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EVENTCANVAS – Uma metodologia colaborativa para criação e produção de eventos

O Event Model Canvas é um modelo de gerenciamento estratégico para organização e documentação em eventos


Atualmente, o mercado de eventos demanda que a validação do planejamento estratégico passe por diversas etapas na organização. Por isso, o processo de planejamento colaborativo pode ajudar a validar diversas hipóteses, pois deixa claro todas as possibilidades que possam vir a atrapalhar a execução do plano inicial.

Para te ajudar nesse processo, o EventCanvas – uma ferramenta colaborativa – pode ser um grande aliado. Ela permite que o conhecimento migre para um espaço físico comum e os insights sejam postados em notas adesivas, podendo ser trocadas, reordenadas e rabiscadas por todos do seu grupo.

O EventCanvas é capaz de dar uma macro-visão sobre vários aspectos imprescindíveis do seu evento. Além de claro, economizar horas de reuniões futuras criando um entendimento comum e um senso de propriedade sobre o trabalho a ser feito.

Uma ferramenta colaborativa

Ok. Mas como essa ferramenta pode me ajudar no planejamento do meu evento?

O EventCanvas torna o conhecimento tangível e acessível para todos. Através dele, nenhuma ideia é perdida e a colaboração acontece de imediato, fazendo com que não haja perda de tempo com fluxo de mensagens esquecidas na caixa de e-mail. Todas as ideias ficam registradas de forma ordenada e simples.

Como usar?

O uso do EventCanvas permite ao grupo se afastar um pouco da visão detalhada e enxergar o seu evento como um todo. Mas para que as sessões de colaboração funcionem, é preciso fomentar a empatia entre os participantes.

Você pode começar as sessões, por exemplo, pedindo para que cada pessoa se apresente e conte sua história. Além disso, é possível fazer dinâmicas para escolher facilitadores do grupo e dependendo do contexto, criar atividades entre os participantes, contando alguma coisa interessante ou peculiar. Desse modo, você garantirá que todos realmente se conheçam melhor e interajam, afinal, uma equipe alinhada e com um nível melhor de intimidade ajuda na exposição de ideias e nenhum potencial é perdido.

Utilize para se comunicar melhor

Normalmente, as sessões de colaboração possuem dois objetivos principais:

  1. Definição do problema;
  2. Elaboração da solução.

Nesse sentido, o EventCanvas é um esboço do plano de projeto e se encaixa no processo de trabalho criativo de uma equipe que trabalha usando a abordagem de design thinking. Em linhas gerais, um diagrama onde o seu evento é dividido em 14 áreas pré-definidas.

O objetivo de preencher essas áreas é que os conceitos por trás do seu evento – como planejamento estratégico e as perspectivas de todos os “stakeholders” (produção, público, investidores) – fiquem claros para você e sua equipe. Em geral, ele é um gráfico-visual com elementos que relatam a promessa de um evento e te ajudará a resolver dores, criando ganhos dentro de um quadro definido de compromisso, metas e retorno esperado.

Em cada uma das 14 áreas é preciso responder algumas perguntas que vão guiar o preenchimento.

Áreas pré-definidas

  1. Dores;
  2. Compromissos;
  3. Retorno;
  4. Ganhos;
  5. Comportamento de entrada;
  6. Atividades a realizar;
  7. Jornada da experiência;
  8. Design instrutivo;
  9. Promessa;
  10. Comportamento de saída;
  11. Expectativas;
  12. Custos;
  13. Receitas;
  14. Satisfação.

Como preencher?

Para preencher o EventCanvas, você pode utilizar uma cartolina (ou um papel grande, como um A3), desenhar o diagrama e, em equipe, colar post-its com respostas para cada área. Ele permite, em curto espaço de tempo, coletar a opinião de todos os participantes sobre temas estratégicos por meio da formação de equipes colaborativas, que seguem uma agenda de sessões rápidas, passando por relatos de experiências, identificação das dores, desenho do futuro e proposição de ações transformadoras.

É muito importante ter um facilitador coordenando as equipes, trazendo para a comunidade envolvida visibilidade sobre contribuições e inovações propostas pelos grupos. Desse modo, a troca ocorre de maneira organizada e sem perder nenhuma ideia potencial por falta de entrosamento ou vergonha de expor as sugestões por parte dos participantes.

Você pode baixar um EventCanvas aqui para começar a utilizar em seus eventos:

Baixe agora mesmo o seu CANVAS

Nosso propósito com esse artigo é que todos os eventos sejam experiências incríveis para os participantes e facilitem ainda mais o planejamento dos seus eventos. Se ele te ajudou, comente esse post e compartilhe com seus amigos! :)

*Texto escrito por Renato Chamasquini – Diretor de Eventos na Agência InsideOut.


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