Planejamento | 5 minutos de leitura

Veja as 6 melhores ferramentas para organizar a produção de um grande evento

Separamos algumas ferramentas que podem te ajudar a organizar um grande evento


Grandes eventos nascem quando uma excelente ideia encontra uma equipe apaixonada, com energia ilimitada. Contudo, sabemos que apenas paixão e energia não são suficientes na organização de eventos.

Você precisa contar com as ferramentas certas para ajudá-lo a planejar, organizar e trazer o seu evento à vida.

Para ajudar nesse desafio, selecionamos as seis melhores ferramentas para organizar a produção de um grande evento. Quer conferir? Então continue a leitura!

1. Evernote

Sem um bom planejamento, nenhum evento sai do papel. Portanto, ferramentas como o aplicativo Evernote, podem te ajudar nesse processo pois possibilitam a combinação de diversos tipos de arquivos, como texto, imagem, áudio, vídeo e até mesmo PDF.

Use o aplicativo para armazenar ideias, montar listas de atrações, coletar conteúdo e informações importantes. Nada melhor do que ter esse app à mão quando estiver na rua e lembrar de algum detalhe importante do planejamento do evento.

Além disso, por meio do Evernote é possível compartilhar os arquivos com outros usuários, como a sua equipe, parceiros ou patrocinadores, escolhendo quem tem acesso a cada informação, o que facilita o acompanhamento de processos e a delegação de tarefas.

O app é um verdadeiro hit da internet e pode ser acessado via Android, Windows, iPad, Mac e iPhone.

2. E-mail marketing

Essa é uma ferramenta extremamente versátil e imprescindível para os produtores de eventos. Isso porque, por meio do e-mail marketing, é possível se relacionar com os participantes, impulsionar resultados, reunir dados, aumentar a audiência ou, simplesmente, realizar uma divulgação.

Por poder ser realizado de diversas formas e com diferentes objetivos, é fundamental entender qual deles se alinha melhor com a estratégia do evento.

É possível, por exemplo, enviar conteúdos sobre o evento, como notícias publicadas na mídia ou informações sobre os palestrantes.

O e-mail marketing pode ser utilizado também para divulgar alterações de datas e horários, além de mudanças na programação. Outra opção é enviar campanhas promocionais, oferecendo descontos exclusivos.

Além disso, o e-mail marketing pode ser uma interessante alternativa para conseguir feedback dos participantes sobre o que eles acharam do evento.

Que tal enviar uma mensagem de agradecimento pela participação e um link que leve a uma pesquisa de satisfação? Esse é um tipo de ação fundamental para entender o que pode ser melhorado nas próximas edições.

Lembre-se de que todos os e-mails devem trabalhar juntos em uma estratégia de marketing. Portanto, segmente os seus leads e verifique o nível de engajamento para saber se os resultados esperados estão sendo atingidos.

3. Eventos oficiais no Facebook

Essa é outra ferramenta que os organizadores de grandes eventos não podem deixar de lado. Afinal, a maior parte do seu público passa muito tempo conectada às redes sociais, principalmente ao Facebook, não é mesmo?

Os eventos oficiais no Facebook oferecem inúmeras vantagens. Além de disponibilizarem informações importantes, como data e local, eles são mais propensos a aparecerem nas buscas, atualizações e notícias mostradas nas timelines da rede social. Isso significa que o seu evento aparecerá para mais pessoas, o que impulsionará as vendas.

É claro que para ocorrer esse impulsionamento das vendas é preciso tomar alguns cuidados com a divulgação do evento no Facebook como, por exemplo: fornecer todas as informações necessárias, ter critério nas postagens e utilizar conteúdo no painel do evento para favorecer o engajamento.

4. SurveyMonkey

É uma das principais ferramentas de questionários e pode ser utilizada para realizar desde enquetes simples até pesquisas mais aprofundadas.

O SurveyMonkey possui aplicativo para iOS e Android, e permite que os questionários sejam enviados por meio de aparelhos móveis, pela web ou pelas redes sociais.

A facilidade para os produtores não se limita apenas à montagem dos questionários e ao envio das pesquisas. As análises também são facilitadas por meio de respostas em tempo real, separação e filtragem de dados.

5. Super Planner

Quer uma ferramenta que reúna em um só lugar diversas funcionalidades úteis da organização prática de eventos? Então invista no aplicativo Super Planner.

Ele calcula, por exemplo, a capacidade do local para 15 diferentes tipos de configurações de assentos, dentre eles: teatro, conferência e exibição. Além disso, o app também faz cálculos da quantidade de comida e bebida por pessoa.

Outra funcionalidade interessante é a calculadora de espaço de projeção, que fornece um cálculo avançado com base na distância focal e na profundidade do projetor.

O aplicativo está disponível para iOS e Android.

6. mobLee

Já reparou que os aplicativos para eventos deixaram de ser uma tendência e se tornaram uma realidade, principalmente nas produções para o grande público?

Pesquisa da Fundação Getúlio Vargas (FGV) aponta que, até o final de 2017, o Brasil terá um smartphone por habitante. Ou seja, os profissionais da área não podem mais ignorar o poder que os aplicativos têm sobre a organização e a realização de eventos.

Com essa ferramenta é possível conseguir mais engajamento para o seu evento, já que o aplicativo cria uma comunidade ativa, potencializando a participação entre o público, influenciadores e organizadores.

Além disso, um aplicativo exclusivo para o seu evento proporciona mais eficiência, com a otimização de processos e a redução de custos, e mais receita.

Está convencido de que o app é uma excelente ferramenta para você mas acha que é demorado ou difícil ter acesso a um aplicativo para eventos? Então você está enganado!

Na mobLee, você pode escolher o plano que mais se enquadra no perfil do evento, inserir os dados necessários, aguardar a aprovação e, então, o aplicativo estará no ar, pronto para ser utilizado!

E não são apenas os participantes e os organizadores que se beneficiam do uso de aplicativos para eventos. Os expositores têm a oportunidade de criar novas oportunidades de receita com inovações proporcionadas pelo app, como o leitor de contatos.

Essa é uma funcionalidade que permite aos expositores fazerem a leitura da credencial dos participantes no momento da visita ao estande. Ou seja, é possível capturar os contatos instantaneamente e gerar métricas de desempenho em tempo real, otimizando todo o processo.

E você, já utilizou alguma dessas ferramentas na organização de eventos? O que achou? Deixe um comentário abaixo e conte para a gente!


Compartilhe esse conteúdo!

Gostou do que leu?

Então aproveite e continue sua leitura com alguns dos nossos conteúdos recomendados

Quer continuar o assunto?

Deixe um comentário para o autor desse artigo

Ei, quer alguns conteúdos de qualidade direto na sua caixa de entrada?

Mais de 10.000 empresas já recebem os nossos conteúdos gratuitos sobre produção e organização de eventos. Cadastre-se agora para recebê-los também!