Seja pelo conteúdo apresentado, pelas etapas do planejamento ou objetivos dos participantes, saber como organizar um evento científico é um diferencial. Isso porque são diferentes dos demais tipos de evento em vários aspectos.
Quer descobrir como organizar um evento científico de sucesso? Listamos, a seguir, 8 dicas que irão melhorar a performance do seu evento. Confira!
8 dicas de como organizar um evento científico
1. Planejamento
O planejamento é peça fundamental no aprendizado de como organizar um evento científico, além de ser primordial para o sucesso de qualquer evento.
Por isso, permita-se ter tempo suficiente para organizar cada detalhe e etapa das suas ações, tais como:
- Definir o melhor local e data para o acontecimento
- Contratar fornecedores
- Solicitar, revisar e aprovar o envio de trabalhos científicos, além de outras demandas que podem surgir e ser essenciais durante o planejamento.
Além disso, você também deverá levar em consideração a agenda dos palestrantes e convidados, que devem ser contatados com meses de antecedência.
Quanto antes essas questões forem resolvidas, maiores as chances de encontrar os melhores profissionais disponíveis.
Sugerimos que aumente seu conhecimento sobre a organização, com a ajuda do artigo, “Planejamento de eventos: conheça as melhores estratégias para um evento de sucesso”
2. Orçamento
Definir o orçamento do seu evento é essencial e deve ser uma das primeiras tarefas a ser realizada, após o planejamento.
Ao conhecer a sua real viabilidade financeira, você vai conseguir identificar a necessidade de captar recursos externos por meio de patrocínios ou editais de fomento à pesquisa.
Ao fazer um planejamento financeiro para eventos detalhado, você consegue administrar melhor os recursos disponíveis e fazer uma reserva para o caso de emergências. Além de ter um maior controle sobre as receitas que estão entrando.
Dentre os itens que devem ser listados na sua planilha de orçamento estão as despesas com:
- Marketing e material de divulgação
- Aluguel de espaço físico e decoração
- Alimentação
- Recepção
- Serviços de cerimonial
- Sistemas de gestão, dentre outros fornecedores que podem ser necessários.
Como organizar um evento científico caso tenha venda de ingressos? Neste caso, você deverá incluir a meta de inscrições a serem realizadas e o valor médio das vendas no seu orçamento, estimando assim o valor total da sua receita final.
3. Recursos humanos
Uma das principais etapas da organização de eventos científicos, assim como de qualquer evento, é definir quem são as pessoas que vão trabalhar nele. Essas pessoas vão conduzir as frentes da programação, orçamento, comissão científica, marketing e vendas.
Esse item também engloba a escolha dos palestrantes para eventos e membros da comissão que julgará os trabalhos.
Diante dessa escolha, é essencial que a decisão seja feita de modo a proporcionar a melhor experiência possível para os participantes e pesquisadores.
É importante que cada equipe tenha, de maneira clara, definidas as tarefas a serem desempenhadas. É preciso definir responsabilidades e prazos de cada um. Somente dessa forma, não haverá nenhuma dúvida sobre cada etapa da organização e todos os colaboradores estarão alinhados em busca de um evento de sucesso.
4. Cronograma
Eventos científicos e acadêmicos geralmente apresentam média ou longa duração e contam com diferentes etapas de participação. Por isso, um cronograma bem definido é fundamental para o sucesso do planejamento e da execução de cada ação.
O primeiro passo é definir a melhor data para o seu evento, sempre com cuidado para não coincidir com outras programações científicas.
Após esse momento inicial, você deverá estipular um prazo para:
- Inscrições
- Submissão e avaliação dos trabalhos
- Divulgação dos resultados e demais etapas necessárias.
Mas, atenção: além da definição clara de todas as datas que envolvem o seu evento, é essencial que elas sejam amplamente divulgadas, de forma que não haja nenhuma dúvida entre os participantes, sobre os prazos e a agenda a ser seguida.
5. Programação
Uma boa programação pode ser o diferencial para atrair ainda mais participantes para o seu evento. Sendo assim, invista sempre nisso!
Você deverá alinhar a programação e criar estratégias de marketing de expectativa em eventos. Busque entender quais são os objetivos, desejos, necessidades e interesses do seu público.
A melhor opção é definir os principais palestrantes e atividades com antecedência; assim, você consegue trabalhar as suas ações de marketing com mais eficiência. Isso pode contribuir bastante para o seu planejamento financeiro e para a análise de indicadores de desempenho de vendas ou inscrições.
6. Divulgação
Quando o assunto é como organizar um evento científico, muitas vezes, o marketing não é bem planejado ou é até mesmo deixado totalmente de lado. Entretanto, agir assim pode afetar diretamente a quantidade de inscrições realizadas e o sucesso do evento como um todo.
É importante que as ações de marketing estejam presentes desde os primeiros passos de como organizar um evento científico, aliando informações básicas e o objetivo do seu evento, com as campanhas que serão desenvolvidas.
Se você tem o objetivo de melhorar a divulgação de seu evento, sugerimos que conheça o Promote e entenda como divulgar o seu evento na internet.
Ao definir os objetivos do seu evento, você consegue traçar um perfil mais detalhado das pessoas que pretende atrair, além de gerar interesse mais facilmente nos participantes e pesquisadores.
Com essas informações em mãos, é possível criar ações de marketing mais direcionadas e segmentadas.
Além disso, os dados a respeito do seu público-alvo também serão muito importantes para a definição dos canais de marketing e do tipo de conteúdo a ser usado na sua divulgação. Alguns exemplos são:
- Redes sociais
- Sites e blogs especializados
- Grupos de conversas
- Listas de e-mail.
7. Inscrições
As inscrições são um ponto fundamental na organização de eventos científicos. Afinal, de nada adianta você seguir todas as nossas dicas de organização e não contar com nenhum participante inscrito, não é mesmo?
Por isso, é essencial que você pense nas melhores estratégias para atrair mais pessoas para o seu evento e captar um número satisfatório de inscritos.
Estabeleça um preço acessível para o público do seu evento e mantenha contato com a base de participantes das edições anteriores.
Outra boa dica para conseguir mais inscrições para o seu evento é utilizar ferramentas que facilitem o processo de inscrição no seu evento.
Assim, você aumenta as chances de visitantes e potenciais participantes se converterem em inscrições reais.
8. Credenciamento e certificados
Outra dica super importante é pensar no credenciamento e entrega de certificados com bastante antecedência. Afinal, você não vai querer confusão na entrada do seu evento ou participantes insatisfeitos com a demora em receber os seus diplomas de participação, não é mesmo?
Embora alguns organizadores ainda optem por realizar as duas atividades de forma manual, com planilhas de credenciamento e certificados impressos entregues no evento, existem softwares capazes de automatizar, otimizar e dar mais agilidade para essas etapas.
Tudo o que você precisa é encontrar o aplicativo que melhor se adapte às suas necessidades e usufruir de toda a praticidade que ele tem a oferecer.
Com essas dicas você evita transtornos de credenciamento em eventos.
Legal, não é? Agora que você já sabe tudo sobre como organizar um evento científico, descubra a importância de apostar em ações inovadoras na produção dos seus eventos e tenha ainda mais sucesso em suas próximas edições!
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Oi! Sou Jubs, adoro eventos, marketing, tecnologia e design. Estou aqui para compartilhar minha experiência para ajudar organizadores de eventos e profissionais de marketing com dicas para organizar eventos, aproveitar ao máximo a tecnologia e criar experiências incríveis no mundo real.
