Realizar um evento corporativo pode ser um grande desafio. São muitas variáveis, muitas áreas, profissionais e interesses envolvidos. Para que tudo corra como o planejado, é fundamental contar com um bom suporte em todas as etapas, alcançando assim o impacto desejado. E esse suporte pode vir, muitas vezes, de patrocinadores para eventos.
Aliar o seu evento com marcas fortes, que podem oferecer recursos para que tudo corra perfeitamente, é uma estratégia eficiente e cada vez mais utilizada no mercado.
Mas claro, é muito importante empreender uma busca objetiva e acertada, para encontrar os patrocinadores que têm a ver com os seus objetivos e os valores da sua empresa. Nesse artigo vamos apresentar 10 dicas preciosas para ajudar você a acertar nessa procura.
Patrocínio em Eventos: aproveitando melhor as oportunidadesAlém disso, vamos orientar você na criação de uma apresentação adequada para o seu evento, bem como na construção de um relacionamento duradouro com os patrocinadores conquistados. Acompanhe a leitura e bom trabalho!
O que é um patrocinador?
Antes de conhecer nossa série de dicas que vão te ajudar a encontrar patrocinadores, você realmente sabe qual a função deles na prática? O fato é que sempre pensamos em patrocinadores, que na maioria dos casos são empresas ou instituições, como uma forma de conseguir benefícios econômicos em troca de algo.
E é essa a base para entender o que é o patrocínio e a ação de um patrocinador. A ideia é realmente financiar uma atividade, como é o caso dos eventos, para que em troca recebam a exposição da sua marca, o que gera diversos benefícios em seguida, como o aumento de novos negócios.
As marcas que patrocinam grandes eventos, como a Copa do Mundo por exemplo, conseguem ter um alto nível de visibilidade e ficam sempre presentes na mente do público. É essa troca, esse nível de retorno que você precisa trazer para uma negociação ao tentar fechar com um novo patrocínio.
Como desenvolver uma proposta encantadora para o seu patrocinador?
Uma boa proposta certamente vai ajudar você a convencer o seu patrocinador de que seu evento é a melhor escolha. Veja aqui o que considerar para elaborar uma apresentação encantadora e inesquecível.
1. Marque uma reunião e encante!
Como já dissemos neste mesmo artigo, os encontros presenciais têm muito mais chance de sucesso do que uma simples troca de e-mails ou uma breve conversa telefônica. Assim, se você quer conquistar um patrocinador para o seu evento, não pense duas vezes: agende uma reunião com ele e se prepare para encantá-lo do começo ao fim.
Eventos têm grande apelo emocional e comercial, por se tratarem de um momento de encontro de muitos participantes, em que mensagens importantes podem ser transmitidas. Pensando nisso, transforme a sua apresentação em uma pequena amostra do que você está pensando para o seu evento.
Faça com que o patrocinador tenha uma experiência única e não deixe dúvidas das razões pelas quais ele precisa vincular a marca dele. Tudo isso sem se esquecer, claro, de que o tempo dos gestores é precioso: seja objetivo, direto e, ao mesmo tempo, apaixonante.
2. Personalize
Todo mundo gosta de se sentir especial, correto? Não é diferente com os possíveis patrocinadores do seu evento. Assim, se você tiver condições de elaborar uma apresentação de projeto personalizada, pode ter certeza de que o esforço será reconhecido.
É claro que a base de apresentação para um evento pode ser a mesma, já que você vai ter que prospectar várias empresas para encontrar aquelas que são as patrocinadoras ideais. Mas, em algumas partes da apresentação é possível sim personalizar e falar diretamente com a empresa visitada.
Como você já fez uma pesquisa completa e conhece a fundo as características dos patrocinadores, é possível destacar na apresentação aqueles dados que podem encantar e surpreender.
Indique eventos patrocinados por ele que se assemelham à sua proposta, prepare um texto emocionante sobre as afinidades entre sua empresa e a marca dele, utilize as cores e a marca do patrocinador na sua apresentação. Se possível, aplique essa marca em algumas peças de divulgação para que ele tenha dimensão real de como será a parceria quando acontecer.
3. Apresente o público-alvo
Antes de vincular a marca de uma empresa a qualquer evento, os gestores vão querer entender com quem falarão, caso aceitem realizar o patrocínio. O público-alvo é uma das informações mais importantes em uma apresentação para o patrocinador e deve vir com o devido destaque.
Como criar personas para o meu evento
Nesse ponto, não economize informações. Apresente, detalhadamente, o seu público-alvo. Fale de faixa etária, poder aquisitivo, hábitos de consumo, interesses, e muito mais. Lembre-se que, muitas vezes, o que é óbvio para você pode não ser para o outro e nem sempre uma outra empresa conhece a fundo o público-alvo dos seus eventos.
Portanto, trate de mostrar ao patrocinador quem são essas pessoas e porque elas interessam tanto.
4. Aborde questões práticas
Quando você conseguiu conquistar a atenção do patrocinador e convencê-lo de que o seu evento é uma ótima opção de investimento, é hora de tratar de pontos práticos para a realização, que também deve estar de forma resumida e direta na apresentação.
