Feiras de negócios: 5 passos para conseguir os melhores resultados

Em janeiro tive o prazer de participar da palestra do Fernando Lummertz aqui em Florianópolis. Você o conhece? Bem, se você organiza eventos ou tem interesse em participar ou expor em feiras de negócios, deveria conhecer! Ele é consultor especializado em feiras e criador da Rede Feiras | UNIFEIRAS!

Mas calma, se não conhece… Resolvi escrever esse post com todas as informações que coletei durante a palestra e os aprendizados que obtive sobre eventos, em especial feiras de negócios. Espero que te ajude de alguma forma! Depois não esqueça de deixar seu comentário com o que achou, combinado?

Lummertz iniciou a sua palestra comentando como o volume de feiras nos últimos 10 anos vem diminuindo. E eu vou iniciar meu texto com a mesma pergunta: você sabe qual o principal motivo para esse declínio?

A nova geração

Algumas das pessoas que já nasceram com acesso à internet encontram, hoje em dia, menos valor nas relações interpessoais. Podemos notar isso observando que o público fica 9 horas por dia conectado à rede pelo celular.

O que isso muda? O Brasil é o terceiro país do mundo em questão de tempo no celular e isso vai de contrapartida às outras gerações que já estavam acostumadas com interações físicas. Afinal, participar de uma feira há uns anos atrás tinha como objetivo obter informações que nem sempre estavam disponíveis em outros lugares, como online, por exemplo.

Mas há uma certa ilusão em achar que todo o conteúdo está disponível no meio virtual. A internet pode agregar muito, mas também pode ser superficial quando você precisa se aprofundar de verdade em determinado assunto, levando ao usuário a disponibilizar informações pessoais para conseguir ter acesso a determinado conteúdo que não está disposto gratuitamente na internet.

Essas mudanças que acompanhamos no mundo digital, já aconteceram no mundo físico há muito tempo atrás, quando as revistas perceberam que a publicidade necessitava ser paga em determinados veículos, como por exemplo, informes publicitários, encartes de revistas, grandes jornais, etc… A única coisa que mudou não foi o conceito e sim a plataforma.

Entretanto, mesmo a tecnologia avançando e ganhando força no mercado de eventos, as relações interpessoais ainda são fundamentais para fortalecer os laços entre participantes, expositores e a própria organização de eventos. Por isso, os organizadores e promotores dos eventos estão cada dia mais investindo em tecnologia que estimule o engajamento e o networking dos participantes, melhorando a experiência antes, durante e pós-evento.

Tecnologia em feiras de negócios

As tecnologias no mundo das feiras de negócios são muito bem vindas. Na verdade, sempre foram, mesmo que em algumas fases do mercado de eventos não a considerassem tão importante.

Embora alguns organizadores ainda pensem “Mais um custo para meu evento? Realmente vai agregar algo?”, a tecnologia tem um papel muito importante nas fases dos eventos. Principalmente para preencher a lacuna e melhorar a comunicação entre a organização, participantes, expositores e patrocinadores.

É importante lembrar que o evento ocorre em três fases e que todas elas têm sua importância. É preciso dar a devida atenção a todas, ainda mais quando se trata de feiras B2B, onde a intenção do participante é fazer compras e dos expositores, vender.

Saber mais sobre tecnologias para eventos

Geralmente, as vendas não são concretizados durante o evento e a grande maioria, aproximadamente 67%, concretizam-se entre 6 e 12 meses após seu término. Ou seja, apenas 33% dos negócios são concluídos durante a feira. (pesquisa realizada pela AUMA)

Pesquisas mostram que a maioria (71%) dos frequentadores das feiras de negócios são detentores de poder de decisão ou influência, ou seja, que planejam fazer uma compra dentro dos próximos 12 meses.

Mas então, se durante o evento esse número é tão baixo… Por quê participar ou expor em feiras de negócios?

Por quê participar e expor em feiras de negócios ?

Como participante de diversos eventos, eu sei que existem feiras e feiras… Algumas nos deixam encantados, mas muitas vezes acabamos saindo decepcionados. Por isso, a principal dica que levei dessa palestra é que, se você for expor em uma feira, não enrole: apresente seu negócio sem disfarces.

