Organizar eventos não é uma tarefa fácil, mas é uma atividade que pode ser melhor desempenhada com algumas técnicas que os profissionais de eventos precisam ter. E para a produção de eventos de RH não poderia ser diferente.
Na área de Recursos Humanos, os organizadores enfrentam os mesmos desafios, mas que podem ser mais fáceis, desde que haja um bom planejamento e calendário.
Com recursos bem alocados e um time de qualidade, capaz de desenvolver as etapas de produção dos eventos de RH, é muito mais fácil de produzir um evento de sucesso.
E esse nível de sucesso será tanto para o público quanto para os expositores e parceiros, que estarão presentes com o intuito de gerar oportunidades durante o evento e expor sua marca.
Mas, afinal, como de fato saber o que precisa ser feito para produzir bons eventos de RH e atrair um público qualificado da área tanto de RH, quanto de Recrutamento e Seleção?
Como produzir eventos de RH?
Para entender como produzir eventos de RH, precisamos primeiro entender um pouco mais sobre a área.
O setor de Recursos Humanos, ou RH, é um departamento da empresa responsável por gerir toda a área de pessoas da companhia, potencializando o capital humano.
Por esse motivo, a área pode, além de produzir grandes eventos externos, investir em eventos internos, para seus colaboradores. Mas também existe a opção de organizar os meetups, visando reunir profissionais da área e ganhar cada vez mais relevância entre os profissionais da área.
E os temas podem ser variados:
- Treinamento e desenvolvimento;
- Departamento pessoal;
- Recrutamento e seleção;
- Métricas do RH.
Mas também podem ser direcionados para os temas mais recentes e tecnológicos, como:
- O uso de I.A. no R&S;
- As HR Techs e seus benefícios;
- Inbound recruiting.
Depois da definição do tema, precisamos buscar por referências. E isso pode ser obtido por meio de profissionais da área com experiência no assunto e, também, em materiais específicos, como livros e artigos.
Por isso, além do conhecimento específico, para auxiliar os profissionais de RH na produção de eventos, levantamos as 3 melhores dicas do mercado para quem deseja produzir eventos de RH de sucesso. Confira!
3 dicas para produzir eventos de RH de sucesso
1. Crie e siga um planejamento para o seu evento de RH
Durante a pré-produção de um evento de RH, assim como em todos os outros, precisamos analisar para onde serão direcionados os esforços do time. Feito isso, é hora de colocar no papel todos os detalhes do evento, criando um projeto de qualidade e elencando os principais pontos do seu evento, como local, horário e temática.
Mas o planejamento não acaba por aí. Esse é só o primeiro passo. Depois dele, precisamos levantar custos. Ou seja, precisamos de orçamentos de empresas e de profissionais capazes de suprir todas as necessidades no decorrer do evento.
Nesta etapa, precisamos considerar todos os aspectos do evento, como:
- Venda de ingressos;
- Fornecedor do serviço de som;
- Welcome coffee ou o coffee break;
- Pontos da infraestrutura;
- Segurança;
- Itens para o fluxo dos participantes;
- Organizadores de filas;
- Fornecedores e serviço de montagem para os estandes.
E, ainda na etapa de planejamento, precisamos nos antecipar e levar em consideração itens como datas comemorativas que podem atrapalhar o desempenho do seu evento, feriados próximos, previsão do tempo e mais. Além de, claro, reservar uma parte do orçamento para limpeza e segurança.
2. Organize a produção do seu evento de RH
Se você quer saber como produzir eventos de RH de imensa qualidade, é aqui que você deve direcionar a maior parte dos seus esforços. Mas isso não significa que o planejamento, que foi a etapa anterior, ou a coordenação, que é a próxima, não sejam importantes.
Na hora de colocar em prática tudo o que foi levantado durante o planejamento, é ideal que se comece com antecedência. Assim, não corremos o risco de não conseguir determinado fornecedor ou serviço.
Mas não são só esses os pontos. O credenciamento, estandes dos expositores, carregadores de celular e lugares para sentar são apenas alguns dos exemplos de itens que, se não forem pensados e adquiridos, podem prejudicar o andamento do seu evento.
Para realizar essas tarefas sem correr o risco de nada passar batido, o mais recomendado é que seja feito um checklist do evento. Assim, de maneira simples e visual, a gente consegue garantir que todos os itens da produção sejam realizados.
3. Coordenação e pós-evento
Durante o evento, é preciso ter um time motivado e instruído para solucionar possíveis problemas. Todos precisam estar cientes das localizações dos banheiros, dos estandes, horários das palestras e de abertura e encerramento.
Mas eles também precisam estar bem divididos e com tarefas extras definidas, como auxiliar na recepção dos participantes e palestrantes, verificar com os expositores a satisfação com o estande e cuidar da distribuição dos brindes.
Além disso, é de total responsabilidade da pessoa que está organizando o evento a garantia de que as tarefas definidas estejam sendo cumpridas. Por isso, faça vistorias e garanta que o seu evento é um sucesso.
Depois da sua realização, é chegada a hora do pós-evento. E esse é um ponto que tem que ser visto lá na primeira fase, a de planejamento. Os participantes vão receber certificados? E os palestrantes? Haverá uma pesquisa de satisfação? Quanto tempo depois ela será enviada?
Mesmo que todos esses pontos façam parte do pós-evento, eles também podem representar a diferença entre sucesso e fracasso e, por isso, precisam da total atenção por parte da organização.
Conheça mais sobre eventos!
Agora que você já sabe como produzir eventos de RH, desde seu planejamento até o pós-evento, é importante buscar por materiais que possam te ajudar nessa tarefa.
Para isso, a mobLee produziu um artigo completo falando sobre os 7 materiais mais acessados por organizadores de eventos em 2018.
Juntar as dicas deste post com o conhecimento dos materiais da mobLee vão, com certeza, te ajudar a produzir eventos de RH de uma maneira muito mais assertiva.
E, se você quer saber mais sobre a Kenoby, um software de R&S que ajuda os recrutadores a acertar na hora da contratação, vale a pena conferir todos os detalhes da plataforma.
Este conteúdo foi desenvolvido pela equipe de marketing da Kenoby.