Apresente o que você pensou em termos de etapas de trabalho, localização, estrutura, duração, existência ou não de outras edições, prazos para realização de tarefas, sistema de venda de ingressos online (se houver) e muito mais.
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Esses dados podem não ter muito a ver com o dia a dia do patrocinador, mas são importantes para que ele compreenda o porte do evento.
5. Mostre que você já fez
Apresentar um portfólio, mostrando a realização de outros eventos e ações de interesse do patrocinador também é indispensável. Afinal, ele precisa se sentir confiante ao vincular a sua marca a uma ação.
Tome cuidado para que essa parte da apresentação não fique muito longa. A medida é: você deve apresentar o seu know-how e conhecimento sem ser repetitivo ou cansativo.
6. Discuta o investimento
A discussão das cotas de patrocínio é um dos momentos mais importantes da reunião. Apresente com firmeza quais são as possibilidades para o futuro patrocinador, detalhando os benefícios e contrapartidas em cada caso.
É essencial que ele entenda que há ali um planejamento completo e busque se adequar às suas necessidades. Entretanto, tenha cuidado para não se fechar demais em estruturas rígidas. Esteja aberto a ouvir uma contraproposta, que não precisa de resposta imediata. Se for o caso, avalie com calma, junto a sua equipe, e decida se vale ou não aceitá-la. O mais importante aqui é o sucesso do evento.
Compartilhe informações com o patrocinador após o evento
Tenha sempre em mente que a relação com o patrocinador não acaba quando o evento chega ao fim. Além de pensar em edições futuras, é essencial também deixar o patrocinador satisfeito e certo de que fez um investimento que valeu a pena.
Assim, depois da realização, é necessário organizar os dados, preparar uma análise e se encontrar com o patrocinador para um balanço da parceria. Esse gesto demonstra o seu profissionalismo e oferece ainda mais segurança para futuros investimentos.
Acompanhe agora algumas questões que devem ser lembradas depois que o evento termina.
7. Análise do evento
Uma análise completa do evento é a primeira coisa que deve ser feita após a sua realização. Cabe aos responsáveis indicar quais foram os pontos fortes, o que funcionou bem e surpreendeu os participantes e quais foram as falhas e pontos que necessitam de ajuste para edições futuras.
Algumas perguntas devem ser respondidas, como: o número de participantes esperado foi alcançado? O evento trouxe retorno financeiro? Houve cobertura de mídia? Todas essas informações devem ser colocadas em um relatório de análise do evento que, quanto mais completo, melhor.
Conheça as principais métricas para avaliar o seu evento
Esse documento será usado pelos patrocinadores para avaliar o patrocínio de edições futuras e também por sua equipe, para melhorar cada vez mais os eventos da sua empresa.
8. Feedback e engajamento do público
Outro ponto interessante e que desperta bastante interesse dos patrocinadores é o feedback do público. Em caso de eventos com centenas de participantes, claro que não é possível colher a opinião de todo mundo, mas sempre é fácil e simples fazer uma amostragem.
Converse com participantes, descubra o que mais agradou, entenda se o evento alcançou as expectativas. Faça também perguntas específicas, relacionadas aos interesses do patrocinador. Não deixe de avaliar, também, o engajamento dos participantes nas redes sociais. Lembre-se que esses dados são valiosas informações para os patrocinadores e também para a sua empresa.
9. Base de dados
O banco de dados gerado em um evento corporativo pode ser um dos bens mais valiosos de uma empresa. Afinal, estão reunidos em um só local dezenas de pessoas com perfil e interesses semelhantes.
E é claro que essas informações podem ser relevantes para o patrocinador. Muitas vezes o acesso ao banco de dados e contatos é oferecido, inclusive, como uma contrapartida para os patrocinadores do evento.
Se for o caso, ao final do evento é hora de organizar todas essas informações e compartilhar com os patrocinadores. Lembre-se que o processo de coleta de dados deve ser feito com transparência e nenhuma informação não autorizada pelos participantes pode ser transmitida.
Como um aplicativo pode ajudar na coleta de dados durante o evento?
10. Agradecimento
Boas relações devem ser duradouras. Ao realizar um evento em parceria com um patrocinador, além de fornecer as informações mencionadas para que ele tenha uma visão completa dos resultados, é uma gentileza também enviar um cartão de agradecimento.
Afinal, só foi possível viabilizar o evento a partir da parceria, não é mesmo? Saiba que a simpatia e a educação são indispensáveis também no ambiente corporativo. Portanto, reserve um tempo ao final de toda a correria e trabalho para agradecer aos seus parceiros, mantendo as portas abertas para futuras negociações.
Acertar na escolha dos patrocinadores para eventos pode ser um grande desafio. Mas, se você seguir as nossas dicas e traçar uma boa estratégia de abordagem, com apresentação impecável de sua proposta, as chances são muito maiores.
Agora que você já sabe como se portar antes, durante e depois das negociações com futuros patrocinadores, é só colocar as dicas em prática e observar como os seus próximos eventos vão obter ainda mais sucesso.
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