Sabemos que organizadores e expositores de grandes eventos se deparam constantemente com barreiras, principalmente quando o assunto é coletar leads (contatos) e mensurar resultados em eventos. Esse era um grande desafio da Contentools no evento RD Summit e hoje, vou contar como a empresa solucionou essa dificuldade.
Entre os maiores desafios, podemos destacar o modo como era feita a captura de contatos dos participantes e a gestão desses prospects pelos expositores e consequentemente, o time de vendas.
No RD Summit, o maior evento de Marketing Digital e Vendas da América Latina, foi utilizado o leitor de contatos da mobLee, integrado ao aplicativo oficial do evento para superar esse tipo de desafio.
A Contentools foi expositora do RD Summit e foi um grande exemplo de sucesso ao utilizar o leitor de crachás.
No artigo de hoje, vamos mostrar as principais dificuldades encontradas pela startup e como ela utilizou a solução da mobLee para otimizar o processo de captura de leads em eventos, obtendo ainda mais retorno e facilidade em mensurar os resultados.
Sobre a Contentools
A Contentools é uma startup de Florianópolis que surgiu em 2013, uma época que poucas empresas investiam em marketing de conteúdo para suas estratégias digitais.
Ela veio com a proposta de gerenciar toda a criação e produção de conteúdo em um único canal, criando uma plataforma para gestão, a fim de atrair uma audiência claramente definida e transformá-la em potenciais clientes.
Desafios da Contentools no RD Summit
O evento RD Summit
Expor em um grande evento como o RD Summit é o sonho de muitas empresas e startups ligadas ao mundo do marketing digital e vendas.
No evento, são abordados assuntos como Inbound Marketing, Inbound Sales, SEO e Social Media, mostrando formas de alcançar resultados efetivos e relevantes ao seu negócio, como geração de leads e oportunidades em vendas.
Se quiser saber mais sobre os resultados do RD Summit, acesse: RD Summit – o que aconteceu em 2018 vai te surpreender!
Como era a exposição no RD Summit
Mas claro que os expositores encontram muitas dificuldades e barreiras ao participarem de eventos como esse.
Um dos maiores desafios da Contentools como expositora do RD Summit em 2015, era a forma como contabilizavam os leads gerados. Pedro Clivati, Sales VP da Contentools, cita que havia muitos cartões de visita envolvidos no processo.
Havia uma caixa especial para cartões e a nossa meta era voltar com a caixa cheia de cartões.... Dava muito trabalho contabilizar tudo depois do evento, sem falar no trabalho de organizar e digitalizar.Pedro Clivati
Sales VP da Contentools
Pedro conta também que o objetivo era entrar em contato com leads mais “quentes”, em até uma semana, fazendo uma ligação ou enviando um email de acompanhamento para retomar o contato iniciado durante o evento.
Entendemos como um “lead quente” aqueles que já conhecem a empresa e poderiam ser uma boa opção fechar negócio. Por isso, os esforços de todos era agilizar e dar prioridade para os cartões que marcavam com um “x”, ou seja, aqueles que consideravam mais prováveis de venda.
O que acontecia depois do evento?
Uma semana após o evento, os cartões eram entregues para a área de pré-venda da Contentools, um time que faz o primeiro contato com o lead gerado, de forma rápida, a fim de aumentar a taxa de conversão da empresa e garantir que os vendedores recebam oportunidades concretas.
Quando recebiam os contatos, a pré-venda dava prioridade aos leads vindos do RD Summit e tentavam marcar a conversa o mais rápido possível, pois a cada dia que passava os contatos esfriavam, distanciando-se cada vez mais de uma possível compra.
Além disso, enxergar os benefícios ao participar como expositor do evento e se o patrocínio havia ou não valido a pena era muito difícil. O número de vendas que obtiveram através dos contatos gerados no RD Summit eram contabilizados para calcular o ROI, mas era um processo bem mais trabalhoso, tornando fácil perder o tracking gerado a partir do evento.
Era um processo extremamente lento, até lembrar de quem era aquele cartão, como tinha sido a conversa… Era trabalhoso e muita “ informação era perdida.Pedro Clivati
Sales VP da Contentools
A solução: leitor de crachás e contatos
Sabendo da dificuldade dos seus expositores, o RD Summit desde 2014 utiliza a mobLee como fornecedora oficial do aplicativo do evento e em 2016, implementou também, o recurso de leitor de contatos.
A solução é totalmente integrada ao RD Station, uma plataforma da Resultados Digitais que permite a otimização para buscadores, agendamento de postagens e monitoramento de mídias sociais, criação de landing pages, geração e gestão de leads, criação e envio de campanhas de e-mail marketing, automação de marketing e lead scoring.
O leitor de contatos permite ao expositor uma leitura da credencial dos participantes de rápida e prática. O recurso acessa a câmera do aplicativo e, a partir dela, realiza a leitura do código de barras ou QR code na credencial no momento da visita ao estande do patrocinador.
Ou seja, é possível capturar os contatos instantaneamente e gerar métricas de desempenho em tempo real, otimizando todo o processo.
