Eventos dos mais variados segmentos enfrentam constantemente a necessidade de renovação, introduzindo novos conceitos, novas tecnologias e novas formas de interação entre participantes e organizadores.
Eventualmente, essas renovações resultam na quebra de paradigmas, propondo mudanças estruturais na forma como o evento é concebido e organizado. No estudo de caso que apresentamos aqui, você poderá conferir como o desenvolvimento de um aplicativo para o XX Hepatologia do Milênio, segundo maior congresso médico do país sobre doenças hepáticas, apresentou resultados que deverão suscitar em mudanças profundas na formatação de futuras edições do evento.
Com o intuito de tornar seus participantes mais ativos e engajados, a organização do evento constatou que uma maneira para atingir esse objetivo seria a partir da oferta de um aplicativo do próprio evento que pudesse integrar recursos de interação, centralizando também informações sobre a programação.
Ainda assim, persistia o receio sobre o potencial de retorno sobre o investimento, ao considerar-se a idade média mais elevada do público participante, que temia-se poder resultar em uma adoção reduzida do aplicativo. Felizmente, os temores não se provaram válidos e os números de adoção, inclusive, superaram os tipicamente obtidos em outros eventos no Brasil.
Os dados e depoimentos coletados para a composição desse estudo de caso também colaboraram para a percepção de que o sucesso do aplicativo não foi mero fruto do acaso, contando com o interesse dos participantes, além da centralização do aplicativo como elemento importante na composição das estratégias do evento.
Por isso, esse sucesso pode ser traduzido nas palavras de Raymundo Paraná, idealizador do evento, que afirma “Esta ferramenta estimula as pessoas a participarem. Como a proposta do evento é interativa, então eu vou atender essa demanda. (…) Sem dúvidas, esse aplicativo vai me fazer mudar a formatação do próximo ano“.
Destaques do estudo de caso
- Participação ativa do público
- Grande adoção do aplicativo
- Comunicação mais ágil e eficaz
- Centralização de dados e informações
Imagem: autor
O Hepatologia do Milênio é um evento de educação médica continuada em hepatologia, tendo surgido a partir da constatação da carência de informações em torno do tema. Desde então, o evento se desenvolveu, tornando-se o segundo maior no Brasil a abordar questões relativas à doenças no fígado.
Atualmente conta com mais de 1000 participantes de todos os cantos do país, incluindo ainda representantes latinoamericanos, vindos de Portugal e Angola. Trata-se de um projeto onde interação é a palavra de ordem, buscando a aproximação de experts e participantes.
Os principais desafios
O idealizador do evento, o Dr. Raymundo Paraná descreve o Hepatologia do Milênio como um evento que tem por objetivo a inovação, tanto no âmbito da construção do conhecimento médico como também de maneira relativa ao seu próprio formato. Assim, ocorre uma necessidade constante de renovação, que tem sido intimamente relacionada à criação de novos canais de interação e meios para que os participantes possam se engajar cada vez mais.
Os objetivos
O principal desafio identificado pela equipe organizadora do evento consistiu na definição de meios que pudessem propiciar a aproximação entre os palestrantes e os participantes do evento, incentivando a interação e participação do público. Por fim, tais objetivos se alinham aos propósitos por detrás de diversos congressos médicos: a construção conjunta do conhecimento.
Motivações
Na busca por ferramentas que pudessem auxiliar o evento e enfrentar os desafios, a organização se deparou com a solução desenvolvida pela mobLee, verificando que essa poderia ser uma forma de alcançar os níveis de engajamento e interação desejados, servindo como guia para a programação do evento e oferecendo ainda recurso de envio de perguntas para os palestrantes e a realização de enquetes em tempo real.
Esta ferramenta estimula as pessoas a participarem. Como a proposta do evento é interativa, então eu vou atender essa demanda.Dr. Raymundo Paraná
idealizador do evento
Receios
De acordo com Elba Virgens, uma das organizadoras do Hepatologia do Milênio, o público do evento apresenta uma faixa etária mais elevada, dessa forma, a adoção de certas soluções tecnológicas tende a causar algum receio, já que pode ser alvo de rejeição ou, simplesmente, apresentar adoção reduzida, fazendo com que o retorno não seja o suficiente para suprir o investimento realizado
Esse foi apontado como o principal medo em torno do investimento no aplicativo. Felizmente, os resultados acabaram surpreendendo positivamente, e muito, a organização e os participantes! Confira abaixo.