As principais vantagens de expor em um evento

Uma pesquisa realizada por Fernando Lummertz, cerca de 8.000 expositores levantaram os principais pontos e vantagens de expor em uma feira de negócios. Confira os benefícios:

• É a mais eficaz ferramenta de marketing e vendas e a que apresenta a melhor relação custo x benefício;
• Mantém um contato direto e pessoal com potenciais compradores, para aproximação, criação de vínculos e realização de negócios;
• Desenvolve e refina um privilegiado mailing de prospecção;
• É um palco de lançamento para novos produtos/serviços;
• Permite realizar vendas durante e pós-feira;
• Gera branding – difusão de marca – imagem e visibilidade pessoal e empresarial;
• Obtén mídia espontânea (gratuita).
• Desenvolve parcerias e alianças;

Pontos decisivos para o êxito da participação

• Planejamento – definição de objetivos claros e criação de um manual de atuação para a feira;
• Plano de divulgação – atraindo visitantes ao seu estande;
• Estande compatível com os objetivos;
• Equipe treinada para o atendimento na feira;
• Produtos e serviços adequados às expectativas do comprador;
• Administração rigorosa da fase pós-feira.

Definição dos objetivos de participação

Para que tudo saia conforme o esperado e o evento seja um sucesso, é preciso definir seus objetivos como expositor.

O que você pretende conquistar participando de um evento? Apresentar um novo produto para 200 novos potenciais clientes? Fortalecer o relacionamento com os 100 principais clientes ativos que estarão presente no evento? Efetuar a venda de X produtos com meta de R$ XXX,00?

Após alinhar os principais pontos com a equipe de organização e definir um objetivo comum, defina o seu manual de atuação. A seguir, confira o checklist para fazer seu manual e distribuir para a equipe.

Manual de atuação

• Definição da equipe – pré, durante e pós-feira e distribuição das tarefas de preparação – eleger uma liderança;
• Definição de tarefas no estande;
• Ações pré-feira que poderão conduzir ao alcance dos objetivos;
• Definição das ações pós-feira: quais serão, quando serão feitas, por quem serão realizadas e quem irá monitorar.

O plano de divulgação também é fundamental

• Criar uma lista de clientes atuais por ordem de importância para os negócios;
• Criar uma lista de potenciais clientes igualmente por ordem de importância para os negócios;
• Não se limitar a enviar apenas o convite da promotora da feira;
• Controlar a distribuição dos convites de modo que seja possível fazer o confronto pós-feira de quem atendeu ou não ao seu convite;
• Criar formas diferenciadas de convidar, contemplando os diferentes graus de importância dos convidados. Se você não der importância a como está convidando, certamente o convidado não dará importância ao convite.

Saber mais sobre divulgação em eventos

Plano de divulgação de apoio e ampliação de resultados

• Assessoria de imprensa e comunicação – criação dos textos de divulgação em linguagem editorial e publicitária;
• Mídias – aquelas que cobrem o setor e redes sociais – na forma de propaganda e na forma de publicidade.

Principais tarefas no estande para distribuir ou assumir

1. Atendimento inicial (primeira impressão)

Foco na abertura: “Você nunca terá uma segunda chance para causar uma boa primeira impressão.”

2. Triagem (encaminhamento objetivo)

Se o atendimento for realizado em equipe (ou por recepcionistas), o primeiro contato deve ser muito objetivo para auxiliar a encaminhar para a pessoa certa.

3. Vivência ou experiência

Causar uma recordação, um impacto memorável, uma emoção no cliente tem se tornado diferencial competitivo em um mercado extremamente disputado. Esse é o chamado marketing experience, ou marketing de experiência.

4. Estande compatível com os objetivos

Existem perguntas comuns entre os expositores como: qual é a melhor localização para um estande? O estande deve ser aberto ou fechado? Deve ter Buffet, bebidas alcoólicas? A resposta sempre será a mesma: depende dos objetivos.

