Nessa sexta-feira 13, data que retrata o “dia do azar”, nada melhor do que apresentarmos 13 medos e problemas que assombram os organizadores de eventos. Com este post, vamos apontar e explicar diferentes problemas para organizadores de eventos, as barreiras e os obstáculos que eles frequentemente enfrentam. Confira!
1. O fornecedor não chegar na hora certa
A solução é ter uma rede de fornecedores de confiança e, no contrato, especificar os horários da entrega, montagem e desmontagem, para que tudo saia conforme o planejado.
2. Os convidados comerem e beberem mais do que o esperado
Sempre tenha fornecedores como carta na manga que aceitem pedidos em cima da hora e, ao contratar o serviço, negocie a quantidade de alimentos e bebidas a mais.
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3. O público não comparecer
O primeiro passo é ter objetivos específicos na organização do evento e direcioná-los ao público-alvo. O seu evento precisa ser bem divulgado e, se possível, contar com estratégias de credenciamento para saber a quantidade de público confirmado antes do evento.
4. Estourar o orçamento
Faça pelo menos 3 orçamentos de cada item com fornecedores diferentes, para ter um bom comparativo custo x benefício. A planilha orçamentária deve ser uma das primeiras coisas a fazer antes de divulgar o evento. Parcerias e patrocínio são uma forma de o evento não sair no vermelho.
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5. Faltar luz durante o evento
Alugue um gerador para não depender apenas da iluminação local, assim você não corre o risco de faltar luz ou ela ficar oscilando durante o evento pelo excesso de carga.
6. As pessoas não encontrarem o local do evento
O evento precisa estar bem localizado e sinalizado, de fácil acesso e, sempre que possível, com estacionamento próximo. Identifique o caminho com materiais de decoração e, se o local for de difícil acesso, contrate seguranças para indicar o caminho.
7. A equipe de trabalho não saber o que fazer
É necessário ter um treinamento para a equipe no local do evento, para que todos os envolvidos saibam onde os itens estão localizados e o que deve ser feito por cada um. Além disso, esse momento é essencial para repassar as responsabilidades.
8. A internet não atender a todos os participantes
Ter a velocidade de internet ideal para que o seu evento é fundamental para que possa oferecer uma conexão robusta e confiável aos participantes, sem engasgos e frustração.
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9. As pessoas não interagirem com o evento
Facilite a vida dos participantes, liberando a internet e usando a tecnologia a seu favor na divulgação do evento. Faça um backdrop, lance uma hashtag e solicite que os participantes façam check-in e postem as suas fotos. Se possível, crie um app para o evento.
10. O tamanho do local não ser ideal
Ninguém gosta de participar de eventos muito apertados ou com espaço de sobra. Por isso, calcular qual o tamanho de sala ideal para comportar os participantes do seu evento de maneira confortável e sem subutilizar o espaço é fundamental para o sucesso do seu evento.
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11. Ter defeitos no equipamento de som e luz
Como a montagem de som e luz costuma ser demorada e trabalhosa, peça para a equipe de som e iluminação deixar tudo montado e testado um dia antes do evento. Sempre acompanhe a passagem de som.
12. Acontecer brigas e bagunça na festa
Contrate seguranças. Além de cuidar da segurança do local, eles podem ajudar a organizar as filas e, como citamos anteriormente, fazer a cortesia de levar um guarda-chuva quando a pessoa sair do carro e acompanhá-la até o evento.
13. Tratar a identidade visual de forma isolada
Cartazes, flyers, mídia social, site, uniforme da equipe de trabalho — tudo deve estar de acordo com a identidade visual do evento, mostrando planejamento e organização.
Diferente da cultura, em vez de desejar azar nesta sexta-feira 13, seguindo as nossas 13 dicas, temos a certeza de que os problemas para organizadores de eventos serão facilmente resolvidos e o seu projeto será um sucesso!
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Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
