Um evento bem organizado poderá trazer bons resultados tanto a curto quanto a longo prazo. Mas para usufruir desses resultados positivos, é importante ter muita cautela no seu planejamento, e sobretudo na sua organização. Afinal, existe uma série de obrigações legais para eventos.
Dentre as etapas da organização de um evento, “lidar com burocracias” deve constar no seu checklist, sendo extremamente necessário seguir tudo à risca para evitar possíveis dores de cabeça.
Procurando guiar você nos seus primeiros passos quando o assunto é adequação a legislações na hora produzir seu evento, este artigo trará resumidamente algumas das principais obrigações legais para eventos que devem ser observadas e algumas dicas para te direcionar neste processo – sem ter pretensão de esgotar o assunto!
3 obrigações legais para eventos que você precisa conhecer
Vamos apresentar agora os detalhes sobre os 3 principais tipos de obrigações legais para eventos.
1. Alvará de Autorização para Evento
O Alvará é um documento obrigatório por lei, que autoriza o acontecimento de um evento em local público ou privado. Esse documento garante que o evento seja realizado dentro das normas de segurança, uma vez que acontecerá de acordo com as exigências da polícia e dos bombeiros.
Cada cidade possui requisitos próprios para retirada do Alvará, sendo importante – assim que tomar a decisão do local de realização do evento – ingressar com o pedido junto ao órgão municipal responsável para tal ou pela própria prefeitura da cidade que será realizado o evento.
Vale se atentar aos prazos para conseguir esse documento: para eventos de porte menor, aconselha-se que o início do processo aconteça cerca de 15 dias antes, mas para eventos maiores, o ideal é que se dê início ao processo com pelo menos 40 dias de antecedência.
A documentação necessária para a expedição do alvará dependerá do porte e tipo do evento, do local, e da presença ou não de menores. Já a documentação complementar, dependerá não só do porte do evento mas também das atrações que o compõem, como o uso de fogos de artifício ou a presença de trio elétrico.
Não ter um alvará significa se expor aos riscos de ter seu evento embargado ou aumentar seus custos por conta das multas que podem ser aplicadas. Não deixe de providenciar este documento para o seu evento!
Quer mais detalhes sobre a obtenção de alvará? Este conteúdo a seguir já publicou o passo a passo sobre o tema:
2. Taxa ECAD para Evento
A Lei de Direitos Autorais (Lei 9.610/98) garante a remuneração de compositores, músicos e gravadoras de qualquer música quando reproduzida publicamente em eventos, emissoras de rádio e TV, shows, internet, bares, restaurantes, casas de show, entre outros espaços.
Para garantir que tais remunerações sejam respeitadas de acordo com as obrigações legais para eventos, foi criado o Escritório Central de Arrecadação e Distribuição, mais conhecido como ECAD.
O ECAD é uma instituição privada que realiza a arrecadação, bem como a distribuição aos respectivos artistas, do dinheiro relativo aos direitos autorais de cada música tocada em execução pública no Brasil.
Assim, ao realizar um evento que envolva a reprodução de músicas ao público, você deve providenciar o pagamento da taxa ECAD com antecedência, exceto se seu evento for configurado em alguma das seguintes exceções:
- Evento particular, realizado em propriedade privada (no caso de cobrança de ingresso, o evento passa a ser considerado público);
- Culto religioso, mesmo que realizado em local público;
- Evento de cunho educacional.
O valor da taxa ECAD varia de acordo com as especificações do evento, entre elas a área total do local do evento, capacidade de público, duração e a importância da reprodução das músicas para o evento. É importante que os produtores de eventos verifique com o ECAD qual a documentação necessária para o pagamento da taxa.
Após o evento, segundo determina a Lei 12.853/13, é necessário enviar uma lista de tudo que foi tocado na ocasião, para que a entidade repasse aos compositores, músicos e gravadoras a sua devida remuneração.
Vale ressaltar que o não pagamento da taxa ao ECAD pode gerar problemas judiciais, pagamento de multa e até interrupção do evento.
3. Meia-entrada
A Lei 12.933/2013 (Lei da meia-entrada) dispõe sobre o benefício do pagamento de meia-entrada para estudantes, idosos, pessoas com deficiência e jovens de 15 a 29 anos comprovadamente carentes em espetáculos artístico-culturais e esportivos.
Ou seja, se seu evento se enquadra em uma dessas classificações, é bom se atentar sobre as disposições de meia-entrada.
Além da Lei Federal da meia-entrada, cada local pode regular o direito a meia-entrada de formas diferentes. Por isso não é apenas necessário verificar a adequação à Lei Federal, mas também às leis regionais de onde o evento será realizado.
