De acordo com dados de anos anteriores, divulgados pela ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), o Brasil já realizou 590 mil eventos somente em um ano, gerando uma receita total de R$ 209,2 bilhões. O cenário é positivo, mas o mercado da gestão de eventos é competitivo.
Isso faz com que seja fundamental destacar a sua empresa, não é? Há muitos fatores que influenciam em um evento bem-sucedido, como:
- planejamento ideal;
- bom gerenciamento da equipe;
- resolução rápida de problemas e urgências;
- divulgação eficiente;
- avaliações antes e depois do evento.
Sabemos que organizar um evento não é tarefa simples e qualquer detalhe pode fazer a diferença no resultado final, certo? Mas a tecnologia facilita e agiliza o dia a dia com ferramentas que ajudam a simplificar os processos, gerenciar melhor o tempo e reduzir custos.
Softwares de gestão de eventos também podem ser úteis para sua companhia. Ao optar por um processo de gestão simples e otimizado, sua equipe terá tempo para trabalhar no planejamento, evitará problemas e entregará um serviço de qualidade com eficiência, o que vai satisfazer os seus clientes.
Neste artigo, abordamos 4 ferramentas para facilitar a gestão de eventos. Quer saber mais? Então continue acompanhando!
1. Trello
O Trello consiste em uma ferramenta gratuita e flexível para organizar os projetos e compartilhá-los com a sua equipe e com os seus clientes, por exemplo. É possível criar diversas listas e adicionar cartões com arquivos do Google Drive, Dropbox, do computador etc. Além disso, dá para adicionar checklists, prazos e colocar etiquetas em seus cartões.
É uma ferramenta acessível e com uma interface fácil de utilizar, ideal para uma organização sem complicações.
2. Produtos mobLee para a gestão de eventos
Há 4 deles, os quais podem ser utilizados individualmente ou em conjunto:
Promote:
Auxilia na parte de divulgação do evento na internet e gera mais visibilidade — é possível, inclusive, acompanhar as métricas de visitas, interesses e venda de inscrições.
Conhecer mais sobre divulgação de eventos
Register:
Plataforma que facilita as inscrições em eventos e auxilia as vendas de ingressos.
Ver a plataforma de venda de ingressos
Collect:
Solução que permite a captura e o gerenciamento de contatos utilizando o celular.
Saber mais do coletor de contatos
Engage:
Aplicativo que otimiza a comunicação e promove mais engajamento entre os expositores, participantes, patrocinadores e a organização.
Quero um aplicativo para o meu evento
Além disso, ainda há ferramentas gratuitas — como calculadora de tamanho de salas, por exemplo — que vão facilitar ainda mais a organização dos seus eventos!
Acessar todas as ferramentas gratuitas
3. Evernote
Com esta ferramenta é possível criar notas e combinações de textos, imagens, vídeos, entre outros. Ela integra conteúdos de mais de um dispositivo — é possível acessar as notas feitas pelo computador no celular, por exemplo.
Por outro lado, se você estava na rua e lembrou-se de algo importante relacionado ao planejamento do evento, é só adicionar a informação pela celular (em formato de nota simples, sem complicações) e acessá-la depois pelo computador.
O aplicativo é gratuito e possibilita que um número determinado de usuários complemente as notas uns dos outros adicionando informações ou comentários. É bastante útil para auxiliar o trabalho em equipe.
4. Sistema ERP online
A gestão de eventos não está ligada apenas às ferramentas necessárias para fazer um evento acontecer, mas também aos processos simplificados e automatizados dentro de uma empresa que permitem um melhor fluxo de trabalho e, consequentemente, mais tempo para planejar o evento.
Geralmente um software de gestão empresarial online eficiente conta com as seguintes funcionalidades:
- cadastro de clientes;
- agenda;
- controle de compras;
- controle financeiro;
- cadastro de produtos e serviços;
- emissão de boletos;
- controle de vendas;
- controle de estoque.
Com o cadastro de clientes e a agenda, por exemplo, é possível ter acesso a toda a sua carteira de clientes e gerenciar os seus compromissos de forma inteligente, sem perder prazos ou reuniões importantes.
Softwares de gestão de eventos podem ser úteis para empresas de eventos pois, além de facilitar o controle de diversas áreas, auxilia todos os processos internos da empresa e permite que haja mais foco na organização do próprio negócio. Ao melhorar a produtividade da equipe por meio da gestão inteligente de dados, a empresa melhora todo o seu fluxo.
E então, percebeu como é útil utilizar ferramentas para a gestão de eventos? Além de utilizar as ferramentas mencionadas, que tal utilizar um sistema ERP online que vai facilitar tudo dentro de sua empresa e permitir que a sua equipe foque no que realmente importa? Não perca mais tempo, conheça já o sistema ERP online!
*Este artigo foi produzido pela GestãoClick.