O que são eventos científicos? São eventos que podem variar desde um congresso, simpósio, seminário ou até mesmo uma palestra. Saber como organizar um evento científico é a chave para a produção de sucesso.
Um evento bem organizado permite que todos os participantes tenham uma experiência positiva e aproveitem ao máximo todo o conteúdo compartilhado. Continue acompanhando nosso artigo para saber tudo sobre eventos científicos.
Leia também: O que é simpósio e como fazer. Guia prático (com CHECKLIST)
Neste artigo, além de aprender o que é evento científico, você verá como realizar seu passo-a-passo. Aprenda como organizar um evento científico da melhor forma para evitar surpresas desagradáveis.
A seguir separamos 10 dicas sobre como organizar um evento científico e como aplicá-las ao seu evento.
O que são eventos científicos: 10 dicas para organizar o seu
1. Planejamento
Agora que você já sabe o que são eventos científicos vamos a primeira etapa: o planejamento.
A partir do momento em que a ideia inicial é definida, o organizador tem a responsabilidade de garantir que o evento atenda as expectativas dos participantes. Para isso o organizador precisa aprender tudo o que puder sobre eventos científicos.
O planejamento deve iniciar pela estimativa de participantes do seu evento, essa informação vai lhe guiar desde o aluguel do local até o seu orçamento dos materiais entregue aos participantes.
O tempo ideal de iniciar o planejamento é de 9 a 12 meses, para que haja tempo de:
- Realizar pesquisa de mercado
- Fazer uma pesquisa de fornecedores
- Divulgar de forma ampla e correta
Esse tempo também é suficiente para contatar seus palestrantes, pois, quanto maior é a reputação de um palestrante maior é o tempo que leva para entrar em contato e reservar uma data.
Essa etapa é fundamental para que o evento realmente atenda as necessidades de palestrantes, organizadores, patrocinadores e participantes, por isso, sugerimos que você também leia o artigo, “Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso”.
2. Orçamento
O próximo passo é montar um orçamento. Seu evento deve ter sempre uma média possível de gastos para que os investimentos sejam aproveitados da melhor forma possível.
É importante diferenciar quais custos são fixos e quais são variáveis:
- os fixos se referem àqueles investimentos que independem da quantidade de participantes, custos como o local, por exemplo
- os custos variáveis dependem da quantidade de participantes inscritos. Por exemplo, materiais como canetas personalizadas, blocos de anotações, etc.
Planilhas de controle de gastos podem ajudar no controle do fluxo do seu evento além de manter toda a sua equipe informada.
3. Comissão Organizadora
Manter uma equipe de apoio bem definida otimiza todas as etapas de planejamento, desde que seja uma equipe de tamanho razoável e com uma comunicação eficaz.
O importante é ter uma gestão de equipes eficiente, por exemplo, dividindo a equipe em áreas de atuação, como, por exemplo, marketing, credenciamento, fornecedores, etc.
Você também pode abrir um processo seletivo para recrutar voluntários para fazer parte da comissão.
A sua equipe deve ter uma visão global do evento, estando ciente de tudo o que está acontecendo, para que haja uma integração em todas as fases de produção.
4. Inscrições
A captação de participantes deve começar com meses de antecedência, se o seu evento estiver em uma edição que já tenha uma base de dados, manter uma comunicação com os participantes das edições anteriores já lhe garante uma visibilidade e divulgação.
As estratégias de marketing digital são excelentes para captar novos participantes e engajar novamente os participantes de edições anteriores.
Existem várias técnicas para definir o valor da inscrição no evento, escolha uma, defina os valores e abra as inscrições o quanto antes. Em eventos científicos as inscrições se iniciam com meses de antecedência.
Um processo de otimização das inscrições acontece com a utilização de softwares para que a inscrição seja feita de forma organizada, minimizando o desgaste da comissão.
Neste ponto temos duas dicas especiais, dois aplicativos que vão ajudar muito na divulgação de seu evento (para maior atração de inscritos) e no processo de organização das inscrições:
- Promote, divulgue seu evento na internet: com ele você cria o site do seu evento e acompanha as métricas importantes de visitas, interesses e venda de inscrições.
- Register, facilite inscrições: a plataforma ideal para vender ingressos. Com ele você vende as inscrições para o seu evento na internet com as menores taxas do mercado.