Quero conhecer o leitor de crachás da mobLeeComo foi utilizar o coletor de leads
No momento em que a Contentools foi notificada pela nova função do leitor de contatos, o time de marketing da startup dedicou-se em treinar a sua equipe para usar a nova tecnologia.
Com a ajuda do ebook “Marketing digital para expositores em eventos”, a equipe começou a ter insights para gerar ainda mais vendas e mensurar seus dados de forma rápida e prática.
Criaram então, para cada classificação do aplicativo, uma qualificação própria de acordo com o seu funil de vendas, que consiste em um modelo estratégico para conduzir o participante através de etapas, desde o conhecimento da solução que a empresa fornece até fechar a compra. Cada categoria, então, representa sua relação com esse funil:
Imagem: Júlia Vidigal Munhoz | mobLee
Após finalizar o planejamento de marketing, integrar o RD Station e configurar todos os e-mails, todos os colaboradores da Contentools, independente da área, foram reunidos para a apresentação das estratégias.
Nesse treinamento, foi possível retirar possíveis dúvidas e apresentadas táticas de como tirar o melhor proveito do aplicativo.
Resultados alcançados
Logo no primeiro dia, o ganho para o time de expositores da Contentools ficou evidente.
Vários processos foram otimizados e principalmente, a contabilização de contatos.
Além disso, com o leitor de contatos no aplicativo da mobLee, foi possível medir o desempenho de todos os integrantes do estande da empresa em tempo real.
Pedro comenta que o esforço coletivo da equipe foi evidente e consideravelmente maior, pois com os dados em mãos, todos se empenharam para melhorar as métricas.
Por isso, conseguiram muito mais contatos qualificados!
No segundo dia de evento, os resultados foram muito maiores do que o primeiro dia. A equipe se reuniu para apresentar os dados coletados até então e parabenizaram os que obtiveram o melhor desempenho. Já os que ficaram para trás, motivaram-se para melhorar o seu desempenho.
No final do primeiro dia do RD Summit 2016, os expositores puderam acessar o dashboard e conferir as métricas de cada pessoa. Foi possível comparar e ver quem coletou mais contatos, enviou mais leads “quentes”, etc. Foi ótimo!Pedro Clivati
Sales VP da Contentools
O que o leitor de crachás influenciou nas vendas
Outra grande dificuldade era timing de vendas. Antes, muitos leads eram perdidos, seja pela demora do follow up ou pelo próprio expositor não lembrar como foi a conversa, afinal, eram muitos cartões e pessoas.
Vale lembrar que o “lead quente” é o primeiro passo para conquistar um cliente e concretizar uma venda.
A velocidade do fechamento influenciava o amadurecimento e a nutrição desse lead, até o momento de convencê-lo da compra.
Por isso, muitas oportunidades não eram fechadas, pois os clientes acabavam esquecendo dos benefícios e consequentemente, desistindo da compra.
Como o recurso de leitor de contatos pode ser integrado ao RD Station, o envio de e-mails é automático.
Logo após a captura do contato, o lead recebia um e-mail da equipe de pré-venda, conforme a qualificação própria no funil de vendas, iniciando um follow up automatizado.
Assim, esse processo que demorava pelo menos uma semana, tornou-se instantâneo, otimizando tempo.
Imagem: Júlia Vidigal Munhoz | mobLee
Valeu a pena investir no evento?
Com o leitor de contatos foi possível ver o custo do lead comparado com o investimento para patrocinar o evento.
Todos esses dados se tornaram disponíveis no RD Station e também foi possível exportar uma planilha com todos os resultados e leads.
Assim, ficou muito mais fácil orientar-se pelas métricas alcançadas, sem subjetividade, entendendo se o investimento estava realmente valendo a pena.
Todos os anos chega o momento de decisão se vale ou não a pena participar do evento e com a análise de ROI facilitada pelo leitor de contatos, ficou mais ágil e organizado.Pedro Clivati
Sales VP da Contentools
Com os dados compilados de maneira automatizada a partir do uso do leitor de contatos da mobLee, na semana seguinte ao término do RD Summit, a equipe da Contentools fez uma reunião geral na empresa, onde foram apresentados o desempenho no evento e os principais resultados alcançados.
Com todos os dados mensurados e em mãos, Pedro comenta que o clima de união foi evidente, com números muito maiores e expressivos que no ano anterior.
Fizemos um ranking comparando com as demais edições do RD Summit. Fechamos mais clientes e falamos com muito mais pessoas! Até o pessoal de tech que não falam tanto com os clientes, se destacaram… Falaram com no mínimo 50 pessoas cada.Pedro Clivati
Sales VP da Contentools
Conclusão
Ficou claro como a Contentools não apenas superou alguns dos seus principais desafios com a antiga forma de coletar leads, como também mudou suas estratégias no RD Summit 2016.
O sucesso do leitor de contatos se deu principalmente pelo entendimento do time da Contentools sobre o potencial do recurso, posicionando-o como um de seus elementos estratégicos centrais.
Dessa forma, os resultados surgiram de maneira completamente natural e colaboraram para uma orientação assertiva por métricas, podendo ajustar em tempo real o desempenho do time de expositores.
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