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Cases de Sucesso de eventos, Tecnologia em eventos | 4 minutos de leitura

VP Eventos: usando a tecnologia para criar um evento de sucesso

Veja o case de sucesso da VP Eventos, que adotou a solução do aplicativo para superar seus desafios e criar uma série de eventos de sucesso


Realizar um evento de sucesso não é tarefa fácil. Agora, como fazer para ter sucesso em vários eventos ao mesmo tempo?

Esse foi o grande desafio da VP Eventos, empresa responsável por realizar a série de congressos do Centro de Nutrição Funcional.

Conheça agora quais as dificuldades encontradas, os desafios e as ações realizadas nos eventos para cada um deles atingirem o sucesso esperado.

Sobre os eventos

Os eventos promovidos pela VP Eventos foram os congressos regionais que são referência em nutrição funcional. Em 2018, foram realizados os eventos listados abaixo:

  • I Congresso Sul Brasileiro de Nutrição Funcional;
  • III Congresso Norte Nordeste de Nutrição Clínica e Esportiva Funcional;
  • II Congresso de Fitoterapia Clínica;
  • VII Congresso Brasileiro de Fitomedicina.

O principal objetivo de cada evento era gerar e melhorar a disseminação de conteúdo científico relacionado a cada um dos temas centrais.

Público dos eventos

Na série de Congressos do Centro de Nutrição Funcional, o público-alvo são os profissionais, estudantes da área de nutrição e demais interessados pelo tema.

Com isso já dentro do planejamento, foram traçadas estratégias de divulgação que alcançassem esse público específico.

Principais desafios

São vários os desafios encontrados pelos eventos, que no caminho de preparação se tornaram os principais objetivos traçados para a série de eventos organizados pela VP eventos. Confira cada um deles:

  • Tornar o evento sustentável;
  • Trazer atualizações dinâmicas;
  • Integrar os participantes;
  • Ter um importante canal de comunicação;
  • Promover o networking entre os participantes.

Soluções

Para superar esses desafios e alcançar os objetivos, foi adotada uma tecnologia como principal solução para os eventos.

A VP Eventos escolheu o aplicativo próprio para o evento. Com o Engage, solução desenvolvida pela mobLee, a equipe conseguiu trabalhar para superar todos os desafios que foram mapeados.

Como cada um dos eventos possui um forte viés de sustentabilidade, o principal foco foi cortar todo o uso de papel em cada um deles. Ou seja, todo o material impresso foi substituído pelos dados presentes no aplicativo.

Objetivos com o app: Sustentabilidade + integração + comunicação

A ideia da comunicação com o app foi centralizar todos os eventos da VP em uma única plataforma, trazendo bastante conteúdo e interação para o público interessado. Esse foi o principal direcionamento ao adotar o aplicativo.

imagem representando o aplicativo utilizado pela vp eventos

Imagem: aplicativo utilizado pela VP Eventos

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Direcionamento do app

Para encontrar o melhor caminho que levasse a todos os participantes terem o acesso ao aplicativo, foi feito um direcionamento diferenciado para essa solução.

Nesse caso, o aplicativo possui o formato multieventos, onde todos eles podem ser acessados pelo mesmo app em cada data específica dos eventos. É a melhor maneira de engajar os participantes e divulgar todas as edições trabalhadas pela empresa.

Como um dos objetivos também era promover o networking e interação entre participantes, foram utilizadas algumas ações inovadoras ao longo do evento, como sorteios e alguns quiz para promover a adoção do app.

Resultados de destaques nos eventos

A solução implementada pela VP Eventos com o Engage criou um evento de sucesso para o público participante. E entre os principais destaques de resultado podemos listar os seguintes pontos:

  • Divulgação antecipada do app: essa ação facilitou a adoção dos usuários, deixando cada um mais familiarizado com a plataforma antes do evento (a meta era de 60% de adoção pelo público para os eventos, e todos eles bateram essa meta);
  • Utilização dos recursos de engajamento durante o evento: perguntas, enquetes, posts, avaliações e feedback. Todos os recursos foram bem utilizados e promoveram o engajamento do público;
  • Envio de notificações linkadas com páginas internas do app: notícias científicas, programação e divulgação de palestrantes foram ótimos recursos para estimular o acesso e engajamento no aplicativo;
  • Utilização de banners na timeline do app: utilizaram os espaços de publicidade para publicar imagens, orientações e informações sobre o app. Foi uma forma bem interessante de destacar os recursos disponíveis no aplicativo;
  • Centralização das informações sobre o evento no app: o aplicativo realmente se tornou um excelente canal de comunicação para o VP Eventos.

Ao longo dos eventos, mais de 2500 downloads foram realizados e 1900 usuários ficaram logados na plataforma, gerando um alto nível de envolvimento e interação.

gráfico representando o número de downloads e adoção do aplicativo da VP Eventos

Imagem: relatório retirado da plataforma da mobLee

Próximos passos

A série de eventos que acontecem ao longo de 2018 se encerram com o XIV Congresso Internacional de Nutrição Funcional, que é o principal entre todos eles. Ele acontecerá no segundo semestre, entre os dias 13 e 15 de Setembro, na cidade de São Paulo.

Alguns recursos disponíveis no aplicativo ainda não foram utilizados nos eventos do 1º semestre. Entre eles está o Gamification, que será lançado no congresso internacional.

Esse será um passo a mais para diversificar a atuação dos participantes ao longo de um grande evento.

Nosso objetivo com o aplicativo, desde o princípio, foi agregar valor aos nossos eventos e enaltecer todos os benefícios que iríamos entregar aos nossos clientes. Criamos uma área de feedback para entender melhor a usabilidade no aplicativo e satisfação do evento. Essas ações conseguiram nortear quais os ajustes que deveríamos priorizar para entregar ao público-alvo uma boa experiência, tudo isso de maneira completa e única!

Denis Castilho

Analista de Comunicação e Artes da VP Eventos

Gostou de saber mais sobre esse evento de sucesso? Então veja nossa página completa com as várias histórias de sucesso dos parceiros da mobLee ao longo dos seus eventos.


*Este post contou com a ajuda do nosso time de sucessoGiovana Moser.


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