etapas para organizar um evento
Gestão de eventos | 6 minutos de leitura

Etapas para organizar um evento: 3 estágios de crescimento

Descubra os três estágios para desenvolver um grande evento de sucesso


A cada ano nos deparamos com eventos das mais diversas proporções. Eventos gigantescos que acontecem periodicamente e que se tornaram uma instituição por si só. Eventos pequenos tentando conquistar seu espaço em sua primeira edição. Mas, você conhece as etapas para organizar um evento?

Na indústria de eventos, todos desejam criar impacto e conquistar uma relevância cada vez maior. Antes disso, é importante entender o caminho que leva ao sucesso, as perguntas a serem feitas e os percalços que te aguardam, no desenvolvimento de um evento.

Então conheça agora os 3 passos para organizar um evento e aproveite as dicas que a mobLee preparou para você!

Guia básico: 3 etapas para organizar um evento de sucesso

1. Criação

A primeira das etapas para organizar um evento não poderia ser outra; a criação.

Se você está organizando um evento pela primeira vez, prepare-se para lidar com o desconhecido. Você provavelmente administrará expectativas que não são proporcionais ao seu orçamento e não terá uma noção muito precisa sobre seu próprio público e suas preferências.

Em relação a esse aspecto, indicamos que você acesso o material; “Como criar personas para o seu evento?”. Como ele você poderá ampliar seu conhecimento sobre o público. Acredite esse passo é fundamental.

Mesmo que você não esteja por dentro de todas das etapas para organizar um evento, mantenha a calma! Uma boa ideia e muita motivação já são as bases para o desenvolvimento de um evento de sucesso.

Todavia, é importante se manter bastante atento a certos aspectos.

Primeiramente, pesquise. E muito!

  • Descubra quais são os eventos similares que já existem
  • Busque entender quais são seus pontos fortes e fracos
  • Defina seu público em potencial e o analise.

No início pode ser difícil, mas hoje já existem diversos meios que facilitam muito o processo.

Utilize o Twitter, Facebook e afins como ferramentas de marketing e busque engajamento de sua audiência.

Depois de muita pesquisa, você acumulará muitas informações e, mesmo assim, talvez perceba que elas ainda não são o suficiente. É aí que surge uma dica muito importante: trate seu primeiro evento como um experimento.

É fundamental que você entenda que será improvável gerar lucro logo na primeira tentativa.

Na verdade, não perder dinheiro já será motivo de muita comemoração. Então contenha os custos e seja objetivo nas suas escolhas.

Defina como meta conhecer melhor sua audiência e como você poderá suprir suas necessidades no futuro.

Por fim, a próxima dica importante para um organizador de eventos de primeira viagem é simples: meça.

Durante todas as etapas para organizar um evento você fará apostas sem saber exatamente o que pode ou não dar certo. Por isso, aprenda como calcular o ROI de um evento, defina métricas e meios para analisar a maior quantidade possível de informações.

Ao final de tudo, serão essas informações que deverão direcionar, com maior precisão, as suas escolhas para a próxima edição do seu evento.

Sobre esse aspecto, sugerimos que aprofunde seus conhecimentos por meio do artigo; “Aprenda como mensurar resultados de eventos”.

2. Estágio de concentração

Após organizar os primeiros eventos, a tendência é que você gradativamente construa uma rede de contatos cada vez maior. Podem ser:

  • Expositores
  • Patrocinadores
  • Publicitários
  • Canais de comunicação
  • Atrações
  • Palestrantes e mais

A sua maneira, cada um desses contatos pode lhe garantir diversos benefícios, mas é crucial saber que essa deve ser uma via de mão dupla e eles também esperam que você seja capaz de prover benefícios.

Por isso, as medições que você iniciou na fase anterior são imprescindíveis nesta fase. Entenda que seus contatos adoram números que legitimem seu valor para eles.

Continue medindo e expandindo sua rede. Para isso, é preciso que você aprenda como avaliar um evento, pensando no que realmente tem valor para cada um dos stakeholders.

Expanda sua rede de contatos e não tenha medo de investir

Como suporte tanto ás suas medições quanto à construção da sua rede, assim como a todos os demais aspectos relacionados ao desenvolvimento de um evento, conceba estruturas e processos que garantirão suporte a todo o seu trabalho.

Estruturar processos de organização de eventos facilitará sua vida à medida que seu evento assume proporções maiores, estruturando assim uma fundação sólida e eficiente para o seu crescimento.

E aí, encontramos a pergunta que talvez seja a mais pertinente para este estágio: como crescer?

Conforme você expande sua rede de contatos e define processos, a tendência é que seu evento amadureça até encontrar um ponto de equilíbrio.

Nesse momento o importante é não se acomodar às estruturas que você construiu, do contrário, as chances de você ficar preso, incapaz de expandir, são grandes.

Agora que seu evento já consegue gerar receita, não tenha medo de explorar novas ideias ou buscar novas soluções. A palavra de ordem é investimento.

3. Estágio de expansão

A 3ª etapa para organizar um evento acontece quando ele praticamente já assumiu vida própria. Possui:

Os três públicos acima, aguardam ansiosamente pela próxima edição. Sua rede de contatos, processos e sistemas são sólidos.

Não seria errado pensar que você já tenha, inclusive, uma fórmula definida para o sucesso. Inclusive, pode ser muito conveniente pensar dessa maneira. E talvez seja aí que more o problema.

Evite fazer o que você já fez no ano anterior simplesmente porque você pode. Ao invés disso, utilize seus recursos e trabalhe com seus parceiros buscando inovação no mercado e eventos.

É importante frisar que existe um balanço delicado entre o que você já foi capaz de construir até então, o que seu público claramente já gosta e suas propostas para inovar.

Buscar o novo não significa renegar o antigo, sobretudo quando ele já provou funcionar tão bem.

A questão é não deixar que as coisas fiquem paradas. A ideia de que seu evento possui um público fiel é frágil, então o valorize. O mantenha engajado mesmo após o evento, sempre fornecendo conteúdo relevante, novo e estimulante.

Busque inovar e amplie o seu ROI

A partir disso, você também será capaz de ampliar o ROI (retorno de investimento) dos seus três recursos mais importantes:

  • Conteúdo
  • Audiência
  • Parcerias

Daí em diante, já há muito que possa ser feito. Venda conteúdo, monetize com o streaming de palestras do evento, crie webinars e e-books e muito mais.

Verifique também a possibilidade de expandir seu evento para outros locais, ou disseminar a experiência em proporção menor, sob a forma de workshops, por exemplo.

Descubra o que seu público deseja – ou que talvez ainda nem saiba que deseja – e responda com iniciativas.

Conclusão

Cada uma das etapas para organizar um evento, possuem dificuldades e desafios particulares: a empolgação que tem de ser administrada pela incerteza financeira. A dificuldade em encontrar um caminho que leve ao crescimento. A incerteza em inovar enquanto se mantém fiel ao que já construiu.

Não há nada propriamente ruim ou bom sobre nenhum dos estágios de desenvolvimento de um evento, o importante é que você saiba em qual deles se encontra e quais decisões estão alinhadas a ele.

Em todas as etapas para organizar um evento, da fase de criação ao pós-evento, o time da mobLee está sempre a postos para garantir que você obtenha os melhores resultados possíveis. Já atendemos a +1.000 eventos e uma média de +1.000.000 de usuários utilizaram e aprovaram nossa plataforma.

E aí, gostou de saber mais sobre os passos para organizar um evento?  Então confira também o nosso Manual do 1º Evento, um material completo com todas as ações que você precisa seguir para criar um evento.

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