como conseguir patrocínio
Gestão de eventos, Organização de eventos | 5 minutos de leitura

Como conseguir patrocínio: importância da call de alinhamento no pré-evento

Quer saber como conseguir patrocínio para o seu evento? Um passo fundamental é montar uma estrutura de comunicação com a call de alinhamento!


Como conseguir patrocínio para eventos é uma pergunta que muitos organizadores fazem. Esse parece ser um dos pontos mais difíceis de conquistar na fase pré-evento. Mas e depois? Quando conseguimos patrocinadores, o que precisamos fazer antes mesmo de chegar o grande dia?

Também existe a preocupação em reter os patrocinadores. Afinal de contas, a compra de uma cota de patrocínio é como a venda de um produto, e vendo por esse ponto, você vai querer que seu cliente seja fiel e mantenha a parceria para as próximas edições.

Para conquistar todos esses objetivos, uma etapa é muito importante: a call de alinhamento na fase de pré-evento. Você sabe a importância dessa ação? Já sabe o passo a passo de como fazer na prática? Então confere aqui o conteúdo que vai te ajudar a fazer um bom trabalho com seus patrocinadores.

Imagem de LM - post patrocínio para eventos-100

Crie um cronograma de ações antes do evento

O primeiro passo que você deve colocar em prática em relação aos seus patrocinadores do evento é montar um cronograma com todas as atividades que precisam ser cumpridas. A ideia é tirar a insegurança dos patrocinadores e mostrar que existe um bom planejamento.

Essa ação mostra como é importante definir um prazo final para captação de patrocinadores para o seu evento e cumprir com essa data limite. Isso será extremamente importante quando for desenvolver o seu cronograma, que precisa ser feito com bastante antecedência em relação a data do grande dia.

O cronograma, enviado entre 2 e 3 meses de antecedência, deve funcionar como uma agenda de entregáveis rumo a preparação do evento. Então confira as informações relevantes que devem aparecer nele para que consiga fazer o melhor trabalho com cada patrocinador:

  • Estipule prazos: as deadlines são essenciais para que consiga manter todo o seu cronograma funcionando. Então deixe claro como é importante que todos cumpram os prazos previstos;
  • Deixe claro tudo que você precisa: no cronograma, é muito importante especificar quais são as entregas necessárias por parte do patrocinador para não ficar dúvidas nem pendências;
  • Especifique o que a organização vai entregar aos patrocinadores: assim como os patrocinadores possuem entregas a serem feitas, a organização também precisa fazer repasses, como os cupons de descontos e credenciais de participação. Então inclua esses pontos de entrega no seu cronograma.

O que deve aparecer no cronograma?

Tudo bem, já sabemos que o cronograma é parte fundamental no seu trabalho junto com os patrocinadores do evento. Mas quais tópicos devem aparecer na lista? Quais questões devem ser respondidas ao visualizar ele?

Confira abaixo uma lista de pontos que você não pode deixar de fora da sua relação e que vão ajudar a simplificar sua comunicação e contato com os responsáveis pelas parcerias:

  • Call de alinhamento;
  • Artes finais para os estandes;
  • Cupons de desconto;
  • Entrega das mídias de divulgação;
  • Definição de estratégia comercial;
  • Programa de incentivo (premiação para patrocinadores);
  • Inscrição da equipe no evento.

Mostrar que se preocupa com cada uma dessas entregas e desenvolvimento de atividades para o evento é um ponto crucial para encontrar a resposta de como conseguir patrocínio.

Marque a call de alinhamento

A prioridade dessa etapa de planejamento antes do evento é a call de alinhamento. Você precisa mostrar a importância de todos os patrocinadores marcarem um horário para fazer essa conversa com a organização do evento.

O ideal é fazer todos os alinhamentos logo depois de enviar o seu cronograma de atividades. Para isso, você pode seguir 3 pontos importantes:

  • Disponibilize seus horários em um site específico de agenda;
  • Informe no corpo do e-mail o que será falado na ligação;
  • Mostre detalhes sobre o evento que ainda não foram passados (espaços do estande, horários de acesso antes e depois do evento, entre outros).

Fale sobre todos os pontos relevantes para o patrocinador

Agora que você já conseguiu separar um horário para falar com cada um dos patrocinadores que atuarão como parceiros, é o momento de separar a lista de tópicos que precisa abordar durante a ligação em si.

Esse é o momento ideal para repassar todos os prazos estipulados e tirar todas as dúvidas sobre cada uma das entregas solicitadas.

Nesse ponto, você também pode passar tudo que estará presente no dia do evento disponibilizado pela própria organização. Essa lista pode ter pontos como:

  • Tensão de energia usada no evento;
  • Entradas da TV disponível no estande (caso disponibilize);
  • Informações sobre a conexão de Wi-Fi.

É essencial passar a limpo tudo que eles receberão de fato para não criar falsas expectativas. Um ponto em especial é a conexão de internet Wi-Fi. Você consegue garantir que ela vai funcionar muito bem durante todo o evento? Caso não consiga ter essa certeza, fale na ligação da importância de preparar um plano B relacionado à internet.

Da mesma forma, é fundamental mostrar quais os itens o patrocinador e sua equipe precisam levar no grande dia. Na relação desses itens, deve aparecer:

  • Cartões de visita;
  • Brindes para o evento;
  • Pendrive ou outra mídia para conectar na TV;
  • Computadores/Equipamentos eletrônicos;
  • Carregadores;
  • Extensões de energia.

Trabalhar bem no pré-evento é a melhor forma de como conseguir patrocínio

Todo esse trabalho baseado em ter um bom relacionamento com os patrocinadores do seu evento vai ajudar a fidelizar seus parceiros. Então, quando pensar em como conseguir patrocínio, foque também em mostrar os cases de sucesso de outros patrocinadores que já comprovaram o excelente trabalho e resultados obtidos com seu evento.

Essa é a sua melhor chance de conseguir aumentar o número de apoiadores e reter todos que já sabem que existe toda uma série de atividades que levam ao sucesso da participação de cada um deles ao longo do evento.

Conseguiu entender a importância das ações na fase pré-evento para ter todas as ações alinhadas com o seu patrocinador? Essa pode ser a chave de como conseguir patrocínio. Então baixe agora o nosso ebook completo sobre a captação de patrocínio para eventos, que mostra como você pode potencializar ainda mais essas parcerias.

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