Vemos diariamente que são vários os grandes eventos que acontecem no Brasil e no mundo. Isso significa que por trás de todos eles há um trabalho complexo para fazer todo o planejamento e organização. Para isso, existe um componente nesse mercado que se assemelha a uma fábrica de eventos: são as agências de eventos.
Já imaginou o trabalho que os grandes eventos dariam para os idealizadores da ideia? Só na fase de pré-evento são várias as ações necessárias para ter tudo pronto no grande dia, desde a escolha do local, negociação com fornecedores e divulgação para atrair o maior número possível de participantes.
É para solucionar essas dificuldades que as agências surgem para criar eventos de sucesso. Então veja aqui como é feito esse trabalho na prática e por que optar por uma agência pode ser uma boa opção para ter os seus eventos finalizados.
Quais as vantagens que as agências possuem para organizar eventos?
Sabendo que as agências são as principais responsáveis por realizar os grandes eventos do mercado, qual será a vantagem de optar por elas ao invés de cuidar da própria organização do evento?
Na prática, podemos pensar em alguns problemas que dificultam a organização de eventos, principalmente para aqueles que estão nas edições iniciais.
Logo de cara, um problema que você pode enfrentar é em relação aos preços praticados pelos fornecedores. Apenas com um volume imenso de produtos e serviços é que será possível conseguir uma boa redução de valores.
Então veja qual a série de vantagens que a fábrica de eventos possui ao organizar os eventos.
Mais contatos
Um dos principais diferenciais das agências que organizam eventos está na série de contatos que elas possuem para conseguir ter tudo pronto no grande dia do evento.
Afinal de contas, contar com uma série de bons fornecedores não é tarefa fácil. Mas para uma agência, que atua como uma grande quantidade de contatos e uma série de eventos para organizar, fica muito mais fácil conseguir tudo que precisa com valores abaixo do que é trabalhado.
Sozinhas, as empresas não conseguiriam realizar todas as atividades necessárias para um grande evento com as melhores opções do mercado.
Logística organizada
Outro grande diferencial das agências é o fato de já ter o expertise de vários eventos para entregar uma logística organizada. Nessa posição de uma verdadeira fábrica de eventos, fica claro que a experiência é um ponto importante e um diferencial valioso.
Só de ter a garantia que esse trabalho será realizado com qualidade, já é um elemento valiosos para garantir seu retorno com os resultados esperados.
Quais os cuidados ao trabalhar com uma fábrica de eventos?
O mais importante para você que tem um evento em mente e vai precisar do trabalho de uma agência para organizar é passar para ela todas as dores que você possui para que o evento seja realmente um sucesso.
Deixar claro quais as dificuldades e que tipo de resultados espera alcançar será um diferencial para que o trabalho para o seu evento seja o mais assertivo possível.
Confira uma série de dores que seu evento certamente possui e que precisa ser um ponto de atenção para a agência:
Avaliações
Como saber se meu evento foi um sucesso? Que números preciso olhar para ter essa análise?
Esse é um dos pontos mais difíceis para os organizadores de eventos, e você pode cobrar de uma agência as ações necessárias para realizar as melhores avaliações possíveis. Ter ferramentas que permitam avaliar suas principais ações são indispensáveis.
Automatização
Ter um processo automatizado, tanto na parte de organização como ao longo do evento, é um diferencial para ter resultados positivos no seu evento.
Um dos pontos principais está na comunicação. É preciso mudar a forma de entrar em contato com os participantes em todas as fases do evento, mas principalmente enquanto ele acontece.
Inovação
Já não dá para fazer um evento parecido com os da década de 90, concorda? Então ao escolher uma agência, deixe claro que você precisa inovar no evento para realmente ter resultados diferenciados.
Muito disso parte do uso de tecnologia inovadoras para eventos, que já fazem parte de boa parte dos eventos de sucesso que acompanhamos hoje em dia.
Desde da venda de ingressos online até o uso do aplicativo próprio do evento, a tecnologia precisa estar presente para quem busca inovar em eventos.
Gostou de saber mais sobre o trabalho da fábrica de eventos, que são as agências responsáveis por organizar os grande eventos do mercado? Então confira também nosso ebook que fala tudo sobre aplicativo para eventos, um dos componentes inovadores que devem existir no seu evento.
Quero saber tudo sobre aplicativo para eventos!
Um profissional das palavras amante de Tecnologia, Internet, Marketing de Conteúdo e tudo que envolve o mercado de eventos. Produzindo conteúdos para educar o mercado com base na experiência dos eventos que participo ao longo dos anos, como feiras, congressos e eventos corporativos.
