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Terceirizando a organização de eventos: 10 dicas para obter os melhores resultados com a sua agência

Melhore os resultados com a sua agência com essas dicas para tornar o seu evento um sucesso!


A complexidade na organização de eventos é latente, sobretudo quando consideramos sua logística. Diversas empresas e organizações, ainda que disponham dos recursos financeiros requeridos, não possuem profissionais com o expertise necessário. Por isso, contratar uma agência para terceirizar a organização do seu evento pode ser uma ótima pedida. No entanto, para a manutenção de um relacionamento proveitoso, tanto para a contratante quanto para a agência, algumas questões devem ser levadas em conta. Confira a nossa lista contendo 10 dicas para que o seu evento alcance os melhores resultados!

Conheça o portfólio

Diversas agências mantêm um portfólio de eventos bastante rico e variado. Outras, no entanto, optam pela manutenção do foco em segmentos e formatos específicos. Antes de bater o martelo, busque conhecer seu portfólio, entendendo como o evento a ser realizado poderá se beneficiar do histórico da agência a ser contratada.

Escolha alguém para ser o ponto de contato

Uma das principais motivações para a contratação de uma agência é a comodidade. Isso não significa que a sua empresa ou organização deva se abster de qualquer responsabilidade. Escolha, pelo menos, uma pessoa para acompanhar de perto o andamento de todos os processos, deixando-a a cargo das principais aprovações.

Envolva-se na escolha de fornecedores chave

As agências costumam ter uma lista de fornecedores dos quais conseguem obter ótimos descontos. Mesmo assim, a depender do seu nível de exigência, talvez nem todos aqueles que componham essa lista sejam as melhores opções para o seu evento. Portanto, certifique-se que você terá um real poder de escolha, analisando as propostas e, eventualmente, sugerindo alternativas.

Preze pela transparência

Na organização de eventos, é importantíssimo priorizar os investimentos, discernindo claramente cada gasto. Alinhe suas expectativas analisando com cuidado a estrutura de custos do evento. Uma boa agência deve ser capaz de expor com clareza todos os valores e suas implicações.

Não subestime as decisões da agência

Organizar um evento não é das tarefas mais fáceis, e há coisas que só são aprendidas a duras perdas. Se alguma escolha da sua agência parecer questionável, busque compreender as decisões que levaram até a decisão. Nessas situações, é fundamental que a agência saiba justificar suas escolhas de maneira objetiva, sem que, da mesma forma, subestime os receios do contratante.

Estabeleça os parâmetros do relacionamento

Em um cenário ideal, o cliente deverá obter resultados satisfatórios enquanto a agência presta seus serviços sem maiores obstruções. A proximidade entre as partes é desejável, mas as regras devem ser claras. Agende conversas periódicas com a sua agência, evitando contatos fora de hora que possam sobrecarregar as equipes.

Honestidade é fundamental

Prazo, orçamento e, eventualmente, até fatores climáticos podem fazer com que um evento não contemple todos os anseios do seu organizador. Mesmo assim, preze sempre por aquilo que você julgar excelente. Por vezes, essa noção não será compartilhada por contratante e agência, mas o meio termo pode ser alcançado. Se algo na organização lhe incomodar, ou algum fornecedor estiver abaixo das suas expectativas, seja honesto com a sua agência.

Aja com prestatividade e prontidão

O acordo entre contratante e agência pode prever diferentes níveis de responsabilidade para as partes envolvidas. Em certos casos, caberá à agência a maior parte das tarefas, no entanto, sempre sobrarão alguns deveres para a contratante, como envio de logo, descrições e questões relativas à programação. Quando solicitado, estabeleça prazos claros para as entregas, e evite atrasos.

Lembre-se: você ainda tem a palavra final

A contratação de um bom prestador de serviços deve pressupor confiança entre as partes, do contrário, o resultado poderá ser problemático. Ainda assim, jamais se esqueça que a palavra final continua sendo sua. Se qualquer aspecto do evento lhe parecer inadequado, não hesite em questionar a sua agência, fazendo uso do seu direito legítimo de veto.

Jamais esqueça que o objetivo de ambos é compartilhado

No final das contas, tanto você quanto a sua agência compartilham do mesmo objetivo: realizar um evento incrível! Esse, por si só, já é um ótimo motivo para que haja uma grande sinergia entre as partes. Confiança e honestidade são componentes fundamentais para uma parceria de sucesso, mas é igualmente importante que todos mantenham a cabeça aberta para as críticas e sugestões que surjam ao longo do processo.


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