A importância de fazer uma agenda de entrega para expositores de eventos

Todo evento deve partir de uma premissa: a missão de produzi-lo é do organizador, enquanto os expositores de eventos precisam ser conduzidos para aproveitar o máximo possível todas as oportunidades que o espaço pode oferecer, e os participantes devem ser preparados para viverem a melhor experiência diante de tudo o que foi planejado.

Uma das grandes dificuldades dos patrocinadores é lidar com eventos onde as operações vão muito além dos seus interesses, que geralmente é comercializar, fazer networking e posicionar muito bem suas marcas.

Ao invés disso, é exigido “mão na massa” desses expositores em relação à estrutura e auto preparação, e – muitas vezes não acostumados a patrocinarem – acabam lidando com atividades não planejadas (e pesadas hein!) à medida que a data do evento vai chegando.

Logo, ganha o organizador que oferece opções de arquitetura e define muito bem todos os touchpoints dos expositores com o seu evento. Criatividade é a ferramenta indispensável nesse momento, pois construir uma experiência única para os expositores, que só o seu evento pode dar, é um adorável e fundamental desafio!

Qual o touchpoint mais importante para os expositores de eventos?

O primeiro touchpoint que deve ser entregue após a comercialização de uma cota de patrocínio é uma agenda de entregas para expositores, que irá guiá-los até o grande dia. Isso finda a ansiedade dos mais planejados, que conseguem visualizar as entregas de uma maneira clara.

A agenda também auxilia os expositores que têm dificuldade de absorver esse tipo de atividade em suas operações, pois os leva a um planejamento indispensável, diante das deadlines exigidas pelos produtores.

Evitar imprevistos e falta de informação pode livrar a organização de grandes incômodos. Por isso, é importante ressaltar aos expositores a importância das deadlines propostas.

Quando o organizador traz isso com firmeza, explicando que a intenção primordial é proporcionar a melhor experiência para todos, é mais fácil de garantir respeito aos prazos.

O que considerar numa agenda de entregas para expositores de eventos?

É importante mapear as atividades pensando no antes, durante e no pós-evento. Abaixo seguem alguns exemplos que podem ser considerados:

• Antes: Planejamento de estrutura do estande (definição da arquitetura, entrega da arte, validação de conteúdos), propostas de comunicação / merchandising , apresentação do perfil de público, dicas de logística, entrega de materiais, horários de abertura e encerramento, contatos gerais, boas práticas.
• Durante: horário mínimo para abrir e fechar o estande, informações de estacionamento, credenciamento da equipe, limpeza, movimentação de materiais, internet.
• Pós: Desmontagem, próximos passos, recebimento dos leads, feedbacks.

Outras atividades que não são responsabilidade do organizador mas os expositores devem considerar:

• time ideal para comercializar no evento,
• planejamento de metas comerciais,
• treinamento do time de vendas focado no público presente,
• estratégias pós evento para aprimorar os contatos feitos,
• palestras indicadas para o perfil do patrocinador.

Poucos patrocinadores, principalmente os de primeira viagem, atentam a estes pontos. Então é de muito valor quando a organização – que entende do seu público e da dinâmica do evento como ninguém – trabalha proativamente no desenvolvimento dos expositores.

Imagine quão grandiosa pode ser estratégia construída à quatro mãos quando unimos esses dois lados do conhecimento?

Na C45, nos deparamos com desafios nesse viés todos os dias, seja por parte dos eventos ou por parte dos patrocinadores, e é usando a criatividade como ferramenta estratégica de vendas que podemos gerar um ambiente propício para experiência e, por consequência, para comercialização.

Definir uma agenda de entregas para expositores de eventos é o primeiro passo para criar uma relação positiva e de transparência com esses parceiros. Pensar nas suas experiências e resultados é pensar num vínculo que o fará retornar ao evento todos os anos… e isso também é sucesso para os organizadores, certo? :)