Um dos dos maiores desafios ao produzir eventos é fazer uma gestão de pessoas que realmente funciona, ou seja, que o trabalho de cada colaborador flua bem e como o esperado até o término do evento.
E esse é um desafio para eventos de todos os tamanhos! Quanto maior o evento, mais pessoas para gerenciar e liderar. Mas as necessidades básicas de uma gestão de pessoas eficiente de equipes durante eventos é a mesma tanto para cinco colaboradores quanto para trezentos.
É por isso que vamos falar um pouco sobre quais são essas necessidades e como você pode garantir que elas funcionem a seu favor, melhorando pontos fundamentais como:
- Comunicação interna;
- Produtividade;
- Economia de investimento;
- Economia de tempo.
Leia o artigo completo com essas dicas e confira os principais detalhes.
6 dicas para fazer uma gestão de pessoas excelente
1. Conheça o básico para uma gestão de pessoas em eventos
Quando digo o básico, quero dizer o necessário! Aquele feijão com arroz que, se faltar, pode desandar tudo.
Em primeiro lugar, claro, você precisa planejar uma série de tópicos como:
- O que cada colaborador deverá fazer no dia;
- Qual será sua função;
- De que maneira deverá ser executado;
- Definir os prazos e metas;
- Planejar horários;
- Levantar a necessidade de trocas de turno;
- Definir quem deve estar no local em qual horário;
- Escolher quem trabalha em qual dia.
Planeje também uma conversa que ainda não aconteceu durante o evento, fazendo uma simulação, e já imaginando quais serão as respostas e o que você fará em seguida.
Sempre devemos estar preparados para imprevistos, mas devemos ter uma ideia de como será o decorrer do evento e como cada profissional presente deverá contribuir para que tudo seja agradável, para que os convidados saiam satisfeitos, sentindo que tiveram uma experiência inesquecível e com desejo de voltar para o próximo evento.
Como toda empresa, eventos também são feitos de pessoas, com profissionais que fazem ele acontecer, desde limpeza, até segurança ou palestrantes.
E o que é essencial para que você consiga extrair esse excelente trabalho da sua equipe?
2. Planeje como será a comunicação durante o evento
É necessário que você tenha uma comunicação fácil e confiável com os profissionais durante todo o evento, seja com um walkie-talkie, aplicativos de troca de mensagens ou ligações mesmo. O importante é que você tenha como se comunicar com as pessoas sem precisar estar ao lado delas.
É comum pensar que no evento você precisa estar em todos os lugares ao mesmo tempo. Mas com um bom planejamento, você estará sempre disponível, mas com os canais que especificar.
Isso é fundamental para que você não tome um susto e fique na mão na hora de resolver uma coisa ou outra durante o evento.
Ah, claro, tenha sempre um plano B, um segundo meio de comunicação que possa funcionar antes de você ter que sair correndo.
Uma comunicação eficiente é essencial para que você saiba o que está acontecendo, onde precisam do seu auxílio e para que saiba sobre qualquer problema na hora, já ajudando a resolver.
3. Garanta que todos foram treinados
Para que o evento siga a programação conforme o cronograma, é importante garantir que a comida seja servida no horário correto e que a banda suba ao palco no momento agendado.
Além disso, é preciso garantir que os banheiros estejam limpos, tenham papel e sabonete. Já os microfones precisam estar montados a tempo e a decoração posta antes de as portas abrirem.
Para que tudo que isso ocorra tranquilamente e de maneira eficiente, é necessário comunicar-se individualmente com as equipes, compreender o trabalho de cada, ajudá-los a organizar seu tempo e sua produtividade. E, de preferência, que isso seja feito antes do dia oficial do evento, assim todos chegam preparados.
4. Esteja pronto(a) para auxiliar os colaboradores
Quando o evento é planejado, todos devem estar a postos e treinados, a estrutura deve estar montada e a comunicação garantida. E você, que é responsável pela gestão de pessoas em eventos, deve ter o trabalho apenas de lidar com eventualidades.
Por isso, deve estar disponível e pronto(a) para auxiliar os colaboradores quando eles precisarem. Mas não fique somente aguardando que alguém te chame, é importante andar e participar do evento, para ver de perto o andar da carruagem.
5. Tenha o controle da equipe, atividades e jornada de trabalho
Mas é claro que não se trata apenas de planejar um evento, produzir, executar, treinar, gerenciar as pessoas e garantir que dêem o melhor de si como profissionais.
Os profissionais ali presentes também estão executando um trabalho, que paga suas contas, tem envolvimento com suas vidas. Por isso, não se esqueça de ter controle sobre cada colaborador contratado, sua jornada de trabalho e horas trabalhadas.
Pra que esse trabalho não se torne difícil e ocupe tempo demais, uma ótima opção é aderir a sistemas de controle de ponto online, como o Oitchau, onde os colaboradores batem ponto por aplicativo ou tablet, e você pode acompanhar tudo em tempo real pelo celular e computador.
Quando o evento acabar e for hora de processar a folha de pagamento, pode me agradecer por essa dica!
6. Analise o desempenho do seu trabalho
E, por último, mas não menos importante: não se esqueça de olhar para o todo, para o desempenho geral do evento, das equipes, o seu próprio, e buscar pontos de melhoria para sempre evoluir com seu trabalho e fazer eventos cada vez mais incríveis e com uma gestão de pessoas infalível.
Lembre-se: errar é aprender!
Integrante do time de colunistas mobLee e Content Manager no Oitchau – Controle de Ponto. Há 8 anos criando conteúdo digital nos mais diversos formatos, e com muita paixão!