5. Atividades
A parte mais importante do evento são as atividades oferecidas. Em um único evento científico podem existir diversas atividades como minicursos, mesas-redondas e palestras.
Para que essas atividades ocorram sem problemas deve-se atentar para os horários das atividades e os horários dos palestrantes, para que não ocorram choques.
As atividades devem ser diversificadas e deixar espaço para a interação entre os participantes e pesquisadores.
6. Submissão de Trabalhos
Nos eventos científicos, um dos fatores de sucesso é qualidade e a quantidade de trabalhos apresentados. Tudo sobre eventos científicos, que você ler, vai dar ênfase nisso. E não é à toa.
Ter uma comissão científica é fundamental, pois, eles são os responsáveis por garantir a qualidade dos trabalhos e de todo o processo de avaliação.
Para aumentar a submissão de trabalhos, utilize um sistema de submissão simples e eficiente, que permita receber os trabalhos de forma mais ágil.
Os participantes não podem sentir dificuldades ao submeter os trabalhos, caso contrário, irá gerar uma grande demanda de dúvidas aos organizadores do evento.
Os horários de apresentação de trabalhos e as palestras não podem entrar em conflito, para isso existem aplicativos e sites, que facilitam essa organização da grade de horários.
7. Credenciamento
Um ponto que mede o sucesso do seu evento é o credenciamento, pois é a primeira impressão dos participantes quanto ao seu evento.
Para que não ocorram problemas, monte uma equipe exclusiva para esse fim, uma outra dica é utilizar aplicativos de credenciamento.
Escolha um aplicativo que funcione offline, pois, depender da internet é sempre muito arriscado. Escolha um aplicativo prático para a equipe e os participantes.
Você pode criar o aplicativo do seu evento, e com isso aumentar o engajamento dos participantes e mantê-los atualizados sobre horários das apresentações.
8. Publicação
O seu evento deve deixar uma marca, não só para os participantes, mas para toda a comunidade científica, para isso o ideal é reunir os trabalhos que foram submetidos e apresentados e realizar a publicação.
Muitas comissões estão modificando a forma que publicam. Antigamente os trabalhos eram gravados em CD ou até mesmo impressos e entregue aos participantes. A internet auxiliou para que esse processo se tornasse mais ágil, possibilitando a todos os participantes, palestrantes e interessados o acesso a esse conteúdo.
Mas, para que essa publicação seja feita de forma otimizada e tenha um fácil acesso existem plataformas online de publicação que oferecem tais serviços, incluindo a possibilidade de obter um ISSN, facilitando a vida do estudante e sendo possível a inclusão na plataforma Lattes.
9. Certificados
O que é evento científico sem o certificado? Nada! Ele é imprescindível para todo estudante e pesquisador.
O certificado confirma a sua participação no evento e agrega valor ao currículo. Então, se você está organizando o evento saiba que certificado deve ser emitido de forma correta.
Deve-se ter atenção para as informações no certificado, tais como:
- Nome do evento
- Carga horária
- Data de realização
- Local
- Dados dos participantes ou dos palestrantes
- Assinatura dos organizadores responsáveis pelo evento
O processo de emissão de certificados se tornou mais prático com a emissão online de certificados.
10. Utilize a tecnologia a seu favor
Se você chegou até aqui já sabe o que são eventos científicos e quais são os principais tópicos para um bom planejamento. Agora é hora de usar a tecnologia a seu favor e inserir no seu dia a dia os aplicativos que auxiliam na produção do evento.
Também existem sistemas online para organizar e planejar o evento e aplicativos móveis que podem ser utilizados no dia do evento.
É isso aí! Agora que você já sabe o que é evento científico, acabe com a bagunça. Deixe de lado as planilhas e o caos dos e-mails. Poupe suas energias utilizando tecnologias na gestão do seu evento!
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Este conteúdo foi escrito pela Even3. Uma plataforma especializada em como organizar um evento científico e na gestão de eventos acadêmicos abrangendo as inscrições, submissão de trabalhos, emissão de certificados, assim como a publicação dos anais do evento. Facilitando a produção dos eventos em todos os níveis!
Interessou-se pelas dicas? Aprendeu o que é evento científico? Quer aprender mais sobre cada processo da organização de eventos? Visite o nosso blog e saiba tudo sobre eventos científicos!
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