A divisão ideal da equipe de atendimento durante as feiras de negócios

• Pescadores – aqueles que circulam no evento (feira, congressos, seminários, palestras, etc) com a tarefa de identificar, atrair  e levar mais visitantes ao estande, ampliando a participação na feira.
• Tratadores – aqueles que ficam no estande para receber e negociar com os visitantes.

1. Produtos, serviços e atendimento adequados às expectativas do visitante

Você sabe o que o visitante da feira busca?

• Novidades (produtos e serviços novos ou novas aplicações);
• Relacionamento para negócios futuros;
• Informações relevantes;
• Benefícios em geral  (incentivos, cursos, livros, descontos, brindes, convite para algo de valor percebido);
• Ser bem recebido no estande do expositor.

2. Equipe de atendimento bem treinada

O ambiente das feiras de negócios é muito diferente daquele no qual a equipe de vendas trabalha habitualmente. Ele requer técnicas específicas de abordagem, retenção, definição do contato e adequada preparação para a fase pós-feira.

O tempo é curto para atrair o visitante implica em discurso curto, objetivo e atrativo. Por isso, preparamos para você o passo a passo para preparar a equipe de vendas para o seu evento.

3. Recebendo o cliente no estande

Chegou o dia do evento, o dia de receber participantes e clientes em seu estande. E aí? Está pronto para fazer um evento de sucesso?

Comece abordando o participante dizendo seu nome e sua função. Aproveite para dar um cartão de visitas ao visitante logo que ele ingressar no estande e aguarde por alguns segundos pela reação dele.

Após ter uma conversa que faça sentido com o seu negócio e sentir que encontrou um potencial comprador, colete os dados da sua credencial com o collect (coletor de dados) disponível na feira e trabalhe esse contato assim que puder. Como? Bem, existem inúmeras formas, desde uma campanha de e-mail marketing até mesmo ligações.

Quando o visitante entra no estande, lembre-se de algumas dicas fundamentais:

• Não “atacá-lo” precipitadamente, é importante que ele conheça o estande e encontre o seu centro de interesse;
• Atendê-lo prontamente no momento em que solicitar sua intervenção e quando necessário, encaminhá-lo à pessoa correta;
• Não se aproximar pelas costas, abordá-lo sempre de frente;
• Banir o clássico: “Posso lhe ser útil ?”, pois, geralmente, resulta em uma resposta negativa. Use expressões mais objetivas e que geram respostas adequadas, como: “Olá, já conhece os nossos produtos ou é a primeira vez?”

Objetivos da comunicação	Zonas de interesse
Apresentar produto ou serviço	Interesse comum
Enfatizar benefícios	Interesse potencial
Comprovar resultados	Interesse genuíno

Quando o visitante permanece no estande

• Administre o tempo das visitas de maneira racional e elegante, principalmente em estandes que servem bebidas alcoólicas todo cuidado é pouco;
• Lembre-se que você precisa receber muita gente e que um visitante não atendido raramente retorna ao estande que não pode recebê-lo;
• Todos os expositores concorrem com você pelo tempo do visitante.

4. Relatório Pós-Feira

Registre as informações gerais sobre

• A participação da empresa;
• A participação dos concorrentes;
• A montagem (visual e funcionalidade) do seu estande;
• A localização do seu estande em relação ao fluxo de visitas;
• Tudo o mais que julgar relevante;

Com isso, será bem mais simples avaliar resultados, corrigir rumos e decidir sobre participações futuras nesta e em outras feiras de negócios. Além disso, não esqueça de acompanhar as principais métricas de desempenho do seu evento.

5. Administração da fase Pós-Feira

• Analise e classifique os registros de motivo de visita;
• Separe aquilo que requer ações de marketing e ações de vendas;
• Feedback de participantes;
• Monitoramento.

Conclusão

Resumindo, se eu pudesse deixar uma mensagem para você sobre o que aprendi na palestra é que estar presente em uma feira de negócios é um privilégio. Mas lembre-se: só haverá um pós-feira bem feito quando houver uma adequada preparação pré e durante ela.

Trabalhe duro, aproveite cada minuto e colha os bons resultados.

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