Resultados
Inicialmente, o primeiro benefício observado pela equipe organizadora foi a possibilidade de centralizar informações e recursos em uma única plataforma.
Até então, o acesso à informações sobre programação científica, palestrantes e expositores dependia, basicamente, de impressos em papel, limitando a flexibilidade dos organizadores em caso de mudanças na agenda. Nessas situações, até então, era solicitado às recepcionistas do evento que comunicassem aos participantes eventuais alterações.
A partir da adoção do aplicativo, todos os dados e informações relevantes puderam ser disponibilizados através dele. Enquanto alterações na programação foram realizadas instantaneamente e comunicadas por notificações push.
Imagem: autor
Além disso, tratando-se de um evento que privilegia recursos de interatividade, em edições anteriores já havia sido adotado um sistema interativo de votação. Esse, no entanto, era dependente da contratação de hardware e instalação de uma infraestrutura básica para o seu funcionamento.
A partir da adesão ao aplicativo, tudo pôde ser concentrado em um dispositivo que estava sempre à mão dos participantes: seus smartphones. O principal receio, relativo a uma possível rejeição do público do evento ao aplicativo, não se provou real.
Obteve-se um número considerado expressivo para os padrões do mercado brasileiro de eventos, entretanto ao avaliar-se a média de idade dos participantes. Além disso, existia também o medo de que a própria equipe organizadora pudesse ter alguma dificuldade na implementação do aplicativo, na alimentação das informações e no gerenciamento de seu recurso de perguntas e respostas.
Novamente, o receio não se provou real, à medida que o evento dispôs do suporte contínuo de uma das representantes do time de Customer Success da mobLee, muito atenta à qualquer dúvida ou dificuldade que viesse a surgir.
Adoção
Alguns números surpreendentes:
- mais de 60% de adoção do aplicativo (em relação ao público total do evento);
- 2864 número de abertura do aplicativo;
- 9040 número de visualizações de tela;
- 24 número de enquetes realizadas;
- 101 número de perguntas enviadas;
Ficou muito mais prático! Moderno, muito mais prático. (...) As pessoas elogiaram. O presidente do evento ficou completamente satisfeito. Foi isso que ele esperava.Elba
organizadora do evento
Surpresas
Ainda que o aumento na participação e engajamento dos participantes fosse um dos objetivos esperados pela organização do evento, os resultados foram além do imaginado. Elba afirmou que os participantes elogiaram a iniciativa.
Já o presidente do evento, Dr. Raymundo Paraná, afirmou que o sucesso do aplicativo o fará mudar a formatação da próxima edição, ressaltando que a quantidade de perguntas recebidas durante o congresso foi tão grande que se tornou inviável responder a todas elas. Ele ainda afirma que o aplicativo do evento consistiu em uma ferramenta capaz de estimular as pessoas a participarem mais, enfatizando que essa é uma ferramenta que deve ser introduzida no Brasil o mais rapidamente possível.
Quero saber mais sobre aplicativo para eventosPor fim, o presidente do evento, assim como a equipe responsável por sua organização, não apenas tiveram seus objetivos cumpridos como também foram surpreendidos pelos resultados.
O sucesso partiu também do entendimento da organização sobre o potencial do aplicativo, posicionando-o como um de seus elementos estratégicos centrais. Dessa forma, os resultados surgiram de maneira completamente natural. Os mesmos resultados também corroboram para a proposição de uma mudança de paradígmas no cenário de congresos médicos, contando com eventos cada vez mais interativos e com um público cada vez mais engajado.
Sem dúvidas, esse aplicativo vai me fazer mudar a formatação do próximo ano, porque a quantidade de perguntas foi surpreendente!Dr. Raymundo Paraná
idealizador do evento
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