Para melhorar ainda mais esse trabalho com o seu evento, é importante que conheça o Register, ferramenta ideal para você otimizar o seu processo de venda de ingressos e conhecer o público do evento.

Ele possibilita a criação de formulários customizados para colocar em prática todas as ações relacionadas às perguntas que precisa fazer para os seus participantes.

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