Quem possui experiência na organização de eventos deve saber que existe sempre um volume de pedidos de notas fiscais que vem das pessoas que fecharam sua inscrição. Para eventos que contam principalmente com altos valores de venda de ingressos, a demanda de solicitações para a emissão de notas fiscais para eventos será ainda maior.
Isso geralmente acontece porque grande parte do público precisa de uma comprovação financeira da inscrição, que pode servir para diversos fins e motivos. Alguns exemplos são:
- Acompanhamento de gastos;
- Lançamento de despesas para imposto de renda;
- Fazer pedido de reembolso para a empresa que trabalha;
- Repassar para a empresa que fez o pagamento e precisa anexar o documento na movimentação financeira e fiscal.
Esses são só alguns dos motivos que mostram como é importante estar preparado para fazer esse trabalho de emissão de notas fiscais para eventos antes mesmo que receba uma enxurrada de pedidos de uma só vez, chegando a um ponto em que não terá como organizar tudo isso.
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Neste conteúdo você vai entender melhor qual a importância de fazer esse trabalho de emissão de notas fiscais e o que precisa para colocar em prática.
Importância da emissão das notas fiscais para eventos
Mesmo sabendo dos motivos que fazem o público solicitar a emissão de uma nota fiscal referente a sua inscrição para o evento, será que é realmente importante fazer isso na prática?
A resposta é sim! Não ter a opção de faturamento de notas fiscais pode implicar na perda de participantes para o evento, que dependem disso para efetivar a inscrição. Muitos só conseguem passar da fase de interessado para participante se tiverem essa informação clara na página de venda de ingressos.
Então tenha bem claro na sua área de Perguntas Frequentes ou Perguntas e Respostas as seguintes informações:
- Como acontece a emissão das notas;
- Como será feita a entrega ou o envio;
- Quando será feita a entrega;
- Qual o canal de comunicação para tirar dúvidas sobre esse ponto.
Para facilitar seu trabalho e não ficar dependendo do pedido dos participantes para a emissão das notas fiscais para eventos, é importante aproveitar o momento da inscrição para captar todos os dados necessários que serão utilizados nesse momento.
Posso emitir as notas fiscais para eventos no mesmo sistema que utilizo para as vendas da empresa?
Para as pessoas que estão à frente do evento, que geralmente são os próprios funcionários e colaboradores que atuam dentro da empresa, sempre surge a dúvida: será que é possível emitir as notas fiscais para eventos no mesmo sistema que faço a faturamento das minhas notas de venda?
A resposta para isso é que não há nenhum problema em fazer a emissão da nota fiscal no mesmo sistema de faturamento da empresa, seguindo inclusive a mesma sequência quando se trata da numeração das notas fiscais.
Mas atenção! Para fazer isso na prática é necessário possuir o CNAE para realização de eventos.
O que é CNAE?
O CNAE é a sigla para a Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Essa classificação existe para todo tipo de empresa, e é uma maneira de categorizar qual a atividade central de cada empresa no Brasil.
E para que consiga fazer a emissão de notas fiscais para os participantes do seu evento que adquiriram o ingresso, é preciso contar com o CNAE que permite a empresa se enquadrar nessa atividade além daquela que já possui como core business.
Para executar esse passo, é importante contar com o apoio do sua contabilidade. Nos eventos corporativos em geral, é necessário estar cadastrado com o CNAE 8230-0/01 – Serviços de organização de feiras, congressos, exposições e festas.
Já para eventos culturais, o CNAE necessário está dentro da divisão 90 (atividades artísticas, criativas e de espetáculos), como são os casos do 9001-9/01 – Produção teatral e do 9001-9/02 – Produção musical.
Para pesquisar qual o CNAE ideal para o seu evento, e até para a sua empresa, é importante consultar o site do CONCLA – Comissão Nacional de Classificação, que é regido pelo IBGE.
O que preciso fazer para emitir as notas fiscais para eventos?
Depois de entender a necessidade real que é a emissão das notas fiscais para eventos e qual o principal motivo de ter o CNAE adequado para o evento, o que mais preciso buscar para fazer isso na prática?
Aqui estão os outros pontos que devem existir para que consiga de fato emitir as notas fiscais:
- Sistema de faturamento: o básico para conseguir emitir qualquer nota fiscal é contar com um sistema que faça todo esse trabalho de emissão, apresentando os campos que precisam ser preenchidos;
- Certificado digital: essa é a ferramenta necessária que faz o envio das informações das notas fiscais para os servidores nacionais. Se você já emite notas fiscais no dia a dia da empresa, então já possui um certificado digital disponível. Mas se está com o foco na emissão de notas para o evento, é preciso adquirir o seu;
- Armazenamento dos dados cadastrais: para que não passe batido por nenhuma nota fiscal solicitada, é preciso contar com um sistema que apresente todos os dados cadastrais dos participantes;
- Sistema de envio de notas fiscais: alguns sistemas de faturamento já podem ter essa função, mas caso contrário, é preciso criar um plano de envio de emails para encaminhar para todos os participantes as notas fiscais emitidas.
Entendeu como é importante ter uma atenção especial para a parte de emissão de notas fiscais para eventos? Mas para isso, é fundamental contar também com um sistema de venda de ingressos que possibilite colocar todo esse processo em prática.
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Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
