Fazer um evento do zero até o grande dia não é uma tarefa fácil. Esse processo requer a tomada de uma série de decisões importantes e a execução de várias atividades ao mesmo tempo. É por isso que fazer um evento sozinho é praticamente impossível, sendo fundamental contar com os profissionais de eventos.
Isso mesmo, hoje existe uma série de profissionais que são indispensáveis na formação de um time de eventos da sua empresa. Sem eles, com certeza alguma ação importante vai deixar se ser feita, impactando diretamente no sucesso do evento.
E que tal conhecer quais são os 5 profissionais de eventos que cumprem com papéis essenciais neste mercado? Confira logo aqui abaixo.
Você precisa saber quais são os profissionais certos que deve contratar para o seu evento!
Quando pensamos em todas as fases do evento, rapidamente surgem 10, 20 ou várias dezenas de atividades que precisam ser cumpridas. Desde a reserva do espaço para eventos, passando pela quantidade de comes e bebes para o coffee break.
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Para evitar uma sobrecarga de trabalho, é importante contar com profissionais de eventos capacitados para cuidar de cada uma dessas etapas.
Saber quais são esses papéis essenciais no mercado vai ajudar a cobrir todas as ações fundamentais para o seu evento, sem deixar nenhuma etapa de fora do planejamento ou até da execução.
Os 5 papéis mais importantes para os profissionais de eventos
Vamos conhecer agora então quais são os 5 papéis mais importantes que você precisa contar em um time que vai encarar o desafio de fazer o evento ser um verdadeiro sucesso!
1. Coordenador de comunicação
Com a quantidade de mídias sociais existentes hoje e a alta demanda por informações que vem dos próprios participantes, a comunicação do evento requer um trabalho preciso.
É essencial saber criar um discurso de elevador, ou seja, uma descrição rápida sobre o evento mas que vai ficar na mente dos interessados, isso na fase de pré-evento. Mas além disso, é preciso buscar as melhores maneiras de distribuir as informações antes, durante e depois do evento.
E o coordenador de comunicação deve ser um dos profissionais de eventos que sua equipe precisa contar para executar todo esse trabalho.
Buscar as melhores alternativas para implementar a comunicação certa será importante desde o início do evento.
É fato que já passamos do tempo em que era uma boa prática entregar vários papéis assim que o participante chega no evento, com as informações mais relevantes misturadas com publicidade dos patrocinadores. A solução ideal, que consegue apoiar todas as partes do evento, é o aplicativo próprio do evento.
Com ele, a pessoa no cargo de coordenador de comunicação consegue criar ações e notificações que ficarão visíveis para todos ao mesmo tempo, sem gastar um alto valor com material impresso que será descartado logo depois do evento.
2. Cinegrafista de eventos
Com o passar do tempo, vimos que o vídeo se tornou a principal ferramenta de comunicação para qualquer tipo de mercado. É através desse formato que conseguimos gerar mais engajamento e atrair a atenção de um número maior de pessoas.
É por isso que o cinegrafista de eventos é uma das posições mais importantes atualmente. Entre os profissionais de eventos, é ele que deve atuar com maior destaque durante o grande dia e também no pós-evento.
Seu trabalho consiste em captar imagens de todas as áreas do evento, desde as atividades, ações dos participantes e da identidade visual. A edição desse material depois do evento é essencial para aproveitar as melhores imagens.
Com esse material muito rico sobre seu evento, vai ficar mais fácil ter um bom resultado de divulgação depois do evento, como a divulgação do vídeo da edição anterior, um dos itens mais importantes para atrair novos participantes.
Leia também: 6 maneiras de usar vídeos para divulgar um evento
3. Gestor de tecnologia para eventos
Uma coisa é certa no mercado de eventos: quanto mais tecnologias forem adotadas em todas as etapas da organização, maiores serão as chances do seu evento se tornar um sucesso.
Mas para isso, como buscar as diversas soluções para as etapas do evento e tomar a melhor decisão antes que seja tarde? E como escolher também os fornecedores para todas as demandas que o evento precisa?
Por conta dessa dificuldade, é fundamental contar com um gestor de tecnologia para eventos. Esse será um dos profissionais de eventos que ficará responsável por cuidar de tudo que se refere ao uso de tecnologia.
Ele passará por todos os treinamentos com cada um dos fornecedores e parceiros escolhidos para conseguir entender o uso de cada plataforma. Depois disso, essa pessoa será responsável por ter toda a comunicação com o suporte das empresas.
Então desde a escolha dos fornecedores e parceiros, até a decisão sobre as ferramentas que serão usadas, é importante ter alguém a cargo dessas decisões.
4. Coordenador de patrocínio
É comum ver nas equipes de organização dos eventos uma única pessoa como responsável pela parte de vendas. Nessa área consta tanto a área de ingressos como também das cotas de patrocínio.
Mas com as seguidas crises que foram enfrentadas, se tornou necessário ter uma pessoa focando 100% do seu tempo na busca e fechamento de novas parcerias de patrocínio para o evento.
As dificuldades para encontrar novos parceiros que invistam nos eventos e que ainda sigam com o apoio por várias edições seguidas exige um trabalho diferenciado de busca e abordagem de parceiros em potencial.
Por isso, conte no seu time com profissionais de eventos cuidando de cada parte separadamente. As atividades realizadas por quem busca esgotar o volume de ingressos é diferente de quem procura por novos patrocínios.
5. Líder de segurança
Um dos resultados mais importantes para qualquer evento é chegar ao final dele sem que nenhum problema grave tenha acontecido.
Mas diferentemente do que pensamos logo de imediato, a pessoa responsável por liderar a área de segurança de um evento não fica apenas pela a cargo da parte de prevenção de ameaças.
Hoje em dia, em todos os eventos, é preciso ter também um nível de segurança em relação a vários outros tipos de problemas ou incidentes que podem surgir. Entre eles, estão:
- Atraso de entrega de itens essenciais para o evento por parte dos fornecedores;
- Falha no sinal de internet contratado;
- Queda de energia durante o evento;
- O equipamento de som demonstrar falhas.
Esses são apenas alguns exemplos do que pode dar errado, mas a lista é bem maior. O que importa de fato é que seu evento precisa mapear todos esses pontos e ter sempre um plano B, ou até um plano C e D, para que consiga contornar todas as situações.
É preciso ter um contato com um fornecedor diferente caso precise de alguma entrega urgente, ter um segundo fornecedor de internet, contar com geradores e uma série de equipamentos de reserva.
Tudo isso deve ser planejado com muito tempo de antecedência, e por isso o líder de segurança é peça chave para o sucesso do evento.
E então, gostou de saber mais sobre os importantes papéis que os profissionais de eventos cumprem ao longo do seu trabalho na organização do próximo evento? Mas se você é o líder desse projeto, fica claro que sem contar também com as ferramentas certas, nada do projeto pode ser concluído com sucesso.
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Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
