Quando você pensa em um evento corporativo, o que vem à sua mente? Na minha, a primeira coisa que vem é a palavra POSSIBILIDADES, depois networking, negócios, parcerias e conhecimento. Mas se você deseja investir em eventos para sua empresa, você irá precisar de inspiração, seja contratando uma empresa ou utilizando o produtor interno.
Talvez por amar trabalhar com pessoas e produzir eventos, meu olhar seja mais encantado e inspirado, fazendo com que eu veja a produção de eventos como algo mais simples do que parece ser. Mas para ter sucesso, você precisa antes de mais nada ter essa vontade de fazer algo que encante os olhos e o coração de quem vai participar.
Não digo somente dos inscritos, mas também dos outros participantes presentes, como por exemplo:
- Palestrantes;
- Patrocinadores;
- Apoiadores;
- Convidados.
E é nessa hora que muitas empresas desistem de investir em eventos, pois acham complicado demais desenvolver todo esse processo.
Então, cá estou eu para descomplicar sua vida e te inspirar a investir em eventos, partindo do produtor interno e passando pela agência de eventos, para que possa avaliar qual o melhor caminho para o seu evento!
Produtor interno
Investir em eventos a partir do produtor interno é um grande desafio, mas que aproxima profundamente sua equipe das estratégias de sucesso para eventos. Trabalhar um evento a partir das ideias e experiências desse profissional é algo que traz um olhar mais apurado entre os setores empenhados com o desenvolvimento do projeto.
Unir o produtor interno com a equipe responsável por outras ações do evento é uma relação parecida com a que existe entre Marketing e o Comercial nas empresas: o marketing tem a estratégia e a ousadia, já o comercial possui o contato com o cliente, conhece suas dores e pode indicar os melhores temas a serem abordados.
Ao colocar a mão na massa, não podemos esquecer que o planejamento de um evento demanda tempo e reuniões. E uma realidade importante é que a ideia inicial do evento pode ir sofrendo alterações ao longo do planejamento em pontos como:
- Fechar tema das palestras;
- Escolha dos palestrantes;
- Decisão sobre o local e horário;
- Cotar o melhor lugar para o coffee break;
- Fazer reservas para os palestrantes que vierem de fora;
- Fazer visitas técnicas no local do evento;
- Confirmar fotógrafos;
- Estruturar a iluminação, wifi e sonorização se o local não oferecer;
- Encomendar credenciais;
- Verificar inscrições online e off line;
- Negociar com patrocinadores;
- Produzir conteúdo para o evento (que inclui vídeos, post, lives, webinars).
Ufa! Parece que não tem fim, mas com o tempo, para o produtor de eventos fica tudo mais fácil. Depois nem dá para perceber que organizar um evento demanda tantas ações.
E com esse compartilhamento de ideias, oportunidades surgem principalmente na empresa que aproveitar seus profissionais para promover a experiência com sua marca, falando do trabalho que desempenham em forma de palestras, por exemplo.
Nessas reuniões de equipe, muitos integrantes vão sendo descobertos com novas habilidades, como para liderança, para palestras e ótimos negociadores.
Muitas vezes você tem um grande tesouro escondido dentro do seu time para encontrar um produtor interno, esperando somente ser descoberto para fazer que seu evento brilhe ainda mais.
No entanto, conciliar o planejamento dos eventos com as demandas do setor responsável pode ser o maior desafio. Pois, fazer com que seus colaboradores ampliem suas atividades pode causar desgaste, estresse e sobrecarga de trabalho. Equilibrar essa conta tem que ser o objetivo de quem coordena esse projeto.
Agência de eventos
Outra saída para empresas que não querem misturar as “coisas”, é contratar uma agência de eventos. Algumas já tem um banco de palestrantes e apenas executam o projeto: você solicita para ela o que você quer e eles fazem o resto.
Para grandes empresas, isso é uma opção importante. Algumas trabalham com o valor fechado do evento com local, buffets, cerimonial e tudo mais que o evento precisa, apenas com o valor dos palestrantes à parte. O lado bom de contratar uma agência é justamente você não ter a tensão do planejamento do evento.
Por outro lado, muitas vezes esses eventos são como qualquer outro, sem muita identidade, pois ele foi construído distante do coração da empresa. Você apenas fez a manutenção do projeto, reuniões para escolher possíveis palestrantes ou revisar o orçamento.
Como as agências já têm lugares conveniados, buffets que são parceiros, ou seja, ela já tem um catálogo pronto para a execução, o gestor apenas escolhe o que mais lhe agrada e deixa que a empresa cuide dos detalhes e faça acontecer. Algo que é bem diferente de quando você trabalha com o produtor interno.
Leia também: Como uma agência otimizou a comunicação do seu evento?
Então, quais são os prós e contras de cada um?
Ambos têm prós e contras, o que vai pesar na sua balança é como você quer que esse evento aconteça e qual é o objetivo dele. Ter isso muito claro na sua mente evita arrependimentos e erros no planejamento, que no fim podem custar caro para um evento.
Então, você tem que se perguntar três coisas:
- Você quer um evento que leve seu cliente a uma verdadeira experiência com sua empresa?
- Você imagina um evento que faça uma transformação nos seus colaboradores e em seus clientes?
- Você deseja um evento que inspire a todos?
Se você respondeu sim para todas as perguntas, não tem como você não usar o produtor interno no planejamento e na realização desse evento. Mas você não precisa fazer isso tudo sozinho e às cegas. Você pode contratar um consultor ou organizador de eventos, para treinar sua equipe.
A ideia é fazer com que ela esteja a mais alinhada possível, aprenda a dividir as responsabilidades, trabalhar com prazos mais flexíveis, organizar o planejamento do evento e ver esse projeto como uma ação em que todos vão ganhar, antes, durante e depois.
Portanto, na dúvida de qual caminho escolher, comece com o que está ao seu alcance. Mas não deixe de investir em eventos, seja com o produtor interno ou com a agência de eventos! Vamos juntos?
Apaixonada por Inovação e Tecnologia, uso as redes sociais para conectar pessoas e projetos. Fundadora do À Mineira, transformo ideias em eventos de sucesso, em todo país. A facilidade em me expressar e me comunicar, faz com que as ideias fluam, projetos saiam do papel e conexões se transformem em parcerias. Quero comunicar e inspirar.
