Organizar eventos traz muitos desafios a todas as pessoas envolvidas. Por isso, para começar qualquer projeto, é essencial buscar excelência no planejamento e na gestão de equipes. Ao ter esse tipo de cuidado inicial, aumentam as chances de que tudo saia da melhor maneira possível e o evento seja bem-sucedido.
Porém, um dos pontos que mais causam dúvidas nos gestores de equipes é justamente sobre como manter a produtividade no processo de organização e realização de eventos. Este artigo traz dicas importantes para quem tem o desafio de fazer eventos nota 10.
Com algumas iniciativas de fácil implementação, você poderá realizar a gestão de equipes ideal para grandes eventos e de forma bastante produtiva. Se todos os colaboradores renderem mais, a empresa e seus clientes têm muito a ganhar.
1. Evite o acúmulo de urgências
Se existe uma vilã da produtividade bem conhecida pela maioria das pessoas, é a urgência. Qualquer equipe que permite o acúmulo de urgências em seu dia a dia está fadada a entregar menos resultados. À medida que os pedidos de última hora se acumulam, os colaboradores deixam de cumprir suas tarefas e a organização vai por água abaixo.
Na área de eventos, é claro, as urgências também são vilãs. Alguém pode imaginar que é impossível evitar que ocorram problemas repentinos durante um grande evento. De fato, mesmo quem se planeja bem, provavelmente, terá de encarar alguns momentos de urgência.
Embora você não possa evitá-las por completo, é possível ter maior controle sobre as urgências. Oriente sua equipe a se antecipar aos imprevistos que podem acontecer. Isso é possível com um bom planejamento prévio e o mapeamento de pontos de atenção no evento.
Controlar as urgências é uma medida preventiva para impedir que elas se avolumem e comprometam o andamento do evento.
2. Não deixe para planejar de última hora
Você sabia que um evento bem-sucedido começa meses antes de sua data oficial? O planejamento de longo prazo é um dos segredos para garantir a produtividade durante sua execução.
Líderes que deixam tudo para a última hora estão fadados ao fracasso. E é por esse motivo que desenhar um planejamento detalhado de forma antecipada ajuda a garantir o sucesso do evento.
Mas, afinal, no que consiste o planejamento de um grande evento?
Uma boa maneira de iniciar essa etapa é estudar o mercado para viabilizar parcerias. Quais empresas podem ser parceiras na realização do evento? Qual delas apresenta melhor custo-benefício? Que localização é mais interessante para o sucesso do evento? As respostas a essas perguntas devem estar de acordo com o orçamento previsto para o projeto.
Outro ponto importante é mapear todas as atividades que farão parte do escopo do evento. O passo seguinte do gestor é escalar seu time e definir quais funções serão atribuídas a cada colaborador. Com isso, todos poderão se preparar bem para realizar um grande trabalho.
3. Prepare sua equipe
A preparação dos colaboradores é uma das tarefas mais importantes que um gestor tem antes da realização do evento. É papel do líder informar a todos os envolvidos como será o evento e todos os detalhes de seu andamento.
Cada colaborador precisa estar ciente de suas atribuições, do preparo à execução. Em caso de imprevistos, a equipe também tem de saber como agir e, mais do que isso, quem ficará responsável por corrigir eventuais problemas.
Outra forma de preparar a equipe é promover encontros educativos e até mesmo cursos de capacitação em casos específicos. Por exemplo, se um dos colaboradores vai fazer um discurso importante durante o evento, é adequado que ele tenha aulas de oratória.
Talvez o gestor veja isso como um gasto supérfluo para a empresa, mas o sucesso do evento pode estar no cuidado a esses detalhes.
Vale destacar que a capacitação de colaboradores é uma das formas de evitar o turnover na empresa.
4. Tenha proatividade para corrigir erros
Erros acontecem mesmo nas equipes que possuem os profissionais mais bem preparados. O problema é quando as falhas se acumulam ou se tornam recorrentes.
Durante grandes eventos, alguns erros vão acontecer, mas eles não devem ser o gatilho para uma atitude desesperada. A resolução de problemas começa por uma postura ponderada e calma do líder. Ele deve se dirigir à sua equipe e buscar resolver com agilidade e eficiência.
Todos os colaboradores envolvidos no evento precisam estar com um mindset proativo direcionado para a resolução de problemas. Do contrário, um pequeno erro pode se transformar em um verdadeiro monstro. Quanto antes forem resolvidas, as falhas serão menos danosas ao bom andamento do trabalho.
5. Faça uma avaliação após o evento
Quando um grande evento se encerra, aquela sensação de alívio e dever cumprido toma conta da equipe. Nada mais natural, afinal só quem organiza um evento sabe o trabalho que dá. Mas antes de brindar a conclusão do projeto, é importante fazer um apanhado geral para tirar lições valiosas.
O gestor de equipes pode promover um encontro com os envolvidos para que cada um dê a sua opinião. Esse agrupamento de ideias é muito rico e proporcionará reflexões importantes. Os aprendizados extraídos dessa reunião – que não precisa ser muito formal – aumentam as chances de ter eventos ainda mais exitosos no futuro.
Vale a pena dar uma atenção especial a esta dica porque muitos líderes tendem a passar reto por ela, já que todos ficam exaustos após um evento e não querem pensar em trabalho por alguns dias.
Uma sugestão é marcar esse encontro para a semana seguinte, inclusive para os colaboradores poderem pensar individualmente e colocarem no papel suas impressões a respeito do trabalho realizado.
6. Utilize um software de gestão de equipes
A sexta e última dica para você ter eventos produtivos é válida para todas as atividades da empresa. Adotar um software de gestão de equipes ajudará a reduzir as urgências durante todo o processo de trabalho. Mais do que isso, facilitará a distribuição de tarefas entre os colaboradores envolvidos.
Se você busca mais produtividade para o dia a dia da empresa, o software também auxilia para atingir esse objetivo. A ferramenta permite fazer o mapeamento de atividades e o planejamento de projetos.
Para ter mais dicas sobre como fazer uma ótima gestão de equipes, siga o blog Gestão de Equipes e fique sempre por dentro das novidades!
Este blog post foi escrito pela equipe da Neotriad.
