Dicas de produção de eventos
Gestão de eventos, Organização de eventos | 3 minutos de leitura

5 dicas de produção de eventos: Aprenda a lidar com prazos

Saber lidar com local, atração, alimentação e público é fundamental - mas o tempo pode ser seu inimigo se não houver um planejamento


Qualquer profissional da área de produção de eventos sabe como prazos curtos podem dificultar o trabalho, por isso separamos 5 dicas de produção de eventos para ajudar você a cumprir seus deadlines.

Essencial ao acompanhamento de eventos, lidar com local, atração, alimentação e público é fundamental para entregar um serviço de qualidade — mas o tempo pode ser seu inimigo se não houver um planejamento.

Leia também: “Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso”.

Como cumprir todas as suas obrigações dentro da data combinada? O recomendado é manter a calma e seguir essas 5 dicas de produção de eventos para você ter fluidez no seu trabalho.

5 dicas de produção de eventos: faça uma gestão mais eficiente

1. Mantenha um checklist atualizado

Essa é uma prática essencial para qualquer produtor fazer um bom acompanhamento de eventos. O ideal é ter uma lista com todos os objetivos a serem cumpridos em cada tipo de evento.

Assim, com a evolução da produção, cada estágio de desenvolvimento deve ter um acompanhamento de novas necessidades, apontando o que ainda não foi cumprido e o que já está pronto.

Neste ponto, sugerimos que você conheça os “Os 3 estágios de desenvolvimento de um evento”, para se planejar de maneira mais organizada”.

2. Divida as tarefas entre a equipe

Qualquer negócio de sucesso conta com uma equipe capacitada. Então, saiba utilizar isso da melhor forma, realizando uma gestão de equipes eficaz.

Muitas tarefas concentradas na mão de uma pessoa pode acabar atrasando o planejamento do evento, principalmente se os prazos forem curtos. Divida o trabalho com o seu time e escolha os mais experientes para controlar algumas atividades.

Além de aumentar a fluidez do serviço, a sua relação com os funcionários melhora. A maior confiança ao dar atribuições:

  • Motiva a equipe
  • Reduz os níveis de estresse
  • Facilita a resolução de problemas

Assim, nenhum membro fica sobrecarregado e você consegue entregar tudo a tempo!

3. Seja organizado

Organização é essencial para qualquer trabalho. Na produção de eventos, isso não teria como ser diferente.

Sabemos que um gestor dessa área deve ficar antenado em todas as tarefas, mas é importante manter a atenção: tenha em vista apenas o necessário para executar o trabalho.

O excesso de informações à disposição muitas vezes pode atrapalhar o andamento das suas atividades.

Como dito acima, separe seu trabalho em fases e faça o acompanhamento por partes. Assim, quando surgir algum problema, você pode identificar sua origem e resolvê-lo de forma simplificada.

4. Utilize ferramentas de auxílio

A tecnologia é parte essencial na vida de qualquer pessoa na atualidade. Então, por que não usá-la a seu favor?

Procure por um software de eventos especializado, capaz de facilitar o acompanhamento da produção de eventos. Dessa forma, você economiza tempo e consegue gerir as tarefas com muito mais fluidez.

Alguns apps ainda permitem que o desenvolvimento do seu trabalho seja acessado por dispositivos como celular, tablet e computador. Esse sistema multiplataforma garante a facilidade para resolver problemas de qualquer lugar.

5. Faça o borderô para eventos

Sem esquecer de uma das dicas de produção de eventos mais importante: o borderô para eventos.

Trata-se de um documento que aponta informações detalhadas sobre a economia do evento.

Para que você tenha mais informações para organizar a parte financeira de seu evento, sugerimos que leia o e-book, “O guia rápido para a economia inteligente em eventos”. Em poucos minutos você saberá como pequenas atitudes podem aumentar a lucratividade de seu evento, diminuir despesas e ampliar o retorno das atividades.

Portanto, é fundamental manter o borderô para eventos, atualizado:

  • Boletos
  • Movimentação financeira
  • Notas de cartão devem estar disponíveis para consulta de maneira simplificada.

Com o borderô para eventos, é possível fazer acompanhamentos que apontam:

  • Gastos desnecessários
  • Opções para otimizar o investimento do orçamento disponível
  • Permite propor planejamentos mais eficientes no futuro

E então? Gostou das dicas de produção de eventos para lidar com prazos curtos? Essas 5 dicas de produção de eventos podem fazer a diferença para seu sucesso! Deixe nos comentários suas experiências e opinião.

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