Se você é um organizador de eventos e está precisando de uma mãozinha para encontrar ajuda para seu próximo trabalho, pode ter esse apoio na contratação de uma recepcionista de eventos.
Como você já sabe, a indústria de eventos tem um ritmo extremamente acelerado, independentemente se você se dedica a realizar conferências, palestras, simpósios ou feiras.
Uma atenção constante aos detalhes e o gerenciamento de muitas tarefas simultâneas fazem parte de seu escopo de trabalho com organizador. Mas será que você precisa fazer tudo sozinho?
Importância do seu time e da recepcionista de eventos
Bom, além de seus assistentes, uma outra pessoa pode servir como um braço direito importante se for bem aproveitada: a recepcionista de eventos.
Muitas empresas de eventos não dão muita importância para o cargo, mas a verdade é que essa pessoa é a primeira a ter contato com os participantes do seu evento.
Como dizem, a primeira impressão é a que fica.
Dessa forma, ao contratar uma recepcionista de feiras e eventos, é importante que você garanta ter ao seu lado alguém preparada para atender às necessidades do público de maneira proativa e profissional.
Recepcionista de eventos: o que faz?
Uma das missões de um organizador de eventos é a gestão de equipes.
Lidar com profissionais em grande parte das vezes terceirizados ou freelancers, que não se conhecem e não estão acostumados a trabalhar juntos, não é simples, mas também não precisa ser um bicho de 7 cabeças.
Alguns cuidados, como analisar o histórico do profissional terceirizado e freelancer em eventos anteriores, pode evitar dores de cabeça.
Mais do que analisar a experiência do profissional é interessante que você saiba se ele já causou algum problema ou tratou mal um participante ou palestrante dos eventos passados em que trabalhou.
Se você analisar o que faz uma recepcionista de eventos, vai ver que eu tenho razão quando destaco a importância de saber um pouco sobre seu histórico.
Ainda tem dúvidas sobre o que faz uma recepcionista de eventos? A seguir separamos uma lista de atribuições dessa profissional:
- receber os participantes;
- tirar dúvidas sobre o evento, como horários de palestras e locais em que alguns stands estão;
- fazer o credenciamento (caso o evento exija);
- encaminhar palestrantes até os profissionais da organização responsáveis por guiá-los;
- resolver imprevistos, como convidado sem nome na lista;
- instruir participantes;
- conferir a validade dos ingressos e mais.
As responsabilidades não são poucas e parte do sucesso do seu evento depende da postura que essas profissionais têm perante patrocinadores, fornecedores, participantes e palestrantes.
Dessa forma, além de conhecer o histórico da profissional, é importante que você se preocupe em treiná-la.
Isso mesmo! Você deve oferecer a ela (e o ideal que faça isso com todos os seus colaboradores) um treinamento, mesmo que básico, sobre o seu evento.
Você pode tanto contratar uma empresa terceirizada de treinamentos, como realizar o treinamento você mesmo – para isso você precisará se preparar um pouco.
Não se preocupe, trata-se de uma capacitação simples, que envolve o repasse de conhecimento sobre:
- o assunto que será abordado no evento (em caso de simpósios, por exemplo, quais os temas das palestras);
- quais são as atrações principais (ou palestrantes);
- quais são os fornecedores;
- o objetivo do evento;
- tipo de público que será recebido;
- se houve venda de ingressos, como conferir sua autenticidade;
- instruções sobre o uso de possíveis sistemas e softwares e mais.
Também é importante que você relembre algumas regras de etiqueta, como a postura que devem ser tratados todos do evento e as providências que devem ser tomadas em caso de atritos e confusões, que envolvam a recepção.
Recepcionista de Stands: o que faz?
Até agora estávamos falando do papel de uma recepcionista de eventos responsável pelo trânsito de participantes, palestrantes, organizadores, expositores, etc.
Entretanto, não podemos esquecer que em casos de eventos com stands, muitas empresas também optam por contratar essa profissional, que nestes casos, tem outras funções.
A contratação de uma recepcionista terceirizada ou freelancer, para stand, em geral, tem o objetivo de auxiliar na atração de visitantes ao box, com ações em que a recepcionista pode, por exemplo:
- oferecer um panfleto sobre a empresa;
- convidar o passante para entrar e conhecer o negócio;
- fazer cadastro dos participantes que visitaram o stand;
- apresentar, em conversa, o produto ou serviço oferecido;
- iniciar a conversa com quem passa em frente ao stand;
- oferecer uma vantagem inicial para que o passante se interesse por entrar no stand e mais.
Novamente, é interessante que o responsável pela contratação da recepcionista de stands, realize um treinamento ou apresentação sobre a função que deve ser exercida pela profissional e sobre a empresa para a qual ela trabalhará.
Também é importante que ela conheça a cultura organizacional da empresa, seu posicionamento e valores. Afinal, ela também será a cara da organização, quando em contato com um visitante no stand.
Onde encontrar recepcionistas de eventos?
O caminho mais simples para encontrar recepcionistas para eventos ou stands, que já tenham experiência e possam realmente ser uma parceria positiva para seu negócio, é ir em busca de empresas de recepcionistas, ou melhor, empresas que terceirizam o trabalho de recepcionistas.
Além de experientes, em geral, empresas de recepcionistas investem em treinamentos e capacitações para suas colaboradoras, a fim de torná-las perfeitas para eventos. Essa é a forma de manter você, organizador de eventos, sempre por perto, recorrendo a seus serviços.
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