Vale ressaltar que a Lei 12.933/13 menciona diferentes formas de disponibilidade da meia-entrada de acordo com o tipo de público que se destina. Segundo o Estatuto da Juventude (Lei 12.852/13) e a Lei 12.933/13, no mínimo 40% dos ingressos de venda deverão ser disponibilizados:
- Para estudantes;
- Pessoas com deficiência e seu acompanhante (limitado a um acompanhante e com documento que comprove condição);
- Jovens, entre 15 e 29 anos, cuja renda familiar mensal seja de até 02 salários mínimos, desde que inscritos no Cadastro único para Programas Sociais do Governo.
Já idosos, com mais de 60 anos, têm direito a pagar 50% do valor do ingresso, segundo a Lei 10.741/2003 (Estatuto do Idoso), que não é limitado aos 40% dos ingressos disponíveis para cada evento a título de meia-entrada.
Ao final das vendas, os produtores deverão enviar um relatório contendo o número total de ingressos vendidos e a quantidade disponibilizada como meia-entrada ao poder público e as entidades estudantis, a fim de demonstrar que o direito à meia-entrada foi respeitado.
As obrigações legais variam a depender das particularidades do seu evento!
As obrigações legais mencionadas acima são bem relevantes no contexto da produção de eventos, uma vez que praticamente todo evento precisa de um alvará e quase todos os eventos se valem da reprodução de músicas. Contudo, não são as únicas a ser enfrentadas para estar em dia com suas obrigações burocráticas.
Isto acontece porque muitas obrigações variam de acordo com fatores como:
- Local onde o evento será realizado;
- Porte do evento;
- Público-alvo que está participando;
- Segmento.
Alguns exemplos das principais legislações aplicáveis a partir dessas variações são:
- O evento se trata de um espetáculo musical ou circense? É um evento educativo, esportivo, de lazer ou entretenimento? Atenção para a Lei da Meia-entrada (Lei Federal nº. 12.933/2013) detalhada acima;
- O seu evento vai reunir um grande número de pessoas? Então atenção: você pode ser obrigado a garantir a presença de ambulâncias e de uma equipe de profissionais da saúde no local. No estado de SP, por exemplo, o aluguel de uma ambulância deve ser feito para eventos que tenham público igual ou superior a 1.500 pessoas;
- Seu evento vai servir ou comercializar alimentos? Atenção redobrada com o controle sanitário e com a Portaria SVS/MS nº 326, de 1997, assim como a Resolução-RDC Anvisa nº 275, de 2002;
- O local que você está realizando o evento é acessível para pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida? Não deixe de conhecer a Lei de Acessibilidade (Lei nº 10.098/2000).
Portanto, além de seguir algumas leis gerais mais amplas, não deixe de ter sempre por perto os contatos dos seguintes órgãos, departamentos e entidades, sempre levando em conta a legislação local de onde será realizado o evento:
- ANVISA;
- CET – Companhia de Engenharia de Tráfego (Departamento de Trânsito) – útil em eventos esportivos, como corrida de rua;
- Corpo de Bombeiros;
- CREA – Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – importante principalmente em eventos com exposição;
- Defesa Civil;
- ECAD – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais;
- Segurança do Trabalho, Saúde e Meio Ambiente;
- Serviço Médico de Emergência;
- Polícia Militar;
- Prefeitura do Município em que está sendo realizado o seu evento;
- Juizado da Infância e da Adolescência – Importante em eventos abertos ao público.
DICA EXTRA: Registro da Marca do Evento junto ao INPI
Por fim, não se trata propriamente de uma das obrigações legais para eventos, mas se você possui uma visão de longo prazo sobre seu evento, vale a pena registrar o nome dele junto ao INPI (Instituto Nacional de Propriedade Intelectual).
Ao registrar o nome do seu evento, você estará garantindo o direito de utilizá-lo com exclusividade, possuindo uma proteção comercial e jurídica contra o uso indevido do nome por parte de terceiros.
Por outro lado, sem esse registro, um terceiro (que possui registro no INPI de marca idêntica ou semelhante a sua) pode tentar impedir que sua empresa prossiga utilizando a marca.
Por isso, ao pensar no nome do seu evento, é sempre interessante pesquisar se a marca desejada já foi registrada. Essa consulta prévia é simples e rápida de fazer, podendo ser feita através do banco de dados do INPI.
O processo de registro de marca é constituído por várias etapas, e por isso leva em média de um a dois anos para sua conclusão. Uma vez registrado a marca do evento, ela terá vigência durante dez anos, podendo tal vigência ser prorrogada novamente a cada dez anos.
Ficou com alguma dúvida ou quer saber mais especificamente sobre alguma das obrigações legais para eventos e legislações mencionadas? Não hesite em mandar para nós. A sua dúvida pode servir como tema para outros artigos por aqui 😉
Conteúdo produzido em parceria com Nicolas Klepzig, Advogado da Silva Schutz advogados, graduado em Direito pela Faculdade CESUSC, Pós-graduando em Direito Empresarial e Societário.
CEO e Fundadora da Data Guide, empresa especializada em projetos de adequação de empresas à LGPD. Head de proteção de dados do Silva Schütz Advogados, escritório especializado em empresas que tenham no seu DNA tecnologia e inovação.
