Durante muitos anos, uma das maiores preocupações dos organizadores de eventos era garantir que todas as atividades permanecessem dentro do orçamento e saíssem conforme o planejado. Quando isso acontecia: sucesso! Os convidados iam embora satisfeitos, as luzes se apagavam e finalmente, o sentimento de dever cumprido surgia. Mas hoje, compreendemos que o fim de seu evento não significa o fim do compromisso com os participantes.
Sabemos que a energia gasta ao planejar um evento é enorme e, com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é fácil esquecer ou deixar de lado uma parte extremamente importante: o engajamento dos participantes. Existem inúmeras táticas e estratégias para engajar ainda mais em seus eventos, mas é necessário pensar além do dia do evento e em possíveis formas de como prolongar o seu relacionamento com os participantes. Nesse post, vamos mostrar a importância de investir no pós-evento e possíveis soluções que podem ser aplicadas para trazer bons resultados pra você e seu evento.
E qual a importância disso?
Engajar seus participantes após o encerramento do evento vai muito além de mandar um e-mail agradecendo a participação dos que estiveram nele ou continuar informando sobre os próximos eventos e programações. Hoje, com a grande disponibilidade de ferramentas de marketing e tecnologia, esse envolvimento ficou muito mais fácil, possibilitando que o pós-evento se tornasse uma grande oportunidade para promover um envolvimento memorável e construísse um relacionamento duradouro com seus participantes.
Pesquisas indicam que quase 70% da receita de uma empresa vem de clientes que já são recorrentes, por isso, é importante manter o follow-up e reforçar o canal de comunicação estabelecido em até uma semana depois, enquanto seus participantes ainda estão empolgados com o evento, diminuindo as chances de esfriar essa ligação. Por isso, o engajamento pós-evento não é apenas uma ferramenta para atrair seus participantes, mas também, mantê-los fiéis e perpetuar um relacionamento, que possivelmente abrirá portas para demais edições.
Um exemplo disso é o RD Summit que teve sua primeira edição em 2013 com apenas 300 participantes, mas ao investir em ações pós-evento, cresceu 20 vezes mais do que no primeiro encontro e nesse ano conta com mais de 8.000 pessoas, tornando-se o maior evento de Marketing Digital e vendas da América Latina.
Como posso fazer isso?
Mande uma pesquisa de opinião aos seus participantes
Por mais estranho que possa parecer, muitos organizadores não pedem o feedback em seus eventos, seja por esquecimento, por não dar a devida importância ou por simplesmente não gostar de receber feedbacks, afinal, não é tão simples lidar com as críticas e sugestões. Mas querendo ou não, é inevitável negar que a pesquisa de opinião é importante para alinhar os pontos fortes e fracos com a sua equipe, além de ajudar a reformular suas estratégias e melhorá-los nas próximas edições.
É claro que o feedback pode ser dado em qualquer etapa do evento, mas se essa abertura não aconteceu, há diversos modos de pedir a opinião dos seus participantes e mantê-los engajados no pós-evento. Uma das maneiras mais tradicionais é distribuir formulários ao final da programação. Mas além de gerar uma grande quantidade de papéis para organizar, ela é pouco viável sustentavelmente. Além disso, no final do evento os participantes estão cansados e provavelmente, querem ir embora ou já marcaram outros compromissos… Nessa correria, quem vai parar para dar feedback? Isso não quer dizer que os participantes não queiram ser ouvidos.
Uma outra saída, é encaminhar os formulários por e-mail poucas horas após o encerramento. Assim, o participante poderá respondê-lo no momento em que se sentir mais confortável e com disponibilidade para isso. Além disso, se você dispõe de um aplicativo em seu evento pode criar um canal para pedir esse feedback no próprio dispositivo móvel do participante, permitindo o compartilhamento de opiniões em tempo real e em qualquer momento do evento.
Disponibilize vídeos e pdfs de palestras
Por mais normal que isso possa parecer, nos eventos em que há palestras, workshops e painelistas, dificilmente é possível participar de toda a programação por choque de horários. Mesmo assim, é natural querer estar por dentro de tudo que aconteceu. Uma maneira de tentar amenizar isso, é disponibilizar os pdfs apresentados nas palestras por e-mail, diminuindo essa sensação de “perda”. Assim, caso tenham interesse, seus participantes podem fazer o download do material e opinar sobre eles.
Vídeos também são uma ótima maneira de envolver seus participantes, afinal, todos sabemos que memórias são poderosas. Você pode usar esse sentimento de nostalgia a seu favor, filmando os melhores momentos e encaminhando-os por e-mail ou nas redes sociais do seu evento. Além de ser econômico, é uma forma diferente de envolvê-los e melhorar suas experiências, possibilitando até mesmo o compartilhamento e viralização do material.
Lembre-se de se manter presente nas redes sociais
É natural os participantes compartilharem que estão ou estiveram em um evento e o que fizeram nele como palestras, coffee break e momentos de descontração. Ao estar presente nas redes sociais você facilita a interação entre participantes, podendo criar comunidades que fortaleçam o engajamento do seu evento.
Mas antes de escolher quais redes sociais você utilizará e a quantidade de publicações, considere seus recursos e disponibilidade de tempo. Para te ajudar nisso, preparamos um checklist daquilo que você não pode esquecer na hora de planejar as mídias sociais dos seus eventos!
Se o seu evento dispõe de um aplicativo, você também pode aproveitar a oportunidade para estabelecer conexões em redes e comunidades que foram criadas durante o evento no app e prolongar esse networking. Afinal, nós vemos smartphones em todos os lugares, na rua, no mercado, na padaria… Por que em um evento seria diferente, não é mesmo?
Conclusão
Sabemos que não é uma tarefa fácil engajar o público após o término do seu evento, mas essa etapa é muito importante para garantir o terreno para as próximas edições acontecerem. Por isso, uma das principais razões das conferências investirem em tecnologia é acompanhar as novas tendências, gerando também, novas fontes de interação e receita. Você já pensou se o seu evento está preso ao passado?
Se você quiser aprofundar-se no assunto e descobrir quais as melhores táticas e estratégias para engajar o seu evento, medindo seus resultados e compreendendo se suas ações estão alinhadas aos objetivos do seu evento, fizemos esse ebook para te ajudar. Dá só uma olhada!
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